Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

 

                          

            Апстракт: У раду се говори о потреби  вршења ревизије архивске грађе у архивима  на основу Закона о културним добрима.

            Кључне речи: ревизија, архивска грађа, фонд.

 

            Ревизија је сложен архивистички поступак којим се у складу с одређеним прописима у одређеним временским интервалима - утврђује стварно стање и вредност  архивске грађе, фонда једног архива,  чиме се  омогућава боље чување и заштита грађе , као и уклањање последица насталих из различитих разлога, а нарочито код њеног  коришћења.

            Један од разлога за вршење ревизије може бити и измештање архивске грађе у време рата или непосредне  ратне опасности и њено враћање, после престанка  у пређашње стање, када долази до оштећења и нестанка докумената. Искуство ове врсте има Историјски архив Шумадије у Крагујевцу када је велика количина грађе у рату 1999.године била измештена на друге локације  и поново враћена у Депо после завршетка ратних дејстава.                         
            Ревизија има и додатну
вредност, јер  се на тај начин добијени резултати могу користити   код  преузимања грађе, израде анализа о коришћењу фонда,  у процесу  коришћења aрхивске грађе,  као и  упућивање  корисника   како  правилно да поступају са  грађом, како се она не би оштетила. После ревизије грађе свих фондова Архива приступа се планирању израде водича, или дигитализацији архивског граће, јер је утврђено право стање  грађе у Депоу. Ревизијом се  млади архивисти упознају се садржајем  грађе Архива, који ће им користити у даљем процесу истраживања.                                                         
           
Закон о културним добрима Републике Србије из 1994. године,  члан 51. који је на снази, налаже   обавезу  установама  заштите културних добара да су  дужне да врше ревизију покретних културних добара најмање једанпут у десет година.  И у    Предлогу /акона о архивској грађи и архивској служби предвиђена је дужност архива да најмање једанпут у 20 година изврши ревизију архивских фондова.“1

            Као што се види из важећег закона, ревизија је редован архивски посао који треба да се врши после одређеног временског периода како би се проверило стање и поредак  грађе, као и евентуална оштећења и нестанак архивских докумената. Ревизија архивске грађе посебно је важна за оне фондове који  се често користе (архивски радници, научници, истраживачи и странке), и из којих се повремено грађа издваја  ради израде изложби али  и разне друге потребе  (публиковање, давање на коришћење и др.)

            Честим коришћењем документа се издвајају из фондова   мешају, оштећују, губе, нажалост и отуђују, због чега је потребно   ради успостављања поретка грађе, редовно  враћати  документа припадајућим фондовима или збиркама, утврдити поредак какав је већ постојао  на основу информативних средстава  и отклонити  евентуалне друге недостатке настале коришћењем фондова.  Међутим како се то  не ажурира на време често смо затечени приликом коришћења грађе.2 

            Ванредне околности могу довести до поремећаја у архивском фонду архива.

            Ревизија може бити :

                        1.Редовна

            Редовна ревизија врши се у правилним размацима прописаним правилником и зависи од величине  укупног  архивског фонда.

                        2.Ванредна

            Основни  циљ  ванредне ревизије је проверавање стања  грађе у фонду након што је дошло до неких ванредних  околности, као што су елементарне непогоде, пожар, пуцање водоводних цеви, провале, ратна разарања, и друго. Време када ћемо приступити ванредној ревизији грађе не може се предвидети и  она зависи од тога који узрок или ванредна околност је утицала на промене у архивском фонду.

                        3.Делимична

            Делимичном ревизијом проверава се стање делова укупног фонда архива. Таква ревизија проводи се кад се не могу остварити услови  за провођење потпуне ревизије  У том случају може се проверити стање само једног дела архивског  фонда, (просветни, привредни, верски и др.) или стање целога фонда.

            Ревизија се никада не ради пуно радно време, како се не би занемариле остале обавезе, него пола радног времена. Може се одредити и посебан дан у недељи када ће се радити на ревизији, што зависи од услова у којима се ради и слободног простора за ову врсту активности. Обично се ради тимски и то: архивиста, архивски техничар, манипулант који опслужује више група и спремачица која може заменити манипуланта.

            Посебно је значајно да  се истовремено са ревизијом грађа припрема за дигитализацију и израду Водича.

            Пошто се одреди временски период радног дана  када ће тимови радити, важно је одредити и фондове на којима ће тимови вршити ревизију. По  архивистичкој номенклатури  треба планирати да један тим врши ревизију на фондовима исте групе, уколико се ради по групама.

            Приликом ревизије за поједине несређене фондове може се извршити и разграничење грађе, уколико је дошло до помешаности фондова и извршити  друге  архивистичке радње , које су приликом преузимања запостављене, као што је излучивање веће количине безвредног регистратурског материјала, нарочито финансијске провенијенције којој је истекао рок чувања по Листи.

            Руководилац установе може донети посебан правилник о ревизији архивског фонда Ахива уколико оцени да има елемената за то држећи се постулата архивистичке струке. Пожељно је да се изради целовит план ревизије који треба да буде прихваћен од стране стручних тела архива.

            Старији архивисти, који су добро упућени у грађу фонда, могу млађим сугерисати поступак како да фондовска документа врате у пређашње стање или ако је у питању нека друга архивистичка радња.

            Примећено је да поједини Архиви оригиналну архивску грађу излажу на изложбама што отежава рад на ревизији.Уколико постоји таква грађа она се мора вратити и уложити на место пре  почетка рада на ревизији  фонда.

           

             Како вршити ревизију грађе ?

            Поступак ревизије треба да буде у складу са јасно прописаним Правилником о ревизији који доноси надлежни Архив, или следити усмена упутства директора Архива. 

            Припрема за провођење ревизије

                                        
Редовна ревизија проводи се у складу са Законом
.  Предуслов  за спровођење ревизије су сређенифондови, уредно вођене инвентари, сређени каталози грађе.

            У том циљу треба на временајавити ревизију и затражити (писаним или усменим путем) од Управног одбора  да донесе одлуку о њеном провођењу и да именује  Комисију  за ревизију. Ово је важно због средстава која треба планирати за рад на ревизији.

            Исто тако, кориснике треба обавестити и о томе у којем ће раздобљу  Архив бити затворен због рада на ревизији фондова.                                                                                               
            Потом је потребно обавити непосредне припреме које ће убрзати и олакшати само провођење ревизије:                                                                                                                                
                        1.Све
фондове треба уложити на полице у складу с  класификацијским суставом
                        2.Треба припремити
информативна средства о грађи.                            
                        3.Потребно је припремити радни материјал: оловке
и др.                                 

              Преглед сваког појединачног предмета                     

            Основни циљ ревизије јест утврђивање стварног стања 
архивског фонда и враћање у пређашње стање. Ревизијом се утврђује како квантитативно (бројчано), тако и квалитативно стање     фонда.                                                                                                                                      
             
Најважнији елементи који захтевају  посебан поступак ревизије обрађене архивске грађе и исправке ,поред провере  броја фонда, општих података и описа садржаја, обухватао би следеће: преглед сваког појединачног предмета ,провера и преправљање оригиналних сигнатура, провера језика предмета, дописивање ненаведених одредница (датум, место настанка и др), као и упућивање на везе, исправљање грешака у поретку и редоследу грађе, израда недостајућих  описа.                              

            Прва  стручна радња коју архивист треба да изврши  приликом ревизије је  преглед  фонда и сваког појединачног предмета у фонду. На  тај  начин би се утврдило да ли се документи налазе на свом месту.

            Друга стручна радња је  сравњивање са информативним средствима, које за тај фонд постоји и користи се код коришћења архивске грађе,  чиме би се уочили  недостатци који би се  исказали у  бројном  стању грађе.

            Прво се утврђује  бројно стање предмета по кутијама, годинама или свескама, као и број допунских предмета, накнадно израђених предмета и сл. Потом  треба констатовати  недостатке.

            Од више врста недостатака издвојићемо две:

             1) Недостајући предмети. Неки од њих никад нису ни постојали него се погрешило у бројању.

            2) Може да се деси да исти предмети  имају два броја. Ради се о предметима извађеним са одговарајућег места (где су задржали број) па стављеним накнадно на крај кутије или  на друго место  са новим бројем.

            За аналитички обрађену грађу, која би требало да стоји у непроменљивом облику, додатно се поставља питање провере елемената аналитичког описа и подударности раније унетих података са тренутним стањем. Када се већ врши ревизија требало би је урадити у потпуности, дубински, провером свих података произашлих из фонда и провером свих информативних средстава.

            Уношење раније израђених аналитичких описа у неку базу података са старијег медија (свеска, књига, картица), применом одређеног рачунарског програма, одлична је прилика за комплетну ревизију. Истовремено  могу се записати и жељени статистички елементи и попис докумената за лечење, да се на то не бисмо враћали.

                Важно је нагласити да рачунарски програми који се пројектују за унос аналитичких описа, држећи се архивистичких стандарда, морају да се уобличе и прилагоде за рад на конкретној групи фондова а не да се фонд вештачки укалупљује у неодговарајућу матрицу.   Како за аналитичку обраду тако и за додатно сређивање и ревизију, од изузетног је значаја да програми буду у складу са структуром фонда, да буду лаки за претрагу по свим елементима, да омогуће исправке и спајање, да буду прегледни и визуелно пријемчиви, да дочаравају физички повезане предмете, да садржај буде употребљив са мало накнадних интервенција (штампање и сл.).

            Један аналитички опис не стоји сам за себе, изолован, већ је део структурефонда (нпр. предмет→ кутија→ година→ фонд).                                 

            Тачке провере  или ревизије архивске грађе у фонду су физичко стање и елементи аналитичког описа. Без обзира на облик изведбе и распоред елемената инвентарне јединице описи се обично састоје из следећих елемената: број архивског фонда, датум и место настанка, оригиналне сигнатура, архивски број, текст/опис садржаја, језик грађе и број листова предмета.

                       Провера и преправљање оригиналних сигнатура

            Иако се важност оригиналне сигнатуре смањује додељивањем архивског броја корисно ју је наводити из више разлога, нарочито ако су то сигнатуре творца фонда. При обради архивске грађе, архивисти нису били сигурни шта и како је потребно наводити, те ту налазимо велико шаренило. То важи и за оне фондове који су прошли кроз више врста кан-

целаријског пословања, што није добро испраћено у инвентарима. С једне стране, наводе се потпуно неважни бројеви и ознаке, а са друге се за потпуно дефинисану сигнатуру каже да је нема (б.с.). Нажалост, такве грешке су пронашле место у објављеним књигама  инвентара. Приликом ревизије потребно је што више, тамо где је то могуће, уједначити исказивање оригиналне сигнатуре примерено већинифонда.

                               Провера језика предмета.

             Знатан број предмета, зависно од фонда, језички је мешан па постоје пропусти у навођењу језика, када се не наводи неки од језика у садржају или у прилогу. Грешке настају због накнадног спајања и раздвајања докумената. Постоје недоследности у вези са називом (именом) нашег језика: српски, хрватски, српско-хрватски,црквенословенски,славјаносрпски, итд. 

             Негде се покушало са раздвајањем броја листова у предмету по језику (нпр. латински 3, немачки 2 листа, што укупно чини 5 листова у предмету) што је само по себи бесмислено јер се често могу наћи 2–3 језика на истом листу.

                                 Провера броја листова

            Поред исправљања обичних грешака у броју листова потребно је ускладити разнолико навођење броја листова насталог различитим поимањем више питања: посебним изражавањем броја основног предмета и прилога, посебним изражавањем броја листова по језицима, бројањем корица или не, бројањем великих и малих листова, бројањeм само испуњених листова итд. И овде грешке настају због накнадног спајања и раздвајања докумената.

                      Дописивање ненаведених одредница (датум, место настанка и др), као и  упућивање на везе

             Требало би дописати недостајуће одреднице: број кутије, број предмета, датум и место настанка и др. Исказивање датума и места настанка задире у садржај предмета, што захтева пажњу, време и одлуку да ли да се упусти у детаље као нпр. исправљање шароликог навођења географских места.  Описи садрже и неке превазиђене или непотребне одреднице као што је карактеризација документа (оригинал, концепт, прилог, извод и сл.), затим везе са другим предметима, физички опис и др.

            Карактеризација је више везана за садржај и не треба је посебно наводити, а физички описи и везе, кад већ постоје, могу се наводити у напоменама.

            Могу се уписати и накнадно откривене упутнице да је предмет дуплиран, са којим предметом је исти, са чиме се спаја и сл.

                         Исправљање грешака у поретку и редоследу грађе

            Установљене грешке у поретку грађе треба исправити враћањем докумената на своје место, када се оно детектује.

                         Израда недостајућих  описа

            Израду недостајућих описа треба извршити на основу упутстава о изради описа за ту врсту грађе.

            О поступку ревизије треба сачинити  записник који заједно са пописом отписане грађе и другим  важним елементима чувамо као трајнан документ у складу са правилником.

            Ревизија архивске грађе једног архива добар је предуслов за израду Водича који би показао богатство и садржину архивске грађе коју тај архив чува, а младе упутио на изворе сазнања.

                    Неколико савета код вршења ревизије архивске грађе

            Пошто је ревизија архивске грађе фонда једног архива одговоран, сложен и важан архивистички посао потребно је планирати све радње које су горе наведене. Посебно треба водити рачуна о склоностима архивиста за поједине историјске периоде и теме, како би се у процесу рада упознали са грађом која им у даљем поступку писања и објављивања докумената може користити. Како се ради тимски  неопходно је обезбедити простор за њену несметану  примену.

            Само  унапријед припремљена и добро организована ревизијаархивске грађе, спроводи се брже и тачније и даје добре резултате. Када су у питању послови техничке обраде они се могу  дати и  другим лицима на рад, волонтерима пре свега,  ученицима, студентима и пензионерима. Погрешне  ознаке на  грађи када се уоче, треба одмах исправљати.   Исто тако треба искористити ревизију  да се обави темељито чишћење депоа и  полица како би се грађа што боље заштитила. Архивску грађу која је за отпис треба одмах слагати по категоријама, јер то увелико олакшава састављање пописа.

            Ревизија  је поступак који се ради дуже и подразумева упознавање свих који раде на њој са садржајем архивске грађе, како би  могли адекватно да одговоре тој важној друштвеној улози.

  И на крају потрбно је одредити посебно место на коме ће се чувати документација о спровођењу ревизије.                                                                                                                                


                                   
Закључак
 

            У тренутку када се многи архиви у Србији срећу са сменом генерација (одласком старијих и доласком млађих кадрова), налазимо да је нужно извршити  ревизију архивске грађе, на шта нас обавезује и  Закон о културним добрима. На тај начин старији преносе искуство млађима а млађи улазе у све тајне и чари архивистике. Циљ савремене архивистике је да млађи дођу до што потпунијих сазнања о заштити архивске грађе.

            Имајући у виду да многи архиви треба да израде Водиче који  морају да буду усклађени са међународним стандардима, и да се увелико припремају програми дигитализације   како би грађа била доступна што ширем броју корисника, ревизија архивске грађе има велику улогу.



  1.  Службени гласник Републике Србије,бр.71/1994.
  2.  Упутство за сређивање архивских фондова органа управе, радних, друштвено-политичких и других организација, у Архивско веће при Архиву Србије (1967–1973), Београд 1974,
 
   
© 2018 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA