Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

 

Још давне 1973. године уважени архивиста Средоје Лалић уочио је шароликост у архивској пракси када су у питању сигнатуре, како оне које приликом обраде исписујемо на документима, тако и оне у делу који се односи на сигнатуру (ознаку) фонда/збирке. Његов рад Потребе и могућности увођења јединствених сигнатура (Архивски преглед, 1–2, 1973) један је од ретких радова који се баве овим питањем. О сигнатури документа, осим Средоја Лалића пре више деценија, писали су у скорије време Миодраг Стојчић и Радојица Стојиљковић (Архивски гласник, бр. 3), као и аутор овог чланка (Архивски гласник, бр. 4), док о сигнатури фонда/збирке готово да се не говори у уџбеницима архивистике. Шта је то сигнатура фонда? Постоји ли она уопште у архивској терминологији? Чему она служи? Зашто је битно дефинисати њене елементе и учинити је препознатљивом? Како може да изгледа сигнатура фонда/збирке? Које информације пружа архивистима и корисницима архивске грађе? Реч „сигнатура“ значила би ознаку или знак који обележава нешто, лични потпис, особени знак... Упутство о сређивању архивских фондова органа управе, радних, друштвено-политичких и других организација (Архивски преглед, 1–2, 1973) дефинише сигнатуру (предмета – прим. аутора) на следећи начин: сигнатура је „ознака предмета изражена словима и бројевима. Помоћу ње се утврђује стално место предмета у фонду, а састоји се из следећих елемената: ознаке архива, броја фонда под којим је уведен у општи инвентар, организационе јединице (шифре), године, фасцикле и редног броја предмета. Поред ових елемената, који су обавезни, у састав сигнатуре могу ући и други елементи, зависно од принципа сређивања.“Шта је у нашој архивској пракси ознака за фонд, то можемо видети кроз навођење у фуснотама архивских и других публикација издатих на основу архивске грађе наших архива. Примећујемо да се фусноте које се наводе углавном састоје од почетних слова назива архива (нпр. ИАП – Историјски архив Пожаревац, мада може значити и ИА Прокупље!, Архив Србије – АС, Архив Југославије – АЈ итд.). Слична је ситуација и са фондовима, где су у већини архива ознака за фондове скраћенице формиране од назива архива. На пример, у фуснотама се архивски фонд Начелство среза звишког, Кучево – наводи скраћено НСЗ, или Књажева канцеларија носи ознаку КК. Значи, број из општег инвентара се не наводи као ознака фонда у архивској пракси приликом сигнирања! Међутим, имамо и примере да се сваки фонд означава бројчаном ознаком коју је добио по редоследу уласка у архив, као што је то случај у Архиву Југославије (нпр. фонд Министарство просвете Краљевине Југославије носи ознаку 66) или у архивима у Војводини (архивски фонд Краљевска банска управа Дунавске бановине, Нови Сад – носи ознаку Ф. 126). Даљи елементи сигнатуре нам нису од значаја за ову причу, па се њима нећемо ни бавити.

Шта нам о сигнатури фонда говори литература и стручна упутства?

У стручној архивистичкој литератури и упутствима се појам „сигнатура фонда“ готово и не среће. Уочава се појам „јединственог инвентарног броја“ и „јединственог класификационог броја“. У Упутству о општем инвентару архивске грађе из 1968. године (Архивски преглед, 1–2, 1968.) се наводи: „Инвентарни број је број фонда у групи, који са ознаком групе има значење сигнатуре фонда.“ У Упутству о изменама и допунама упутства о општем инвентару архивске грађе из 1985. (Архивски преглед, 1–2, 1985) се понавља: „Инвентарни број је број једног фонда или збирке у групи, који са ознаком групе има значење сигнатуре фонда.“ Тако би, према овом упутству и начину разврставања, у општем инвентару фонд грађевинског предузећа које је постојало после Другог светског рата требало да има сигнатуру која би се састојала из ознаке класификационе групе (у овом случају би била А.6.2.3.5) и редног броја фонда у тој подгрупи, који добија по редоследу приспећа фонда у архив и разврствања у одговарајућу класификациону групу. То би према овом упутству била сигнатура фонда, која би се по правилу исписивала као део сигнатуре на предметима. Међутим, питање је где се ова сигнатура фонда или јединствени инвентарни број користи? Одговор је – углавном нигде.

Правилник о регистрима архивске грађе (Службени гласник Републике Србије 24/1997) прописује евиденције које воде архиви уз Регистар архивске грађе, и то општи инвентар (образац О–1), књигу пријема архивске грађе – улазни инвентар (образац О–2), сумарни инвентар (образац О–3), инвентар микрофилмотеке (образац О–4) и досије фондова (образац О–5). Поред општег инвентара, који има рубрику „јединствени инвентарни број“, у обрасцу књиге пријема архивске грађе О–2 постоји рубрика „јединствени класификациони број“, док у обрасцу досијеа фондова О–5 постоји рубрика „јединствени инвентарни број“. Да ли се мисли на исто?

У Упутству за израду Водича кроз архивску грађу Архива Србије (бр. 04–1197 од 26. 12. 2002) наводи се да се испред назива фонда са седиштем даје и важећа сигнатура фонда, и да уколико постоји и стара, она се пише у загради. Даље није објашњено шта се под сигнатуром фонда подразумева. У објављеним водичима наших архива испред назива фонда уочава се број са ознаком групе/подгрупе из општег инвентара, у коме последња цифра представља број по редоследу фондова како су наведени у водичу растућим редом, од броја 1 надаље. Међутим, тај број се не слаже са редоследом у општем инвентару, јер се у Упутству о вођењу општег инвентара, односно Упутству о изменама и допунама Општег инвентара наводи следеће: „Свака група, односно подгрупа, нумерише се низом арапских бројева почев од броја 1 и наставља се новим фондовима или збиркама, по уласку у архив.“ То је правило нумерисања из упутства које даје могућност за допуњавање група или подгрупа новим фондовима по њиховом приспећу. У водичима та могућност не постоји, јер су бројеви после група/подгрупа дати збирно за све фондове који се описују у водичу у том тренутку. То значи да ће приликом допуне водича новим фондовима и редослед бројева морати да се мења, јер ће неке групе морати да се попуне новопристиглим фондовима. Дакле, та „сигнатура“ из водича мењаће се приликом сваке нове израде водича, и она се због тога, као променљива, не може сматрати сигнатуром једног фонда која треба да је дата једном и заувек. Напомињемо и то да се у општем инвентару фондови у оквиру група или подгрупа додају по редоследу приспећа, а у водичима се сврставају у оквиру група или подгрупа по врстама и азбучном реду. Свима онима који раде на овим евиденцијама или су радили на изради водича јасно је о чему говоримо.

 

Предлог за решење

Све наведено нам указује на недореченост, ако не и на конфузију наших прописа и упутстава, те се из свега овога не види намера уједначавања и обједињавања евиденција које воде архиви. Оно што је према Упутству о општем инвентару архивске грађе дефинисано као сигнатура фонда неупотребљиво је за исписивање на документима као ознака фонда. У суштини, осим у Општем инвентару, таква гломазна и многима нејасна сигнатура нигде се и не користи. Такође, показали смо и да сигнатура која се наводи у водичима није „постојана“. Зато се вероватно у архивима по Србији приликом сигнирања докумената прибегавало исписивању скраћеница назива фонда/збирке као делу сигнатуре који означава фонд. Како направити сигнатуру која ће уједно означавати један фонд или збирку, која ће бити свуда употребљива и која ће имати и значење и примењивост и препознатљивост? Шта је решење?

Наш предлог је да приликом уласка у архив, односно приликом формирања збирке сваки фонд или збирка добије свој јединствени број, који ће ићи у непрекинутом низу од један па надаље, као што то раде архиви у Војводини, односно Архив Југославије. У Историјском архиву Пожаревац устројили смо помоћну евиденцију, Попис фондова, која садржи редослед фондова/збирки по приспећу у архив од оснивања архива до данас. Рубрике нашег пописа фондова су: број досијеа (што је уједно и редни број фонда/збирке), назив фонда, седиште, граничне године грађе, број из улазног инвентара (или бројеви, уколико је преузиман више пута), и број из општег инвентара, односно јединствени класификациони број у оквиру групе/подгрупе којој припада у општем инвентару. Сваки фонд/збирка дакле има свој редни број по редоследу уласка у архив, или по редоследу формирања фонда односно збирке у архиву. Континуитет у бројању постоји и за фондове и за збирке како се не би нарушавала јединственост архивског фонда једног архива и водиле паралелене евиденције за фондове и збирке. Наш је предлог да тај број у комобинацији са међународном ознаком државе и бројчаном ознаком архива (о чијем се утврђивању на националном нивоу говори неко време) буде сигнатура фонда, односно почетни део сигнатуре која ће се исписивати и на документима приликом сигнирања.

На пример: РС 250 11

Где је:

(1) – ознака државе

(2) – ознака архива – Историјски архив Пожаревац

(3) – број фонда из Пописа фондова Историјског архива Пожаревац – Градско поглаварство Пожаревац

Ове ознаке могу бити одвојене размаком, запетом или цртицама.

Та сигнатура фонда би се наводила и у водичима кроз архивску грађу, независно од начина на који су разврстани фондови у водичу.

Архиви у Војводини воде као врсту евиденције Регистар архивских фондова, у коме евидентирају своје фондове и збирке по редоследу приспећа у архив, а фондови (независно од тога да ли су фондови или збирке) добијају ознаку (на пример Ф. 126 –поменути фонд Краљевска банска управа Дунавске бановине, Нови Сад). Упутством за израду водича кроз архивске фондове за архиве у Војводини (Архив Србије, 2007) прописано је да ће се при изради водича за синатуру „узети број фонда из Регистра фондова, који је и до сада сматран сигнатуром, док се на нивоу Републике не донесе упутство о изради архивских сигнатура које ће бити усаглашено са општим међународним стандаром за описивање архивске грађе – ISAD(G) и садржати: међународну ознаку земље, јединствену шифру архива донету на националном нивоу и сигнатуру коју фонд или збирка добију у архиву, која ће такође бити прописана тим упутством“. Дакле, слична решења већ постоје, само их треба до краја применити.

Напомињемо да не треба да поистовећујемо Регистар архивских фондова и збирки који се води у војвођанским архивима и Регистар архивске грађе који је прописан Правилником о регистрима архивске грађе 1997. године. Размишљајући о овом проблему, у разматрање смо узели и могућност да елемент сигнатуре фонда буде и редни број под којим је фонд или збирка уписан у Регистар архивске грађе, али то није најбоље решење, јер је Правилником из 1997. године прописано да јединица уписа може бити не само фонд и збирка већ и документ, карта, књига, а може бити и архивска грађа која се не чува у архиву, већ код другог сопственика.

На начин који смо предложили унифицирао би се изглед сигнатура у архивима у Србији и избегле произвољности у њеном креирању за целу територију Србије. Таква сигнатура фонда била би свуда примењива и свуда иста, без обзира за које потребе се користи, независно и од начина на који се фондови буду класификовали у другим евиденцијама (у Општем инвентару, водичима, прегледима фондова и сл.). Два фонда/збирке у једном архиву не би могли имати исти број, односно исту сигнатуру. У случају отуђења фонда/збирке (предаја другом архиву на надлежност, уништења и слично) сматрамо да тај број не треба додељивати неком другом фонду, јер о постојању истог, односно о његовом новом власнику мора остати траг и забелешка. О осталим елементима и изгледу сигнатуре која се исписује на документима говорили смо у чланку О сигнатури који је објављен у Архивском гласнику број 4. Тада, као и данас, након деценије рада у струци, сматрамо да сигнатура на документима мора бити што краћа и што једноставнија. Њена сврха је информација о припадности и месту предмета или документа у фонду/збирци, а детаљније информације треба да садржи обавештајно средство.

Неуједначеност у архивској пракси и бројне дилеме постоје већ дуго. Ако су постојале 1973, када је Средоје Лалић размишљао о тој теми, данас, готово 45 година после, стање не би смело да буде исто. Уколико желимо увођење процеса аутоматизације, увођење јединственог информационог система, први корак је уједначавање архивске праксе. Најједноставнија решења су увек најбоља и најпримењивија. Сматрамо да је ово решење управо такво. Није нам циљ да револуционарно рушимо устаљена правила, већ да тражимо решења која су примењива сада и одржива у будућности.

 

Објављено у: Архивски гласник,  Информативни билтен Архивистичког друштва Србије, број 12, Београд, 2017, 14-16.

 

 

   
© 2018 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA