Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

Proizvođači metalne opreme za arhive  

   

Трећи број Архивског гласника објавио је чланкe Р. Стојиљковића и М. Стојчића „О сигнатури још једном“ (стр. 18) који показује где се налазимо по стручним питањима и  чланак Наде Берић (стр. 10-11) „Превод на српски језик стандарда Међународног ахривског савета за израду описа архивске грађе и описа њених стваралаца и ималаца“ који говори куда у стручном смислу треба идемо. Оно што је заједничко за оба чланка јесте чињеница да и један и други, између осталог, говоре о нужности да се што пре регулише једно од важних стручних питања наше архивистике – питање сигнатуре. Без нормирања архивске азбуке,  без одређивања изгледа и елемената сигнатуре, језик наше ахривске струке остаје без правописа. Чланак Наде Берић јасно говори у ком правцу треба радити на задату тему, док чланак колега из Врања показује сву нашу шароликост и тренутну  конфузију у струци. Наравно, овај чланак не пишемо  као критику, већ као прилику да разменимо мишљења, да видимо где смо и шта можемо да урадимо на унапређењу архивистике код нас. Стање није толико трагично док год  се питамо. То је знак да се ради и да има оних који су заинтересовани за будућност струке којом се бавимо. Подстакнути предлозима које су дале колеге из Врања, у чланку ћемо изнети наша размишљања о предностима и недостацима постојећих начина сигнирања, као  и о могућим решењима, без намере да иста намећемо. Очекујемо да ће се и колеге из других архива замислити над овим проблемом и активно се укључити у изналажење најбољег решења, како бисмо бар колико-толико усагласили своје ставове и мишљења до тренутка када се о томе у стучним телима буде одлучивало.

 

О сигнатури је, како су колеге и навеле, још увек важеће Упутство Архивског Већа из 1973. године где се каже да се сигнатура састоји из ознаке архива, број фонда из општег инвентара, организационе јединице, године, фасцикле (кутије) и редног броја предмета, као и да поред ових обавезних делова у састав сигнатуре могу ући и необавезни. У суштини прихватљиво решење, али помало неодређено, што је  стварало могућност за произвољности.  На тај начин се губила уједначеност у сигнирању у архивима. Размишљајући над оваквом сигнатуром, и предлажући у свом чланку и нека једноставнија решења, колеге из Врања  су изнеле и став да је логично да сигнатура садржи и фолијацију, а све ради лакшег „пута“ до појединачног документа. Ако се подсетимо шта фолијација заправо јесте, поставља се питање чему би она у оквиру сигнатуре заправо служила. Наиме, фолијација је према уџбеницима архивистике, нумерисањелистова у оквиру предмета, које се врши након успостављеног поретка докумената у предмету. Подвлачимо листова, а  не докумената, јер предмет може да се састоји из више докумената, а документ може бити састављен из више листова. Дакле, фолијација говори о редоследу листова, а никако се не односи на појединачна документа у оквиру предмета. Оно што још више збуњује, јесте део чланка у коме колеге говоре о фолијацији у оквиру кутије, односно „групе списа“. Према томе произилази да нам је  физичка јединица  ( кутија) , а не логична (аналитичка) јединица (предмет), мерило и одредница. Да ли то значи да ће сви предмети у једној кутији имати фолијацију која из повезује, а у следећој кутији ће се поново почињати од броја 1, или се пак фолијација врши у непрекинутом низу од бр. 1 на даље за цео фонд, односно „групу списа“. Одмах је јасно да је и једно и друго решење пре свега погрешно са архивистичке тачке гледишта, а са друге стране  непрактично и не служи ничему. Поставља се питање како помоћу такве сигнатуре са фолијацијом пронаћи појединачни документ (јер претпостављамо да су колеге то имале на уму када су размишљали о овом решењу),  ако се одређени докуменат у оквиру предмета састоји из неколико листова? Како би се то применило код фондова управе који су по правилу обимни, или пак код судских фондова који се састоје од различих врста предмета?

Поменућемо још један збуњујући исказ у чланку колега из Врања који нам је привукао пажњу. Колеге у свом предлогу сигнатуре на више места говоре о листу. Слободни смо да приметимо да архивски радник не манипулише листом већ предметом, односно документом. Дакле, сигнатура не треба да нас „води“ до листа, већ  до појединачног документа у оквиру предмета,  те тако решење не може бити фолијација, већ се мора наћи неко ново  којим би се  означио документ у оквиру предмета.

Консултовањем  превода Општег међународног стандарда за опис архивске грађе, за чије се прихватање припремамо, увиђа се да примена тог стандарда налаже слојевит приступ описивању грађе једног фонда. Из тога произилази да би поштујући структуру, односно сложеност (слојевитост) различитих фондова, елементи сигнатуре могли бити следећи:

ознака државе

ознаку архива

ознака фонда

ознака подфонда

ознака серије

ознака подсерије

број инвентарне-физичке  јединице (књига-кутија)

година

број аналитичке јединице (предмета)

број појединачног документа у предмету

Дакле, то су све могући елементи, они којима би се обухватиле различите врсте и структуре фондова. Јасно је да би примена свих наведених елемената у сигнатури на документу била преобимна и оптерећујућа за архивског радника на сређивању, али и за истраживача при коришћењу. Поставља се питање и да ли су сви ови елементи неопходни? Предлог колега из Врања, да се ознака државе, односно ознака архива не уписују у сигнатуру на документу (већ да се замене печатом) звучи разумно са гледишта економичности, али се мора размишљати о употреби наших докумената и за истраживања научних радника код нас и ван наше земље. Да ли се може очекивати од истраживача, домаћег или страног да тумачи печате на документима приликом навођења сигнатуре фондова или докумената које је користио? Из праксе знамо да истраживач преписује сигнатуру која је на документу, односно ону која је дата у обавештајном средству, без обавезе да разуме садржај исте? Значи, неопходно је да у оквиру сигнатуре постоји ознака државе, односно архива. Ознака фонда се такође подразумева, а да ли ће то бити број из општег инвентара, скраћеница или нешто друго, такође треба да буде предмет договора. Оно што представља изазов за архивисту јесте питање да ли се може за сваки фонд (без обзира на структуру фонда и начин сређивања) наћи један елеменат сигнатуре који ће повезивати садржај фонда у логичну целину, како би сигнатура могла бити што једноставнија? Да ли би ознака државе, ознака архива, ознака фонда, број предмета у оквиру фонда и евентуално број документа у оквиру предмета (дакле 4 од претходно наведених 10 елемената) могли задовољити начела прецизности, економичности и једноставности? То је прихватљиво решење за фондове просте структуре који немају „организационих јединица“ и који немају књиге као део фонда. Шта радити са фондовима сложене структуре, који имају подфондове, серије и подсерије, дакле своје“организационе јединице“ или пак осим списа садрже и књиге? Како означити књиге као део фонда? Шта радити са фондовима судске провенијенције, да ли код њих наводити у оквиру сигнатуре врсту предмета и годину или пак код фондова органа управе њихове организационе једиице итд.?  Све су то питања са којима се сусрећемо у пракси, а које захтевају јединствено решење.

Тако долазимо до питања да ли поштовати регистратурске ознаке или пак уместо регистратурских, приликом сређивања и обраде увести неке друге које ће бити јединствене за све фондове, без обзира на врсту? Уколико би се регистратурске ознаке „избациле“ као елеменат сигнатуре, а ради задовољења начела једноставности,   решење којим би се задовољило начело прецизности било би у изради квалитетних обавештајних средстава. Уколико би постојала детаљна белешка о фонду и обавештајна средства о садржају фонда, (било сумарни инвентар, аналитички инвентар, или попис предмета) онда је јасно да једноставна сигнатура може бити решење проблема без обзира на врсту фонда. Дакле, из овога произилази да је најважније детаљно планирање процеса стеђивања  и обраде,  и у складу с тим планирање и израда  информативних средстава о фонду, односно обавештења о успостављеном поретку приликом архивистичког сређивања и обраде. Од квалитета обавештајног средства зависи и квалитет сигнатуре. Што је обавештајно средство исцрпније то сигнатура може бити једноставнија, чак и за фондове сложене структуре.. Уколико је фонд логично сређен, уколико постоје детаљна обавештајна средства о фонду, може се рећи да би било довољно да се сигнатура састоји из ознаке државе, ознаке архива, ознаке фонда, броја физичке јединице (јер поред списа у фондовима постоје и књиге),  броја предмета у оквиру фонда и евентуално, ради веће прецизности, броја документа у оквиру фонда. Фолијација би у том случају и даље служила својој сврси, нумерисању пуних листова у оквиру предмета, а ради очувања поретка докумената у предмету.

Није наравно немогућа примена ни комплетне сигнатуре  која би у зависности од структуре фонда садржала и свих 10 елемената које смо напред побројали,  али би тада (уколико занемаримо сложеност рада приликом сигнирања), због информатичке обраде било нужно одредити јасно и прецизно значење и место сваког знака у оквиру сигнатуре. На жалост, не можемо на овом месту да не приметимо да  смо већ дубоко закорачили у информатичку еру, започели послове на дигитализацији архивске грађе, а нека основна питања струке још увек нисмо решили.

То је посао који нам предстоји и верујемо да у том послу нећемо заборавити да су у  суштини најједноставнија решења и најбоља. Надамо се да ће отварање и овог проблема наше струке подстаћи одговорне да делују ажурније и што пре организују стручна саветовања на којима ће се расправљати о овом, али и омноштву других проблема. Њих има на жалост много што се види и по бројним прилозима у претходна четири броја Архивског гласника.

Објављено у : Архивски гласник-Информативни билтен Друштва архивиста Србије, бр. 5, Београд, 2008, стр. 2.

 Објављено: 14. фебруар 2011.

 

   

ISSN (Online) 2683-3565  

   
© 2019 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA