Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

Apstrakt: Rad ima za cilj  bliže upoznavanje arhivara u osnovnim školama sa pravima i obavezama  škola, kao stvaralaca dokumentacije, kao  i pružanje potrebnih instrukcija od strane Istorijškog arhiva, u cilju zaštite arhivske gradje i registraturskog materijala. Nastao je kao izvod iz predavanja u sklopu edukacije sekretara i arhivara osnovnih škola, koje su autorke održale 12.03.2015. god.  Akcenat je stavljen na:

· Znacaj edukacije arhivara u osnovnim školama

· Sagledavanje stanja sa terena, na osnovu nadzornih obilazaka stručne službe Istorijskog arhiva osnovnih škola na teritoriji Opštine Kruševac,

·  Prava i obaveze stvaraoca arhivske građe i registraturškog materijala tj. škola,odredjene Zakonom,

·  Zadatke i nadležnosti Arhiva, odnosno arhivskih radnika Službe za zaštitu arhivske građe i registraturškog materijala van arhiva u ovom slučaju u školama.

 

Kljucne reci: škola, arhivar, arhivska gradja, registraturski materijal, edukacija

Jedan od osnovnih zadataka spoljne službe u arhivima jeste zastita arhivske gradje i registraturškog materijala u registraturama. Bitan uslov zastite arhivske gradje i registraturškog materijala  je strucna osposobljenost lica zaduzenih za arhivu. Arhivškom građom i registraturskim materijalom rukuje, čuva i održava, preduzima potrebne mere u cilju zaštite arhivske građe, za to ovlašćeno lice – arhivar. Arhivar izdaje po potrebi arhivsku građu na privremeno korišćenje uz revers.

        Arhivisti stručne službe za zaštitu arhivske građe i registraturškog materijala van arhiva Istorijškog arhiva Kruševac, su pokrenuli niz aktivnosti na edukaciji arhivskih kadrova u mnogim registraturama, pa tako i u školama. Kontinuiranim pregledima, sagledavanjem situacija na terenu, a potom i davanjem instrukcija vezanih za izradu liste kategorija, prostor, opremu, način smeštaja građe, arhivsku knjigu i izlučivanje, vrsi se prakticna obuka arhivara.

Prilikom nadzornih obilaska i pregleda škola, arhivisti spoljne službe utvrđuju činjenično stanje na osnovu Zakona o kulturnim dobrima po pitanjima :

-  čuvanja i sređivanja,

-  dostavljanja potrebnih podataka arhivu ,

-  evidentiranje, arhiviranje i odabiranje arhivske građe i registraturskog materijala.

                                                                           

Služba za zaštitu arhivske građe van arhiva Istorijskog arhiva Kruševac, obišla je jedan broj osnovnih škola na teritoriji opštine Krusevac. Sagledana je situacija na terenu i uočeni problemi sa kojima se škole suocavaju. Osnovni problem je neadekavatan prostor za smestaj arhive. Često se arhiva nalazi u više različitih prostorija – uglavnom podrumskih, ne retko bez arhivskih polica i rafova,  vrlo često je rasuta po podu, ne nalazi se u arhivskim jedinicama, bez ikakvog obeležja, izložena dejstvu vlage, buđi, plesni, glodarima i propadanju. Škole uglavnom nemaju adekvatan popis arhivske građe i registraturskog materijala koji se tu nalazi, kao ni arhivsku knjigu, koja bi bila jedna vrsta licne karte celokupne dokumentacije škole. Takođe, škole u veoma malom broju imaju izrađenu Listu kategorija sa rokovima cuvanja, a nemaju ni lice koje u opisu radnog mesta ima i stavku staranje o arhivi.

     Istorijski arhiv je razumeo probleme sa kojima se suočavaju osnovne škole, i u tom smislu preduzeo aktivnosti u cilju prevazilaženja istih. Potrebno je da se zaposleni u školama  bliže upoznaju i edukuju o pravima i obavezama kao i našim nadležnostima u vezi sa arhivskim poslovanjem. Kao prvo su  prava, obaveze i nadležnosti koje proizilaze iz sistema kancelarijškog poslovanja kao i dokumentacije koja se stvara svakodnevnim radom škole. To se odnosi na:  

1.  označavanje i datiranje registraturškog materijala,

2.  vođenje osnovnih i pomoćnih evidencija,

3.   klasifikovanje, arhiviranje i vođenje arhivske knjige.

  Primarna zaštita arhivske građe i registraturskog materijala u osnovnim školama je veoma važna. Prava, obaveze i nadležnosti proizilaze i iz sistema prethodne zaštite registraturskog materijala. Tu se misli na  arhiviranje, smeštaj i čuvanje u sređenom i bezbednom stanju, kao i odabiranje arhivske građe sve do njene predaje Arhivu. Škole su obavezne da obezbede uslove kako ne bi došlo do oštećenja, nestajanja ili uništavanja registraturskog materijala i arhivske građe sve do predaje Arhivu.

                                    

Pored toga,  kao pravna lica, škole, u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal dužne su da:

1.  Označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju o njemu

2.   Čuvaju registraturski materijal u sređenom i bezbednom stanju

3.   Klasifikuju i arhiviraju registraturski materijal

4.  Odabiraju arhivsku građu i izlucuju bezvredni registarturski materijal u roku od godinu dana od dana isteka utvrđenog roka cuvanja[1]

5.   Predaju na cuvanje Arhivu u sređenom i popisanom stanju posle 30 godina racunajući od dana nastanka građe[2]

Takođe, škole same utvrđuju:

1.   Nacin evidentiranja registraturškog materijala, cuvanja, klasifikacije i arhiviranja

2.   Listu kategorija registraturškog materijala sa rokovima cuvanja

3.   Nacin zaštite i korišćenja podataka[3]

Sva dokumentacija koju škola stvara, nezavisno od službe, cini registraturski materijal. Arhivska građa se odabira iz registraturskog materijala izlucivanjem onih njegovih delova kojima je prestala važnost za tekuci rad, a koji nemaju svojstvo arhivske građe.[4]  Odabiranje se vrsi u školi u cijem je radu nastao registraturski materijal. Izlucivanje delova registraturskog materijala kojima je prestala vaznost za tekuci rad, a nisu ocenjeni kao arhivska građa vrši se na osnovu Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima cuvanja.[5]

 Lista kategorija registraturskog materijala sa rokovima cuvanja je akt koji sadrži popis svih kategorija registraturskog materijala nastalog u radu škole i njihove rokove čuvanja. Listu donosi direktor škole uz prethodnu saglasnost školskog odbora. Predlog Liste se šalje Arhivu na saglasnost koji utvrđuje koje kategorije registraturskog materijala treba da imaju svojstvo arhivske građe. Ocena Arhiva o tome koje kategorije treba trajno cuvati obavezuje donosioca Liste. Lista obavezno sadrži:

1.     Redni broj

2.     Vrste predmeta grupisane tematski, a to su predmeti koji se odnose na:

  •        Osnivanje i organizaciju rada

  •        Organizaciju, izvođenje i vaspitno – obrazovni rad

  •        Pravne i opšte poslove

  •        Pravilnike i druga akta

  •        Zasnivanje i prestanak radnog odnosa

  •        Dokumentaciju o radnom vremenu, odsustvovanjima i bolovanjima i odmorima

  •        Socijalno, invalidško i penziono osiguranje

  •        Zaštitu na radu

  •        Disciplinsku i materijalnu odgovornost

  •        Platni sistem, raspodelu dohodka i ličnih primanja

  •        Stručno obrazovanje, stručne ispite, specijalizacije, prekvalifikacije, stručnu praksu, kurseve, seminare...

  •        Investicije, tehničke elaborate, izgradnju i adaptaciju škola

  •        Izgradnju, kupovinu i dodelu stanova

  •        Kancelarijško i arhivško poslovanje

  •        Finansijsko i materijalno poslovanje

3.     Rok cuvanja

   

     Lista na koju je Arhiv dao saglasnost u dva primerka dostavlja se na korišćenje Arhivu. Uz Listu škola prilaže i kraći istorijat škole kao i Pravilnik o kancelarijškom i arhivskom poslovanju.

      Škole su dužne da vrše tekuće odabiranje registraturskog materijala po rokovima koji su utvrđeni Listom. Odabiranje arhivske građe i izlucivanje bezvrednog registraturskog materijala vrsi se po pravilu samo iz sređenog registraturskog materijala koji je upisan u arhivsku knjigu[6]. Postupak za odabiranje arhivske građe, odnosno izlucivanje bezvrednog registraturskog materijala pokrece sama škola na taj način što formira komisiju koja sastavlja popis bezvrednog registraturskog materijala, kome je po Listi kategorija istekao rok cuvanja.

     Nakon izvršenog popisa Komisije, podnosi se zahtev Arhivu da se odobri uništenje bezvrednog registraturskog materijala. Po prijemu pismenog zahteva škole, Služba za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala van Arhiva, razmatra popis predviđenog materijala za izlucivanje i vrši proveru, a zatim pismeno obavestava školu da li se u predviđenom materijalu za izlucivanje može sve izluciti ili se među njima nalaze neke kategorije registraturskog materijala koje se moraju izuzeti. Na osnovu rešenja Arhiva kojim se odobrava izlucivanje a potom i uništenje bezvrednog registraturskog materijala, škola je obavezna da uništi registraturski materijal. Iz registraturskog materijala koji je nastao do kraja 1945. godine odabiranje arhivske građe odnosno izlucivanje bezvrednog registraturskog materijala vrši se samo u Arhivu.  Škole su dužne da dokumentaciju koja se odnosi na postupak vezan za izlučivanje cuva kao trajni dokument. [7]

      Depo je prostorija u koju se smesta registraturski materijal i arhivska građa iz razlicitih službi škole. Ova prostorija treba da bude podesna za cuvanje registraturskog  materijala i arhivske građe, u smislu da je suva, sa ventilacijom,  prostrana, osigurana od vlage i drugih oštećenja. Treba biti i  opremljena odgovarajucim, po mogućstvu, metalnim policama i protiv požarnim aparatima.

    Centralni depo škole treba da ima police koje se numerišu rimskim brojevima s leva na desno počinjući od ulaza. Redove obelezavamo arapskim brojema odozgo na niže, a pregrade malim slovima azbuke ili abecede s leva u desno. Oznaka pregrade je jedinstvena za sve redove u polici.

        Primer : I  polica - 1. red - a (prva) pregrada

       Na isti način se registraturski materijal i arhivska građa smeštaju u police. Polazi se od prve police prvog reda i prve pregrade s leva na desno do poslednjeg reda i pregrade, a zatim nastavlja se sa drugim redom opet od pregrade  „a“. Najpre se u depo smešta arhivska građa trajnog karaktera i to prvo registri, delovodnici, a zatim po grupama ostale knjige, i to hronološki. Zatim je potrebno u depo smestiti arhivsku građu kojoj prema Listi kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja nije još uvek istekao rok, a zatim i ostali registraturski materijal.

Nakon smeštaja arhivske građe i registraturskog materijala u depo, vrši se upis u arhivsku knjigu. Arhivska knjiga kao sumarna evidencija celokupnog registraturskog materijala, značajna je i za škole  i za Arhiv. Za škole kao stvaraoce, zato što  u svakom momentu ima pregled dokumentacije koja se nalazi u školi, a za Arhiv - što se preko prepisa arhivske knjige dobija tačna informacija, i to:

 1.     o količini arhivske građe i registraturškom materijalu,

 2.     o vremenu njenog nastanka,

 3.     o tome gde je smeštena,

 4.     o stepenu njene sačuvanosti.

 

       Sređena i popisana arhivska građa predaje se Arhivu na cuvanje po isteku 30 godina racunajuci od dana nastanka te građe. U izuzetnim slucajevima rok preuzimanja se može skratiti ili produžiti, uz saglasnost nadležnog Arhiva. Datum primopredaje građe utvrđuju sporazumno Škola i Arhiv, a u skladu sa njegovim mogućnostima.  Primopredaja arhivske građe vrši se komisijski.

      Arhivska građa se predaje u registraturski sređenom stanju. Primopredajni zapisnik se sastavlja se u 5 primeraka od kojih 4 zadrzava Arhiv.

   

        Poslovi, odnosno dužnosti Arhiva, kao ustanove i njegovih stručno osposobljenih radnika su regulisani Zakonom o kulturnim dobrima (Sl.gl.RS 71/94) članom 76:

 1.     Da vrši stručni nadzor nad arhiviranjem, čuvanjem, održavanjem i odabiranjem arhivske građe, kao i izlučivanje bezvrednog registraturskog materijala koji se nalazi u školama

 2.     Da nalaže preduzimanje mera za otklanjanje utvrđenih nedostataka u pogledu zastite arhivske građe i registraturskog materijala

 3.     Da preuzima, čuva i održava arhivsku građu

 4.     Da sređuje i obrađuje arhivsku građu

 5.     Da objavljuje arhivsku građu

 6.     Da vrši istraživanja radi stvaranja celina arhivske građe ( arhivskog fonda)

 

 

Rezime

Sagledavanjem stanja u osnovnim školama, dolazimo do zakljucka da su arhivari  veoma važni. Oni moraju biti obučeni za posao koji obavljaju. Proces edukacije arhivara mora biti kontinuiran. Nastojanja Istorijskog arhiva Kruševac – službe za zaštitu arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva, je da pruži odgovarajuću stručnu podršku arhivarima osnovnih škola, kako bi im se olaksao i prikazao jasnijim posao na uređenju arhivskog poslovanja. Škole, kao i arhivi, moraju da obezbede osnovne preduslove, kako bi rad arhivara bio na adekvatnom nivou.


[1] Zakon o kulturnim dobrima RS Sl.Gl.RS 71/94, član 37

[2] Zakon o kulturnim dobrima RS Sl.Gl.RS 71/94, član 39

[3] Zakon o kulturnim dobrima RS Sl.Gl.RS 71/94, član 38

[4] Uputstvo o postupku odabiranja arhivske gradje, izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala i načinu primopredaje, Sl. Gl. RS br. 47/81

[5] Isto,

[6] Isto,

[7] Isto.

   
© 2018 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA