Apstrakt: Stanje preventivne zaštite, arhivske građe i registraturskog materijala veoma se razlikuje od arhiva do arhiva, kao i od registrature do registarture. Na terenu se mogu videti gotovo idealni uslovi u depoima i dobro očuvana građa, ali i potpuno neadekvatni načini čuvanja i, shodno tome, veoma oštećena građa. U ovom radu ćebiti opisani osnovni problemi u sprovođenju preventivne mera, i, na osnovu toga, stanje preventivne zaštite, arhivske građe i registraturskog materijala u arhivima i registraturama u Srbiji.

 

Ključne reči: Arhivska građa, registraturski materijal, oštećena dokumentacija, preventivna zaštita, vanredna situacija, plan zaštite, poplave.

PHYSICAL STATE OF ARCHIVES AND CURRENT RECORDS

AND PREVENTIVE CARE STATE IN ARCHIVES AND REGISTERS IN SERBIA

Abstract: The condition of preventive care, archives and current records differs significantly between archives and registers. Ideal conditions and well-preserved archives in depots, as well as completely inadequate ways of preservation which, therefore, lead to significant damage of the archives, can be seen in the field. This paper describes basic problems in prevention process and, based on that, the state of preventive care, archives and current records in the archives and registers in Serbia.

Keywords: Archives, current records, damaged documentation, preventive care, emergency situation, protection plan, floods.

 

Uvod

Preventivna zaštita jeniz mera i postupaka kojima se usporava prirodno propadanje i sprečava oštećenje arhivske građe dejstvom fizičkih, hemijskih i bioloških uzročnika, prirodnih sila (poplave, zemljotresa, jakih vetrova), požara i eksplozija, kvarova na instalacijama, usled nepravilnog transporta, vandalizma i neadekvatnog obezbeđenja od krađe[1]. U praktičnom smislu preventivna zaštita se svodi na bezbedno čuvanje građe, odnosno pravilno pakovanje građe u odgovarajuće zaštitne omote i njen smeštaj u adekvatno opremljene arhivske depoe, zatim kontrola stanja i održavanje uslova u depoima, kao i bezbedno sređivanje i obrada, korišćenje, izlaganje i transport građe. Pored toga preventivna zaštita se odnosi i na sve one mere kojima se eliminiše ili bar umanjuje mogućnost stradanja građe u vanrednim situacijama (poplavama, požarima, oružanim sukobima), ali i one kojima se olakšava proces spasavanja građe i sanacije oštećenja tokom i posle nesreće. Preventivna zaštita arhivske građe počinje još od trenutka njenog nastanka, u registraturama, da bi se kasnije nastavila u nadležnim arhivima.Jedino njeno bezuslovno poštovanje i sprovođenje obezbeđuje očuvanost i dugovečnost građe.

Sprovođenje mera preventivne zaštite je veoma kompleksno i obuhvata postojanje određenih zakona i podzakonskih akata, izradu stručnih uputstava, edukaciju i osposobljavanje zaposlenih na poslovima zaštite građe, redovne kontrole od strane stručnjaka (konzervatora, arhivista)i davanje stručnih procena, saveta, preporuka i naloga za unapređenje rada i otklanjanje utvrđenih nedostataka. Taj sistem u Srbiji još uvek nije u potpunosti zaokružen, zbog čega se na terenu sreću najrazličitija oštećenja građe usled neadekvatnih uslova čuvanja ili vanrednih situacija. Pored neodgovarajućeg sprovođenja preventivnih mera, problem predstavlja i finansijska nemogućnost da se uočene nepravilnosti i oštećenja građe saniraju. U takvoj situaciji sudbina građe u najvećoj meri zavisi od osećaja odgovornosti, entuzijazma i sposobnosti pojedinaca.

 

Zakonska regulativa

            Osnovni problem u sistemu preventivne zaštite u Srbiji predstavlja nepostojanje adekvatne zakonske regulative u ovoj oblasti. Najveći propust svakako predstavlja nepostojanje pravilnika o preventivnoj zaštiti arhivske građe. Na osnovu Zakona o kulturnim dobrima[2], godine 1997. napisan je Predlog pravilnika o posebnoj zaštiti stare i retke knjige, arhivske i filmske građe od izuzetnog značaja, koji iz nepoznatih razloga, nikad nije stupio na snagu, tako da je I dalje u upotrebi Pravilnik o tehničkoj zaštiti arhivske i filmske građe u arhivima Srbije[3], koji je zastareo i umnogome prevaziđen i koji je, iznad svega, napisan u skladu sa sada nevažećim Zakonom o zaštiti kulturnih dobara iz 1977. i 1981. godine. U planu je izrada novog pravilnika koji bi trebalo značajno da utiče na poboljšanje stanja preventivne zaštite u arhivima, ali i u registraturama.

            Takođe, značajan problem predstavlja činjenica da, iako je Zakon o vanrednim situacijama[4] stupio na snagu 2009. godine, ustanove još uvek nisu počele sa izradom Plana zaštite u vanrednim situacijama. Kako su poplave postale naša svakodnevnica, količina građe stradale od vodene stihije iz godine u godinu se povećava. Zbog loše materijalne situacije većine ustanova i manjka zaposlenih, građa uglavnom biva ostavljena na milost i nemilost različitih faktora koji razorno deluju na istu, dovodeći do njenog potpunog propadanja, nakon čega biva uništena.

            Još jedan u nizu problema jeste i status quo Nacrta zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosit[5], koji još od 2009. čeka da prođe skupštinsku proceduru.

 

Edukacija

            Edukacija arhivskih radnika u Srbiji iz oblasti preventivne zaštite obavlja se u okviru Stručnog ispita u arhivskoj delatnosti, koji su svi arhivski radnici dužni da polažu posle isteka pripravničkog staža[6] Naime, polaznicima stručnog ispita prezentuju se mere preventivne zaštite, njihov značaj, svrha i posledice njihovog nesprovođenja. Međutim, kako se u praksi pokazalo, jedno predavanje, prezentacija i demonstracija praktičnog rada Laboratorije za konzervaciju i restauraciju Arhiva Srbije u trajanju od oko sat i po vremena i priprema ispita nisu dovoljni za potpuno razumevanje i usvajanje ove veoma široke oblasti od strane zaposlenih u arhivima, kao ni za njihovo osposobljavanje za sprovođenje mera preventivne zaštite u svojim matičnim kućama. Pored toga, veliki broj zaposlenih nije polagao stručni ispit, iako već duži niz godina rade u arhivu. Kako većina arhiva u svojoj organizacionoj strukturi nema službu niti stručno lice koje je obučeno za sprovođenje mera preventivne zaštite i kome je to osnovni posao, preventiva kao veoma važan vid zaštite građe u arhivima nije na zavidnom nivou. To rezultira propustima ili čak odsustvu praktične primene preventivnih mera i, shodno tome, čestim problemima, neadekvatnoj zaštiti, ali i oštećenjima građe. Najčešća obraćanja arhivskih radnika Laboratorije za konzervaciju i restauraciju Arhiva Srbije, kao centralnoj ustanovi i jednoj od retkih koja zapošljava konzervatora, odnose se upravo na traženje pomoći u sprovođenju preventivnih mera ili sanaciji nastalih oštećenja zbog neadekvatnog sprovođenja preventivne zaštite, što je jasan pokazatelj nivoa poznavanja i razumevanja ove oblasti. U planu je organizovanje ciklusa radionica za zaposlene u arhivima koje će se prvenstveno baviti problemom preventivne zaštite i njenim sprovođenjem, kao i drugim aktuelnim temama na polju zaštite, sa ciljem edukacije i osposobljavanja zaposlenih.

            S obzirom da građa nastaje u registraturama i da se, prema Zakonu o kulturnim dobrima, predaje na čuvanje nadležnom arhivu posle 30 godina ili duže[7], jasno je da mere preventivne zaštite moraju da budu ispoštovane i u depoima u registraturama. U arhivskim depoima registratura rade su arhivari za koje zakon nije predvideo obuku niti polaganje ispita iz oblasti arhiviranja i preventivne zaštite dokumentacije. Njihovo poznavanje ovih oblasti i kvalitet obavljanja poslova zavisi od umeća, znanja, ali i želje prethodnika da prenese svoje znanje, kao i od zaposlenih u arhivima na poslovima zaštite arhivske građe van arhive (spoljna služba), čija je zakonska obaveza stručni nadzor registratura[8]. Kako se redovan nadzor jedne registrature obavlja jednom u nekoliko godina, dešava se da o dokumentaciji brinu zaposleni koji nemaju nikakvo znanje iz arhivistike i preventivne zaštite, koje obavljaju prema svom nahođenju, što je rezultira manjim ili većim posledicama po građu. U poslednjih nekoliko godina Arhiv Srbije organizuje Letnju školu arhivistike (Seminar iz kancelarijskog i arhivskog poslovanja) koja je namenjena arhivarima iz registratura. Deo seminara odnosi se na preventivnu zaštitu dokumentacije. Dosadašnji učesnici pokazuju veliko zadovoljstvo celokupnim seminarom i pruženim informacijama, a interesovanje registratura za ovakvu vrstu edukacije iz godine u godinu raste. Rezultati bi trebalo da se vide već kroz koju godinu. Prema Nacrtu zakona o arhivskoj građi „stvaralac i imalac javne arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima“[9]. Ovakav pristup trebalo bi, nakon stupanja na snagu Zakona, da reši problem na globalnom nivou.

 

Stručni nadzor

            Na osnovu Zakona o kulturnim dobrima Arhiv Srbije u okviru matične funkcije[10] obavlja stručni nadzor nad radom arhiva u Srbiji. Stručni nadzor vrši Komisija (stručni tim) Arhiva Srbije, čiji je jedan od stalnih članova konzervator. Konzervator na osnovu neposrednog uvida, u usmenoj i pismenoj formi, konstatuje stanje preventivne zaštite i arhivske građe, zatim daje stručne procene i savete, predloge i preporuke za očuvanje građe i unapređenje preventivnih mera i nalaže mere za saniranje oštećenja na građi i otklanjanje utvrđenih nepravilnosti na polju preventivne zaštite.

            Kao što je već rečeno, na osnovu Zakona o kulturnim dobrima stručni nadzor nad radom registratura obavlja služba za zaštitu arhivske građe van arhiva[11] koja postoji pri svakom matičnom ili međuopštinskom arhivu. Ona zatim u pismenoj formi nalaže mere registraturama za otklanjanje utvrđenih nepravilnosti u pogledu arhiviranja i bezbednog čuvanja dokumentacije.

            Nacrt zakona o arhivskoj građi takođe predviđa stručni nadzor nadležnih arhiva nad radom registratura[12] i stručni nadzor matičnih arhiva nad radom međuopštinskih arhiva[13].

            U slučaju oštećenja građe usled neodgovarajućih uslova čuvanja ili vanrednih situacija ili, pak, u slučaju drastičnih odstupanja od adekvatnih uslova čuvanja koja mogu ili već jesu dovela do oštećenja dokumentacije, obavlja se vanredni nadzor arhiva i registratura. Vanredni nadzor obavlja konzervator sa ili bez arhiviste, da bi zatim na osnovu utvrđenog stanja naložio mere za saniranje oštećene građe i otklanjanje nepravilnosti u sprovođenju preventivnih mera.

            Ovakav sistem prilično dobro funkcioniše i daje rezultate. Arhiv Srbije generalno ima pregled i jasnu sliku stanja građe i preventivne zaštite u arhivima i registraturama u Srbiji. Problem jedino nastaje usled finansijske nemogućnosti ustanova da naložene mere sprovedu i iz razloga ograničenim mogućnosti arhiva prilikom kažnjavanja i neodgovarajućih kaznenih mera prema nesavesnim stvaraocima i imaocima građe[14]. Jednom rečju arhivi nemaju izvršna i naredbodavna ovlašćenja.

 

Stanje preventivne zaštite u arhivima u Srbiji

            Arhivska mreža Srbije broji 36 arhiva, matičnih i međuopštinskih. Osnivač matičnih arhiva je Republika, odnosno autonomne pokrajine, a međuopštinskih, jedinice lokalne samouprave. U Srbiji postoji još 6 specijalnih arhiva čiji je osnivač država. Prema zakonu osnivači „su dužni da obezbede sredstva u svom budžetu“[15] za finansiranje arhiva, u šta se ubraja i „finansiranje preventivne zaštite u arhivima“[16]. Zavisno od osnivača i njegove finansijske podrške, stanje preventivne zaštite u arhivima je veoma različito, od gotovo idealnih uslova čuvanja građe do potpuno neuslovnih depoa. Budući da je reč o arhivima, nepoznavanje pravila preventivne zaštite, bar onih osnovnih, ne igra tako bitnu ulogu u sprovođenju preventivnih mera. Na kraju krajeva, i zakon nalaže ispunjenost osnovnih načela preventivne zaštite pre osnivanja arhiva[17] (obezbeđivanje odgovarajućeg smeštajnog prostora: kapacitet, nosivost podne konstrukcije; opreme: metalne police, ormari, manipulantski stolovo i drugo)[18].

            Pozitivan primer predstavlja Arhiv Srbije koji ima obezbeđen adekvatan smeštajni prostor (odgovarajuća površina, depo podeljen na više manjih jedinica, adekvatni ambijentalni uslovi, redovna kontrola stanja i održavanje, protivpožarni alarmni sistem sa automatskim gašenjem i drugo), odgovarajuću opremu (metalne police, specijalni ormari, termohigrometri i ostalo) i pravilan smeštaj građe (građa je u arhivskim kutijama, smeštena na metalne police, nije previše zbijena i tako dalje).

Arhiv koji trenutno ima najvećih problema na polju preventivne zaštite jeste Istorijski arhiv „Srednje Pomoravlje“ Jagodina. Osnovni problem arhiva u Jagodini jeste smeštajni prostor. Naime, arhiv nema obezbeđen smeštajni prostor, već svoju građu čuva u prostorijama nekadašnje Učiteljske škole u vlasništvu Pedagoškog fakulteta, koja se nalazi u neposrednoj blizini arhiva. Pitanje je dana i trenutka kada će arhiv morati da izađe iz pomenutih prostorija. Uz to, prostorije su potpuno neuslovne, budući da se nalaze u staroj i oronuloj zgradi, gde se u nekoliko prostorija već obrušio plafon (Slika br. 1). Prilikom ulaska u zgradu obavezno je nošenje šlema. Napajanje električnom energijom je iz bezbednosnih razloga isključeno, zbog čega je veoma teško ili čak nemoguće raditi. Prostor jednostavno nije bezbedan ni za građu ni za ljude. Ulaganje u renoviranje i adaptaciju ovog prostora je besmisleno, budući da zgrada nije vlasništvo arhiva. Već duže vreme se ulažu veliki napori u iznalaženje rešenja i nadamo se da će uskoro uroditi plodom.

U ostalim arhivima, ukoliko postoje, problemi se uglavnom odnose na manjak smeštajnog prostora ili na probleme u regulisanju ambijentalnih uslova. Problem nedovoljnog smeštajnog prostora uglavnom rezultira pretrpavanjem polica ili postavljanjem polica na manju udaljenost od propisane, usled čega je kretanje zaposlenih otežano, a cirkulacija vazduha u prostoriji i između polica ograničena i nedovoljna. Ambijentalni uslovi, odnosno temperatura i relativna vlažnost vazduha, u nekim arhivima odstupaju od preporučenih. Najčešća odstupanja odnose se na pojavu povišene vlažnosti usled kapilarne vlage u zidovima objekta ili zbog suterenskog položaja depoa. Ređe se dešava da je relativna vlažnost niža od dozvoljene i ako jeste, uglavnom se javlja u zimskom periodu u depoima sa centralnim grejanjem ili za vreme dugotrajnih letnjih vrućina, koje su praćene i povišenom temperaturom u depou. Od problema prisutni su još neadekvatno upakovan ili neupakovan obično manji deo građe, kao i neredovnog i neadekvatnog sprovođenja higijenskih mera, zbog manjka osoblja na održavanju higijene i ne razumevanja značaja sprovođenja istih.

Zanimljivo je pomenuti da je Istorijski arhiv Šumadije Kragujevac, međuopštinski arhiv u kome je preventivna zaštita na najvišem nivou u odnosu na arhive istog ranga, iz razloga što je arhiv iz Kragujevca jedno vreme zapošljavao konzervatora. Konzervator je za vreme svog rada u arhivu uspeo da podigne nivo svesti zaposlenih o značaju preventivne zaštite, zatim da doprinese razumevanju svrhe sprovođenja iste, kao i da jednostavnim ali delotvornim rešenima otkloni postojeće nepravilnosti. Finansijska sredstva su se ulagala u adekvatne arhivske police i arhivske kutije, koje su i najbolja zaštita građe od raznih faktora (Slika br. 2), umesto u skupu opremu, a relativna vlažnost se regulisala pravilnim provetravanjem depoa, smanjenjem temperature centralnog grejanja u zimskom periodu i ovlaživanjem vazduha čestim brisanjem poda slabo isceđenom krpom i postavljanjem sudova sa vodom (regulacija niske vlažnosti) i slično.

Još jedan kreativan, a ne tako skup primer rešavanja problema daje nam Istorijski arhiv Zrenjanin, koji je problem nedovoljnog smeštajnog prostora rešio montiranjem veoma visokih polica i između njih metalnih galerija po kojima se zaposleni kreću prilikom uzimanja i vraćanja građe. Arhiv je iskoristio visoke tavanice i veliku nosivost podova jednog od depoa i na ovaj način udvostručio smeštajni kapacitet datog prostora, na mnogo ekonomičniji i jednostavniji način nego što je to iznalaženje novog dodatnog prostora i verovatno renoviranje i adaptacija istog.

 

Stanje preventivne zaštite u registraturama u Srbiji

            Razlike u stanju preventivne zaštite u registraturama u Srbiji još su više izražene nego u arhivima. Razlog tome su velike razlike u načinu finansiranja i finansijskoj moći samih registratura, zatim različito razumevanje značaja dokumentacije i njenog očuvanja od strane čelnih ljudi registratura, ali i razlike u nivoima poznavanja oblasti preventivne zaštite arhivara zaduženih za vođenje arhiva u registraturama.

            Neke od registratura imaju tako uređene depoe da bi im i arhivi mogli pozavideti. Najbolji primer je arhiva Agencije za privredne registre. Arhivu Agencije vodi osoba koja je ranije bila zaposlena u Arhivu Srbije i koja je, prema tome, vrhunski stručnjak upoznavanju ove oblasti. U pogledu znanja i stručnosti moglo bi se reći da su arhivi i Agencija na sličnim nivoima, ali ono što arhivu Agencije izdvaja od ostalih arhiva u Srbiji jeste velika finansijska moć. Arhiva Agencije je uređena prema najvišim svetskim standardima. Kapacitet smeštajnog prostora zadovoljava trenutne potrebe Agencije, a ostavljeno je i dovoljno prostora za dokumentaciju čiji se priliv očekuje narednih godina. Sva dokumentacija je pravilno upakovana u arhivske kutije i adekvatno smeštena u metalne police, pokretne ili stacionarne (Slika br. 3). Ceo objekat je klimatizovan i podeljen na veći broj manjih jedinica (prostorija). Ugrađen je alarmni sistem za protivpožarnu zaštitu. U razvoju je i Centar za digitalizaciju u kome je proces digitalizacije već otpočeo. U planu je digitalizacija celokupnog fonda Agencije. Digitalizovana dokumentacija se izdaje korisnicima u digitalnoj formi umesto originala koji su na ovaj način dodatno zaštićeni i obezbeđeni od mogućnosti oštećenja prilikom izdavanja i korišćenja.

            Osnovni problem u preventivnoj zaštiti dokumentacije registratura jeste to što u aktima o osnivanju registratura nisu dovoljno precizno definisani uslovi za čuvanje dokumentacije i karakteristike arhivskih depoa. To obično rezultira planiranju prostorije za arhivu koja je nedovoljnog kapaciteta za prijem i čuvanje dokumentacije koju registratura tokom svog rada stvara. Registratura postaje svesna problema tek kada počne sa radom. Kako bi se taj problem rešio, arhivi se dodeljuju slobodne prostorije koje se obično nalaze u suterenu ili potkrovlju objekta. Ti prostori sami po sebi ne mogu da zadovolje uslove za bezbedno čuvanje građe. Suterenske prostorije su obično veoma vlažne, a i sklone su poplavama, dok je karakteristika prostorija u potkrovlju niska vlažnost i visoka temperatura. Problem suterenskih prostorija došao je do izražaja 2014. godine, kada je došlo do izlivanja reka u maju i obilnih padavina u julu iste godine. Veliki broj registratura je stradao, a sa njima i njihove arhive. I pored organizovanih obilazaka poplavljenih registratura i davanja preporuka arhivista i konzervatora, malo registratura je uspelo da obezbedi novi bezbedniji prostor za dokumentaciju ili rekonstrukciju koja bi već postojeći prostor učinila bezbednijim. Pomenućemo neke od registratura koje su stradale u poplavama.

Služba za katastar nepokretnosti Obrenovac i Poreska uprava – Filijala Obrenovac su stradale u poplavama izazvanim izlivanjem reke u maju 2014. godine. Prostorije depoa su posle poplave renovirane bez bilo kakve rekonstrukcije i planira se da se i ubuduće koriste za odlaganje i čuvanje dokumentacije.

Arhiva Višeg suda u Požarevcu bila je poplavljena nakon izlivanja gradske kanalizacije usled obilnih padavina u julu 2014. godine. Osnovni problemi koji su doveli do poplave depoa Višeg suda bili su neodržavanje gradske kanalizacije, zatim kanalizacione šahte u prostorijama depo Suda i nivo kanalizacije zgrade Suda koji se nalazio ispod nivoa gradske kanalizacije. Posle poplave gradska kanalizacija je očišćena, šahte u zgradi Suda su zatvorene, nivo kanalizacionog sistema zgrade je podignut u odnosu na gradski, a prostorije arhive su renovirane. Zbog trenutne nemogućnosti iznalaženja drugog boljeg prostora za arhivu Suda, dokumentacija je vraćena u depoe u suterenu, ali osnovni problemi koji su doveli do poplave su rešeni.

Depo Doma zdravlja u Petrovcu na Mlavi bio je poplavljen usled izlivanja reke 2014. godine. Prostorije depoa su suterenske, bez mogućnosti prirodne ventilacije i samim tim neuslovne. Posle poplave Dom zdravlja izdvojio je prostoriju na prvom spratu u adaptirao je za potrebe čuvanja dokumentacije. U korist Doma zdravlja ide činjenica da registrature takvog tipa ne stvaraju veliku količinu dokumentacije, te je, shodno tome, za arhivski depo dovoljna relativno mala prostorija, što olakšava obezbeđivanje iste.

Pored neadekvatnog položaja arhive, važnu ulogu u obezbeđivanju adekvatnih uslova čuvanja i sprovođenju mera preventivne zaštite, igraju i čelni ljudi registratura. U primeru Katastra i Poreske uprave u Obrenovcu vidimo nezainteresovanost čelnih ljudi da nešto suštinski promene u načinu zaštite dokumentacije. Finansijska sredstva za sanaciju posledica vanrednih situacija zakonski sleduju svim pogođenim ustanovama, te renoviranje nije rezultat nečijeg angažmana, već prirodni sled događaja. Za razliku od toga predsednik Višeg suda u Požarevcu i direktor Doma zdravlja u Petrovcu pokazali su veliku volju i uložili napor i trud da se problem zaista reši i ovakav pristup dao je zadovoljavajuće rezultate.

Problem u arhivama registratura često predstavlja neznanje i neobaveštenost arhivara i osoba zaduženih za arhivu. Prema Zakonu o kulturnim dobrima registrature su dužne da o svim fizičkim promenama nastalim u vezi sa dokumentacijom neodložno obaveste nadležni arhiv[19]. Međutim, neretko se dešava da arhiv za oštećenje dokumentacije sazna tek nakon redovnog nadzora službe za zaštitu građe van arhiva. Razlog je uvek isti: odgovorne osobe nisu znale da oštećenje dokumentacije treba da prijave nadležnom arhivu. Uzroci oštećenja najčešće su neadekvatni uslovi čuvanja, odnosno povišena vlažnost vazduha, zatim havarije (kvarovi) na vodovodnim ili elektroinstalacijama, a u poslednje vreme sve su češće i vanredne situacije.

U suterenskom depou Ginekološko-akušerske klinike Kliničkog centra Srbije, godine 1989. velika količina dokumentacije je stradala u poplavi. U pored preporuka konzervatora Arhiva Srbije za sanaciju nastalih oštećenja, deo dokumentacije nije mogao da se spasi. Ta dokumentacija se odnosila na mrtvorođenu decu, za koje se kasnije ispostavilo nisu mrtvorođena, već ukradena. Da je sačuvana, ova dokumentacija bi bila od velike koristi u rasvetljavanju slučaja. I danas se dokumentacija čuva u istom prostoru. Poplava više nije bilo što ne znači da neće, a uslovi čuvanja su veoma loši. Vlažnost vazduha je veoma visoka. Zidovi su vlažni i nabrekli (Slika br. 4). Sa njih otpadaju boja i malter u velikoj količini i talože se na podu, što otežava kretanje pored zidova. Vlaga je prisutna i na podu i pojavljuje se u vidu mestimične tamnije obojenosti poda. Uz to, zbog nedovoljnog smeštajnog prostora police su pretrpane, a dokumentacija je u njima gusto zbijena. Deo dokumentacije čuva se na podu. Prostorija se veoma retko ili nikad ne čisti. Na policama i dokumentaciji prisutan je sloj prašine, a po zidovima paučina.

Institut za zdravstvenu zaštitu majke i deteta svoju dokumentaciju čuva u prostorijama stare kotlarnice, koju karakteriše konstantno povišena relativna vlažnost i manjak smeštajnog prostora. Osnovni problem predstavlja zid kotlarnice kroz koji prolaze cevi grejanja i vodovoda, a na koji je naslonjena jedna od polica sa dokumentacijom. Cevi grejanja su više puta pucale, a voda iz istih je oštetila police i dokumentaciju koje su se nalazile u neposrednoj blizini događaja. Arhiv je za ovo saznao tek nakon redovnog nadzora. Odgovorne osobe nisu znale da slučaj treba da prijave nadležnom arhivu. Posle uviđaja konzervatora i na osnovu njegovih preporuka, dokumentacija sa police do zida je premeštena, ali samo ona koja je bila smeštena tik uz mesto nezgode. Razlog je nedostatak smeštajnog prostora na koje bi se predmetna dokumentacija premestila. Nedugo posle toga došlo je do pucanja vodovodne cevi na drugom kraju istog zida i do oštećenja dokumentacije koja nije premeštena, već je ostala na polici. Tek tada se shvatila ozbiljnost problema i značaj preventive u zaštiti dokumentacije. Uslovi u arhivi Instituta nisu adekvatni, dodatni prostor za arhivu trenutno ne postoji, ali zaposleni zaduženi za arhivu su spremni da uče, da prihvate savete i sugestije i imaju volju da reše postojeće probleme i istrajni su u tome. Uprava je obaveštena o problemu i u planu je renoviranje prostora. To je samo početak jednog velikog posla. Želimo im mnogo uspeha!

Dokumentacija Instituta za noviju istoriju oštećena je u poplavi izazvanoj kvarom na vodovodnoj instalaciji. Arhivar Instituta je u najkraćem mogućem roku obavestio arhiv koji je odmah reagovao i izvršio uviđaj. Na osnovu preporuka konzervatora zaposleni su odmah prionuli na posao i otpočeli proces sušenja dokumentacije. S obzirom da je stradala mala količina dokumentacije i da zbog brzine reagovanja nije došlo do razvoja mikroorganizama i težih oštećenja dokumentacije, posao je brzo završen bez većih problema i posledica.

 

Stanje arhivske građe i registraturskog materijala u arhivima i registraturama u Srbiji

            S obzirom na veliku raznolikost u uslovima čuvanja arhivske građe i registraturskog materijala, za očekivati je da se i stanje građe veoma razlikuje od arhiva do arhiva i od registrature do registrature. Generalno, građa u arhivima je u boljem stanju u odnosu na onu u registraturama, mada i tu postoje izuzeci. Kako bismo detaljnije prikazali stanje građe u Srbiji i istakli njegovu vezu sa uslovima čuvanja, opisaćemo arhivsku građu i registraturski materijal u arhivima i registraturama koji su ranije pomenuti u kontekstu preventivne zaštite.

 1. Arhiv Srbije: Građa je u relativno dobrom stanju. Kažemo „relativno“, zato što oštećenja ipak postoje, ali se ona odnose na građu koja je kao takva primljena u Arhiv, što iz registratura, što kao građa Arhiva koja je odneta za vreme ratova, pa kasnije vraćena. U depou Arhiva nema pojave novih oštećenja. Arhiv Srbije u svom sastavu ima Laboratoriju za konzervaciju i restauraciju koja, između ostalog, radi na restauraciji oštećene građe Arhiva.

2. Istorijski arhiv „Srednje Pomoravlje“ Jagodina: Na građi su prisutna oštećenja od prašine i prljavštine i mehanička oštećenja marginalnih delova listova koji su izloženi dejstvu nepovoljnih faktora usled neadekvatnog pakovanja, odnosno čuvanja u fasciklama. Prisutna je i deformacija listova građe koja je posledica neodgovarajućeg smeštaja u policama. U pored velikog problema sa smeštajnim prostorom, prisutna oštećenja nisu teška niti su progresivna i ne predstavljaju pretnju po građu.

3.  Ostali arhivi: Kod arhiva sa nedostatkom smeštajnog prostora dolazi do pojave mikrobioloških oštećenja na gusto zbijenoj građi i do oštećenja građe od vlage, a potom i od mikroorganizama, usled kondenzacije izazvane ograničenom cirkulacijom vazduha. Povišena relativna vlažnost vazduha može da izazove deformaciju, slepljivanje i slabljenje strukture listova, razlivanje mastila i, na kraju, mikrobiološka oštećenja građe. Niska relativna vlažnost u dužem vremenskom periodu dovodi do isušivanja papira posle čega on postaje krt, lomljiv i oštećuje se i pri najmanjem dodiru. Oštećenja građe nastala usled neadekvatnog pakovanja i neredovnog sprovođenja higijene u depou opisani su na primeru Istorijskog arhiva „Srednje Pomoravlje“ Jagodina.

4.  Istorijski arhiv Šumadije Kragujevac: Arhivska građa je u dobrom stanju.

5. Istorijski arhiv Zrenjanin: Arhivska građa je u dobrom stanju.

6. Agencija za privredne registre: Dokumentacija je u odličnom stanju.

7. Služba za katastar nepokretnosti Obrenovac i Poreska uprava – Filijala Obrenovac: U poplavama 2014. godine stradala je velika količina dokumentacije Katastra i Poreske uprave, zbog čega je sanacija nastalih oštećenja, na osnovu preporuka stručnjaka, iziskivala obezbeđivanje značajnih finansijskih sredstava i angažovanje dodatnog broja ljudi. Nijedan dokument nije sačuvan, nijedna od preporuka nije realizovana. Prvobitno je dokumentacija ostavljena u depoima koji su stradali u poplavi, da bi kasnije bila prebačena u magacin van zgrade, kako zbog širenja neprijatnih mirisa u zgradi nastalih usled razvoja mikroorganizama i raspadanja dokumentacije, tako i zbog potencijalne opasnosti po ljudsko zdravlje. Dokumentacija je ostavljena u magacinu da dalje propada. Prema poslednjim informacijama dokumentacija je u potpunosti prekrivena mikroorganizmima i nemoguće je identifikovati je.

8. Viši sud u Požarevcu: U julu 2014. godine velika količina dokumentacije Višeg suda je oštećena u poplavi. Na osnovu preporuka nadležnog arhiva i konzervatora Arhiva Srbije, deo najvrednije dokumentacije je spasen. Jedina vidljiva oštećenja na ovoj dokumentaciji su blaga deformacija i slepljenost listova, mestimično razliveno mastilo i rđa na mestu metalnih spajalica. Nažalost, deo dokumentacije nije mogao da se sačuva zbog prevelike količine oštećene dokumentacije, ograničenih prostornih i finansijskih mogućnosti, kao i nedostatka ljudstva koje bi radilo na saniranju oštećenja. Srećna okolnost je što je veliki deo dokumentacije koja nije uspela da se sačuva, pripadao kategorijama sa ograničenim rokom čuvanja.

9.  Dom zdravlja, Petrovac na Mlavi: Na osnovu preporuka nadležnog arhiva i konzervatora Arhiva Srbije, dokumentacija trajnog karaktera koja je stradala u poplavama, osušena je, dezinfikovana i smeštena u novi depo, dokumentacija kojoj je istakao rok čuvanja je uništena, dok je dokumentacija koja nije predviđena za trajno čuvanje i koja je u roku čuvanja, ostavljena u starom depou do isteka roka. Ovakva odluka je doneta zbog velike količine oštećene dokumentacije i prema tome nemogućnosti da se celokupna dokumentacija sačuva, zatim zbog uštede vremena, ljudstva i finansijskih sredstava, zaštite najvrednije dokumentacije kao prioriteta tokom spasavanja i, na kraju, poštovanja zakonskih odredbi.

10. Ginekološko-akušerske klinike Kliničkog centra Srbije: Na marginalnim delovima listova dokumentacije na policama, vide se mehanička oštećenja i oštećenja od prašine i prljavština, koja su posledica čuvanja u fasciklama. Ova oštećenja nisu progresivna i ne predstavljaju veliku opasnost po dokumentaciju. Međutim, usled povišene vlažnosti vazduha i gusto zbijenih fascikli u policama, listovi su vlažni, deformisani i oslabljeni, fascikle su nabrekle, te je uzimanje istih iz polica otežano i moguće samo uz upotrebu sile, a svako uzimanje predstavlja potencijalnu opasnost od nastanka mehaničkih oštećenja. Stanje dokumentacije na podu je različito zavisno od njene udaljenosti od poda (Slika br. 5). Dokumentacija koja se nalazi tik uz pod, veoma je vlažna i oslabljena i vrlo teško oštećena od mikroorganizama, trula je i raspada se. Kako se udaljava od poda, dokumentacija je u sve boljem stanju, a oštećenja su sve lakša. Na vrhu gomile jedina oštećenja dokumentacije su ona izazvana povišenom vlagom i prašinom.

11. Institut za zdravstvenu zaštitu majke i deteta: Veći deo dokumentacije oštećene usled višestrukog pucanja cevi nije bio predviđen za trajno čuvanje, a rok čuvanja mu je već istekao, te je iz tog razloga ta dokumentacija uništena. Manji deo oštećene dokumentacije je trajnog karaktera, ali zbog nedostatka prostora i ljudstva još uvek nije osušena cela količina iste.

12. Institut za noviju istoriju: Zahvaljujući brzoj i adekvatnoj reakciji odgovornih ljudi Instituta, celokupna oštećena dokumentacija je sačuvana. Jedina oštećena koja svedoče o nekadašnjoj poplavi su deformacija listova i mestimično razliveno mastilo (Slika br. 6).

 

Zaključak

Preventivna zaštita iziskuje određena finansijska sredstva, ali ona ne moraju nužno da budu ogromna. Ne možemo svi, ali i ne moramo da obezbedimo idealne uslove za čuvanje arhivske građe i registraturskog materijala. Dovoljno je da obezbedimo minimum u koji se ubrajaju dovoljan kapacitet smeštajnog prostora, odgovarajući ambijentalni uslovi, metalne police i arhivske kutije. Uz međuinstitucionalnu saradnju, razmenu iskustava, preporuke i savete stručnjaka i kreativne ideje, to se često može postići uz mnogo manje truda i ulaganja nego što se obično misli. Za početak je dovoljna volja da se problem reši i hrabrost da se napravi prvi korak. Nije nužno da problem bude rešen odjednom, u jednom dahu, već se može rešavati postepeno: kvadratni metar po kvadratni metar, polica po polica, kutija po kutija. Važni su upornost i istrajnost. A rezultati su ogromni: umesto pretrpanih i memljivih podruma punih oštećene građe koja će na kraju morati da bude uništena, možemo imati skromno ali propisno uređen depo sa adekvatno smeštenom i zdravom građom.

Zakonski okvir u sistemu preventivne zaštite postoji, ali je nepotpun. Edukacija zaposlenih u arhivima i registraturama o sprovođenju preventivnih mera redovno se sprovodi, ali još uvek ne u dovoljnom obimu. Stručni nadzor arhiva i registratura je dobro osmišljen, funkcioniše i daje rezultate, i jedini problem predstavlja odsustvo naredbodavnih naloga koji su neophodni u slučaju nesavesnih stvaralaca. Iz godine u godinu ovaj sistem se upotpunjava, ali proći će još dosta vremena dok se ne zaokruži u potpunosti. Do tada preventivna zaštita i sudbina dokumentacije zavisi od nas samih, od arhivskih radnika i arhivara u registraturama, od osoba angažovanih na očuvanju  i zaštiti arhivske građe i registraturskog materijala.

 

Conclusion

Preventive care demands certain finances, but they do not necessarily have to be vast. Not everyone can, and not everyone has to provide ideal conditions for the preservation of archives and current records. It is enough to provide a minimum which encompasses adequate storage capacity, ambient conditions, metal shelves and archive boxes. Along with collaboration between institutions, experience exchange, recommendations, expert advice and creative ideas this can often be met with much less effort and investment than normally imagined. The will for the problem to be solved is enough for a start, as well as the courage to make the first move. It is not necessary for the problem to be solved immediately, at once, it can be solved step by step: square meter per square meter, shelf by shelf, box by box. Persistence and endurance is what matters. And the results are big: instead of crammed and damp basements full of damaged archives which will eventually have to be destroyed, we can have a modest but properly arranged depot with adequately stored and healthy archives.

            The legal frame in the preventive care system exists but it is incomplete. Education of employees in archives and registers on the subject of carrying out the preventive measures is regularly being done, but still in an inadequate amount. Expert supervision of archives and registers is well thought of, it functions and it shows results, and the only problem is the absence of directions which are necessary in case of unconscientious actors. This system is being updated each year but a lot of time will pass by until it is completed. Until then, the preventive care and the destiny of the documentation depends solely on us, the archive employees and the archive employees in registers, on the people engaged in the preservation and protection of archives and current records.

• < Prethodna
• Sledeća >