Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

Proizvođači metalne opreme za arhive  

   

У светској архивистичкој пракси појам архивског фонда први пут се спомиње 1841. године када је француски историчар Наталис де Вели издао упутство да се архиви групишу по фондовима. Он је веровао да ће очување докумената у поредку у коме су нађени утицати на дубље разумевање њиховог значења и да ће на тај начин бити поштован стваралац документа. Од тада је тај принцип постао стуб архивистичке професије и основно начело архивистичке науке. До тада класификација архива вршила се по темама или географски. Начело поштовања фондске целине које су поставили Французи, разрађено је у Пруској. Они су прокламовали сређивање грађе према административним јединицама у којима је она настала у оквиру фонда. Фонд је у савременом добу постао у интернационалним архивским стандардима основна организациона јединица архива, односно он је најшира јединица за коју се примењују описни стандарди.

 

Архивски фонд чине сви архивски документи који су органски настали пословањем неког органа власти, установе, предузећа, организације, породице, личности, итд. Архивски фонд се чува као целина и не може се распарчавати.  Нацрт закона о архивској грађи и архивској струци уводи појам Архивског фонда Републике Србије кога чини свеукупност архивске грађе Републике Србије и који представља саставни део националног и светског културног наслеђа и извора информација о друштву, а налази се под заштитом Републике Србије и служи за задовољавање потреба друштва и државе за информацијама, заштиту права, као и остваривање права правних и физичких лица.

У архивској теорији и пракси постоји став да архивска грађа која је груписана у оквиру фонда може најефикасније бити уређена и чувана, пошто у тим условима значај индивидуалног података или документа и предмета произилази из групе у оквиру које је смештен, што омогућује да се разуме и историјски, законски и процедурални контекст и смисао његовог настанка. Фонд одражава административни, историјски и функционални карактер насталих докумената-он је целина која одражава процес у коме стваралац производи и стиче податке који представљају природну целину засновану на заједничким функцијама, активностима и сврси. Контекст у коме је документ настао доприноси много значењу и његовој вредности. Да би се ценио и разумео документ неопходно је тачно знати где је настао, које су околности процеса који је обележио и на крају како је дошао у наше руке. Ово знање је могуће једино до степена у коме се сва документа која га прате чувају заједно, одвојена од докумената другог порекла, чак и ако су повезана на неки други начин. Принцип фонда на тај начин штити интегритет и аутентичност архивске грађе. Поштовање фонда значи да архивиста поштује установу која је произвела и користила документ.

Архивски фонд чини целину архивске грађе, без обзира на њен облик или носач записа, коју је створило или примило и користило правно или физичко лице у обављању своје делантости. У том смислу фонд је збир свих података без обзира на медиј на коме се налази и његова најважнија одлика јесте заједничка припадност по пореклу. Фондови су одређени процесом стварања, а не величином, па тако велики фондови могу имати више од 100 метара архивске грађе док се мали могу састојати од неколико докумената.

Касно оснивање наших домаћих архива у односу на европске, утицало је на то да је избегнута пракса разбијања фондова и сређивања архивске грађе по тематском принципу, већ су од почетка формирани фондови и вођено рачуна о фондским целинама. Међутим, честе организационе промене настале услед промена у државном уређењу, затим услед законских преструктурирања организације и надлежности државних институција, промена канцеларијског система пословања, недовољне бриге о архивској грађи како од стране друштва тако и од њених стваралаца, довело је, до измешаности грађе различите фондовске провенијенције.

У поштовању принципа фонда највеће недоумице изазивају проблеми међусобног разграничења појединих фондова што често захтева специјалну архивистичку анализу. Потребно је препознати и утврдити структуру фонда као производ активности насталих у вршењу одређене делатности. Услед тога јављају се честе расправе о утврђивању начела о разграничењу фондова. Ради успешнијег разграничења архивске грађе по фондским целинама Архивско веће Архива Србије донело 1968. годинеУпутство о одређивању критеријума о формирању архивског фонда.

Иако је правило да акта једне регистратуре образују у архиву један фонд, услед честих промена у организацији управе дешава се да је тешко при образовању фонда утврдити све везе са његовим пореклом, постанком, делатношћу и надлежностима. Образовање јединственог фонда на основу једног творца подразумева да акта настала из целокупне делатности једне регистратуре као самосталног правног лица у архиву представљају самосталан фонд који је сређен, пописан и смештен одвојено од других фондова.

Да би нека грађа добила статус архивског фонда, она мора да задовољи одређене критеријуме: 1) статус правног лица; 2) промене функција које су одраз основних измена друштвено-политичког и државног уређења и 3) промена у карактеру, организацији и надлежности творца фонда.

Основни и најсложенији критеријум за формирање фонда јесте статус правног лица, односно самосталност творца фонда. Под тиме се подразумева постојање правног (законског) или фактичког акта о оснивању и постојању правног лица. Изузетно, правни статус не мора бити критеријум за утврђивање фонда, као што је случај код огранака неких институција. Када организациона јединица нема статус правног лица, али води посебно регистратурско, финансијско и персонално пословање, а често је мењала матичну институцију, грађа те организационе јединице може чинити посебан фонд. Најважнији је циљ чување предметних и регистратурских веза, али и избегавање стварања малих, расцепканих фондова. Органи, установе и организације које су поверемено обуставиле делатност услед ликвидације, спајања или из других разлога, а које су затим опет основане са истим функцијама треба да сачињавају један фонд. Уколико се две установе спајају у трећу установу, макар да та трећа установа задржава сличан назив једне од ове две ликвидиране установе и продужава своју делатност на већ заснованој регистратури једне од ових ликвидираних установа- грађа спојених установа чини посебне фондове, а установа настала спајањем чини нови фонд.

Други чинилац у одређивању критеријума фонда јесте политичког карактера и он подразумева да је стваралац фонда деловао у условима једног друштвено-политичког система и једног државно-правног уређења. Политичке и друштвене промене (у државној власти, границама, правном систему) одражавају се и на архивској грађи и имају последице у променама у раду и организацији творца фонда. Промене у називу, правном положају и правној форми не утичу на образовање фонда, тако се избегава формирање великог броја малих фондова, а нарочито је битно то што се на тај начин не цепа веза са пореклом. Проблем представља разграничење између разних друштвених епоха као и разграничење фондова између претходника и следбеника. Свако ново друштвено уређење ствара сопствени државни и управни апарат. Нови фондови се образују тек када наступи нова управна организација и када се друштвена промена одрази на задацима и функцијама творца (пример представља разграничење фондова преласком из капитализма у социјализам-гранични пресек је 1945. година). Када је у питању грађа о појединим личностима, овај критеријум се не примењује, грађа о њима чини фондску целину без обзира на промену друштвено-политичког и државног система. Такође и творци регистратура који су се бавили техничким и сличним задацима, а који су остали непромењени по правилу се не одвајају. Променом функција до којих долази коренитим променама у друштвено-политичком и државном уређењу, архивска грађа државних органа власти, управе и правосуђа, чини посебне фондове, без обзира на сличност назива и функција (пример представљају архивски фондови колаборационистичких министарстава из Другог светског рата). Фонд се увек завршава онда када се утврди да су те промене изазвале промене у раду и организацији творца фонда.

Трећи чинилац представља административни и правни карактер- као што су измене назива и обима делатности (проширење или сужење без радикалних промена првобитних функција), реорганизација (преношење свих или дела функција на једну или више новостворених организација), административно-територијалне промене (проширење или сужавање надлежности, односно укидање старих територијалних јединица и њихова замена новим). Овај принцип подразумева да код ствараоца архивске грађе није било крупнијих промена у организацији и територијалној надлежност и да је архивска грађа настала у оквиру његовог самосталног регистратурског пословања. За формирање фонда, као критеријуми служе промене функција или територијалних граница које имају за последицу корените промене у карактеру и организацији творца фонда. Измене назива, седишта, ресора и проширења или сужавања надлежности без радикалних промена првобитних функција, нису разлог за поделу грађе на фондове. Фонд установе која је пролазиле кроз сталне промене- додељивање нових, одузимање старих надлежности имаће документа која одражавају те промене и онемогућују истаживачу да реконстуише административни контитнутиет (али ће истовремено говорити и о недостатку визије и планског рада државне управе која експериментише у својој организацији). Када је у питању проширење или сужење надлежности и територијалних граница неког органа, установе, под условом да се мења њихов положај у одговарајућој управној грани или територијално управном систему, то се сматра разлогом за настајање новог творца фонда. Промена надлежности доноси промену садржаја фонда. Најтеже је утврдити да ли је једна установа престала да постоји или је само променила име. Треба утврдити потпуни континутиет са претходном установом, а ако је нови фонд већ пре тога постојао, а придружиле су му се надлежности укинуте организације, онда је реч о два посебна фонда. Фонд остаје отворен све док установа коју представља остаје активна. Проблем настаје када промена надлежности изазива преузимање документације између установа – у циљу да обавља нову надлежност која јој је поверена новоодређена установа ће преузети од претходне део документације, посебно оне која се односи на промену надлежности – документа која су пренета из једне установе у нову надлежну установу треба да остану њен саставни део. Грађа културних, школских, медицинских установа, као и привредних предузећа и слично, до измена територијалне и стварне надлежности локалних органа власти, и после њих, чини јединствен фонд.

Хронолошке границе архивског фонда чине најстарији и најмлађи документи настали из рада творца фонда, а граничне године творца фонда, година оснивања и година укидања. Назив фонда је последњи званични назив творца фонда и последње његово седиште. Фонд се сматра недељивом целином и мора се чувати само у једном архиву и не може се делити у више установа. Непотпуна сачуваност списа и књига не утиче на припадност архивске грађе. Фондовска припадност докумената подразумева да улазна документа спадају у фонд оне установе која их је примила, концепти спадају у фонд оне установе која је аутор, док документи интерног промета садају у фонд оне установе у којој су настала. Документа (предмети) која су заведена у евиденцијама укинуте институције, а који су завршени у другој институцији, припадају тамо где су завршена. Службеничка досијеа припадају фонду институције у којој су службеници радили на крају свог радног односа. Документа институција која се налазе у личним и породичним фондовима, као и збиркама, враћају се у своје матичне фондове, изузев када је грађа обрађена и доста коришћена за научне и друге потребе.

Техничко разграничење фондова може се извршити између претходника и следбеника на два начина: акта се придодају оном код кога су примила последњи прилог или акт или се додељују према неком датуму између претходног и следећег фонда-што је једноставније и може се извести мање насумично, недостатак је једино у томе што изворе из времена претходника треба тражити у фонду следбеника, али то може да се премости помоћу упутстава и усмеравањем. Код разграничења фондова између претходног и каснијег фонда биће, по правилу, разбијене регистратурске везе које не треба да буду изгубљене, оне се могу сачувати упућивањем или помоћу пописа.

Комплекс фондова или обједињене архивске фондове чине документа истородних твораца архивске грађе који су у надлежности једног архива. Назив комплекса фондова добија се по врсти делатности ствараоца грађе. Комплекс фондова формира се у случајевима када је архивска грађа истородних твораца грађе слабо сачувана, па је нерационално формирати појединачне фондове. Систематизација архивске грађе комплекса (обједињених) фондова може се вршити по азбучном реду седишта или називу стараоца архивске грађе. Основну структуру комплекса фондова чине називи ствараоца грађе.

Свако физичко лице важи као самостални творац фонда. Грађа која је настала радом једног физичког лица (у току његовог живота и рада) формира, односно поредставља, лични фонд. Грађа која је настала радом више лица (у току живота и рада једне породице) формира породични фонд.

Архивска грађа која је регистратурски сређена и пописана од стране творца након преласка у архив и формирања фонда подлеже даљој архивистичкој обради. Сређивање архивске грађе има основни задатак да утврди редослед и стално место сваке архивске скупине – фонда и унутар њега сваког документа. Сређивање архивске грађе треба да обезбеди такав поредак који ће омогућити најефикасније коришћење грађе за научне и друге потребе. Архивист мора да види пословање као целину, да анализира рад администрације и њене ефекте, као и структуру и садржај грађе. При томе се мора имати у виду да није свака регистратура савршена, већ да има сопствени карактер који мора да дође до изражаја приликом сређивања. Карактер регистратуре као органског тела треба да се учини разумљивим, одатле је анализа постала најзначајнији део архивистичког рада. Примарна веза није између докумената, већ између докумената и процеса. Потребно је посматрати докумената у ширем контексту укључујући односе које носи са другим документима створеним од истог ствараоца. Ако је истргнут из контекста у ком је настао мења се његов значај. Од ваљаности система на коме је почивало сређивање, као и правилности у његовом испуњавању зависи употребљивост архивске грађе једног архива, а добро сређена грађа је добро заштићена грађа.

 Модерне установе и организације стварају се, мењају и реорганизују непрестано. Услед тога модерне регистратуре немају строгу уређеност као у прошлости. Осим тога, савремена архивска делатност угрожена је нарастајућим и комплексним структурама администрације. Друштво све више притискају проблеми чувања, смештаја, одржавања, обраде и начина коришћења архивске грађе која је нарасла до енормних количина. Постаје све озбиљнији проблем стварања услова за њено чување и обраду, пре свега обезбеђење смештајног простора и техничких средстава за њено одржавање.

Пошто се функције, организација и структура државних установа мењају убрзано у савременом добу није могуће да се сачувају сви подаци који настају из активности једног ствараоца, већ се приступа селективном чувању. Поред оперативне и правне вредности докумената потребних ради функционисања неке делатности, пре свега је битно издвојити онај материјал који је релевантан за проучавање прошлости. Циљ архивисте је да за историју изгради сећање о нашој садашњости. Постоји примарна вредност података која се односи на значај који има код ствараоца и секундарна која се односи на значај код истраживача. Ствараоци и архиви постају креатори архивског наслеђа, и у том смислу на њима лежи велика друштвена и историјска одговорност пошто они одређују стандарде за одабир и чување архивске грађе и изграђују на тај начин памћење о прошлости.

Литература

Иванка Брук, Љубодраг Поповић, Архивистика, Београд 1985.

Герхарт Ендерс, Послови у архиву, Београд 1981.

Богдан Лекић, Архивистика, Београд 2006.

Закон о културним добрима, Службени гласник Републике Србије, 71, 1994.

Номенклатура послова у архивима СР Србије, Архивски преглед, 1-2, 1977.

Препорука о приоритету архивских фондова и збирки за сређивање и обраду и приоритету стручних операција, Архивски преглед 1-2, Београд 1968.

Упутство о одређивању критерија о формирању архивског фонда, Архивски преглед, 1, 1969.

Упутство за сређивање архивских фондова органа управе, радних, друштвено-политичких и других организација, Архивски преглед, 1-2, 1973.

Peter Horsman,The Last Dance of the Phoenix, or the De-discovery of the Archival Fonds, Archivaria, 54, 2002.

Peter Horsman, Eric Ketelaar, Theo Thomassen, New Respect for the Old Order: The Contex of the Duch Manual, The American Archivist, 66, 2003.

Објављено: 18. фебруар 2011.

 

   

ISSN (Online) 2683-3565  

   
© 2019 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA