Апстракт: У раду се прати развој службе јавног бележништва у Србији у вези са трајном заштитом документације која настаје радом канцеларија јавних бележника. Детаљно се анализира Закон о јавнобележничкој делатности, посебно онај његов део који говори о врсти и чувању документације, која настаје радом канцеларија јавних бележника, до предаје надлежном  архиву. Рад упућује на сарадњу и могућности бољег дефинисања обавеза јавнобележничких канцеларија и Коморе према државним архивима.

 

Кључне речи: Јавно бележништво (нотаријат), историјат јавног бележништва, Закон о јавнобележничкој делатности  Србије, јавнобележничке исправе и књиге евиденције, предаја нотаске архиве, архивска грађа, улога архивских институција, Листа категорија регистратурског материјала, безбедбост и заштита нотарских архива.

 

1. Краћи историјат јавнобележништва – нотарства

 

            Јавно бележништво (нотаријат) потиче из античких времена и спада у ред једне од најстаријих правних служби. Појава јавних бележника (нотара) везује се за I век п.н.е. у Римској држави, када се појавио нов начин брзог писања (приписује се писару Тирону) који је подсећао на стенографске белешке, названог Notae Tironinae – Тиронови знаци који су представљали скраћенице, а називале су се notae. Сама реч нота (nota, notae) значи знак, односно писани знаци, па је по томе и лице које је те знакове бележило названо нотаром, што би на српском значило писар или бележник (notarius).[1]

 

            Назив нотар почео је да се користи за службенике који су водили судске регистре у провинцијама, за службенике царске канцеларије и оне који су преписивали документа из државне архиве (tabularium). Назив tabellion се користио и за нотаре, да би од IV века н.е. добио посебна обележја, те се данашњи нотаријати везују за ту професију. Табелиони су у почетку били приватни бележници а не јавни службеници. Од VI века н.е., од времена цара Јустинијана, тебелиони су полагали заклетву пред префектима, добијали су печатни прстен који је служио за печачење докумената. Држава је контролисала њихов рад. И у средњовековној српској држави, Душановим закоником био је регулисан рад пристава – писара, односно службеника који су били задужени за утврђивања идентитета, као и за сведочење приликом закључивања неког уговора. У новије време уобичајио се у српском језику за ову врсту јавноправних службеника израз бележник, односно јавни бележник, пошто је писар у државној служби Кнежевине (Краљевине) Србије било лице које је само преписивало документа, без стручних квалификација да самостално напише, провери, овери и у име државе изда докуменате од значаја у неком правном послу.

            У време Краљевине Југославије служба нотара уведена је Законом о јавним бележницима (нотарима) из 1930. године. До доношења јединственог законодавства за целу државу у појединим земљама које су ушле у састав Југославије важили су закони из претходних држава (Краљевине Србије, Аустроугарске). Будући да је установа јавног бележништва била везана првенствено за западне и средњоевропске земље, где је био очуван правни систем који је проистицао из римског права, то су и јавни бележници од раније били познати у земљама бивше Хабзбуршке Монархије. И после доношења закона о јавним бележницима ова установа теже је продирала у источне области Краљевине Југославије, тако да до краја њеног постојања јавно бележништво није ни успело да се учврсти у свим деловима земље.

            Установа јавног бележништва на југословенском подручју постојала је и успешно деловала само на подручјима која су се налазила у саставу бивше Аустроугарске, са изузетком Босне и Херцеговине, тј. на подручјима апелационих судова Љубљане, Загреба, Сплита и Новог Сада. Босна и Херцеговина остала је делимично изван овог система, пошто су се на њеном подручју за све време аустроугарске управе, поред установа заснованих на римском праву, упоредо деловало и турско и традиционално српско право. Различито уређење јавног бележништва у крајевима у којима је институција бележништва постојала, те непостојање институције јавних бележника у другом делу Краљевине, подстакла је тадашње законодавце да уреде ову област, односно да одреде судбину бележништва у новој југословенској држави, тако да је горњим Законом коначно прихваћено уређење јавнобележничке службе као дела слободног латинског нотаријата.

            То је подразумевало одвајање послова јавног бележништва од послова адвокатуре, мада у стварности то начело неспојивости јавнобележничке и адвокатског професије није било у целости спроведено. Укидањем уставоправног система Краљевине Југославије 1944. године јавнобележничка професија нестала је у пракси, укинута је у законодавству и избрисана из правне теорије новог, социјалистичког уставноправног система, који је тада почео да се ствара. Улогу јавног записничара преузеле су, донекле, судске писарнице које су само оверавале потписе уговарача у споразумима, не улазећи у њихову суштину.

 

2. Јавно бележништво у Србији

            Укидањем уставноправног система наслеђеног из периода постојања социјалистичке Југославије поставило се на дневни ред и питање уједначавања правних норми са Европском унијом, којој је Република Србија почела да се приближава почетком овог века. У вези стим осетила се потреба и за увођењем службе јавних бележника.

            Законом о јавном бележништву (“Сл.гласник РС”, бр.1/2011, 85/2012, 19/2013, 55/2014) у Србији је установљена и 01.09. 2014. године почела са радом јавнобележничка или нотарска служба, по значају слична раду судова, и других органа управе, те адвокатских канцеларија. Поред тог закона, важни извори јавнобележничког права у Србији су и Закон о ванпарничком поступку,[2] Закон о оверавању потписа, рукописа и преписа[3] и Јавновбележнички пословник[4]

 

3. Надлежност јавних бележника

            Јавнобележничка служба односно нотарска представља једну специфичну правну службу која има посебну и изузетну улогу у спровођењу правног поретка ради успостављања и јачања правне сугурности и јачања економије.

            Члан 2 Закона о јавном бележништву дефинише јавно бележништво као службу од јавног поверења, а јавног бележника као особу која може да обавља само ову делатност, без могућности да у исто време има и неко друго занимање. У закону је строго наглашена неспојивост ове делатности с неким другим јавним послом, под претњом губитка и саме службе. Закон о јавном бележништву определио се  за латински тип нотаријата, јер је то био једини правно развијен модел ове установе, будући да се јавно бележништво на европском Истоку фактички и није развијало, а у време социјалистичког друштвеног система да је било и потпуно укинуто. Закон утврђује да је јавни бележник самосталан и независтан стручњак из области права, именован од стране министра надлежног за правосуђе, да је овлашћен да саставља јавне исправе од значаја за промет новца, робе и услуга, да преузима на чување оригинале исправе и друга поверљива докумената, да издаје преписе исправа, да јавно потврђује законским путем утврђене чињенице, да преузима и чува и друге предмете, као и да у својству повереника суда спроводи и неке судске поступке.

 

            Члан 12 Закона прописао је да се јавни бележници уписани у именик удружују у Јавнобележничку комору Србије (у даљем тексту: Комора). Комора је професионлно удружење којој  је закон прописао,  поред осталог и вршење стручног надзора над радом јавног бележника, доношење одлуке које обавезују јавне бележнике, покретање и спровођење дисциплинског поступка, вођење именика јавних бележника, јавнобележничких помоћника, приправника, заменика, регистар тестамената, доношење Јавнобележничког пословника, правилника и др. Комора је до данас донела Јавнобележнички пословник, Правилник о вођењу именика јавних бележника, Правилник о вођењу именика помоћника јавних бележника, Правилник о вођењу регистра тестамената.

 

            У српском праву постављено је као правило да нотар службене радње обавља у јавнобележничкој канцеларији у месту свог службеног седишта. Правилником о јавнобележничкој канцеларији и радном времену јавног бележника[5]  ближе се уређују услови које треба да испуњава јавнобележничка канцеларија (у даљем тексту: канцеларија) у погледу просторија и опреме. Правилником је прописано да канцеларија  обавезно има: пријемну просторију, просторију за рад, просторију за архиву и депозит. Просторија за архиву и депозит намењена је за смештај архиве канцеларије, сеф и другу опрему за чување депонованих предмета члан 5. Kанцеларија  поред писаћих столова, столица мора бити опремљена сигурносним орманима за смeштај прeдмeта у раду и чувања списа, књига, пeчата и штамбиља који су отпорни на воду и ватру и осигурани сигурносним бравама,  сигурносном благајном (касом) намењеном за чување примљeног новца, драгоцeности, врeдносних папира, других врeдних предмета и списа (чл.8).

 

            Члан 7 наведеног Правилника  прописује да канцеларија мора бити чиста и уредна, заштићена од провале, обезбеђена противпровалним вратима и одговарајућом заштитом прозора (решетке, противпровалне фолије и сл.), као и да мора да испуњава услове у складу са прописима који уређују противпожарну заштиту.

 

4. Јавнобележничке исправе и књиге евиденције

 

            Закон  и Пословник[6] детаљно прописују врсте документације и књига евиденције које морају да воде јавнобележничке канвцеларије и Комора, као и начине њиховог попуњавања и чувања. Јавнобележничке канцеларије и Комора стварају разноврсну документацију из основне делатности, као и докумeнтацију из правних, општих, рачуноводствено финасијских, кадровских и других послова. Али срж јавнобележничке делатности је састављање исправа о правним пословима и то:

-  јавнобележничке записе - исправе о уговорима и другим правним пословима које странке закључују, односно предузимају пред јавним бележником;

-  јавнобележничке записнике - исправе у којој јавни бележник констатује догађаје и људске радње које су значајне за промет новца, робе и услуга;

- јавнобележничке потврде - потврде које могу послужити за остваривање права пред домаћим и страним органима;

-  и јавнобележничке овере - радње којом се потврђује веродостојност одређене исправе.

 

Прописане књиге евиденције и пословне књиге које морају воде су :

• Уписник о оверама и потврдама -УОП,
• Уписник о протестима - ПУ,
• Именик лица која су пред јавним бележником саставила или предала завештање на чување – ИТ,
• Депозитна књига о преузетом и издатом туђем новцу, хсртијама о вредности и другим предметима ДК,
• Уписник радњи који суд или други надлежни орган поверио јавнмом бележнику – УПП,
• Заједнички азбучни именик странака – АИС,
• Књига евиденција података – ЕК.

 

5. Одредбе Закона које се односе на архивску грађу

 

            Члан 110 Закона[7] прецизно одређује да је јавнобележничке записе, записнике и потврде јавни бележник дужан да чува 30 година, а потом да их преда надлежном органу у складу са прописима о архивској грађи. Преписе јавнобележничких овера, јавни бележник није дужан да чува, већ податке о оверама уноси у уписник. Преписе овера превода јавни бележник који има својство судског преводиоца дужан је да чува на начин који је прописан за судске преводиоце.  Закон није регулисао начин предаје архиве и случајеве када долази до предаје архивске грађе пре истека законског рока од 30 година од датума настанка те грађе.

 

 

6. Предаја архиве у случају престанка делатности јавног бележника[8]

 

            Када прими одлуку о престанку делатности, јавни бележник је дужан без одлагања да преда Комори све списе, књиге и другу евиденцију, заједно са печатом и штамбиљом јавног бележника, као и новац, хартије од вредности и драгоцености, према стању у којем се налазе на дан пријема одлуке.

 

            Архиву јавног бележника записнички преузима трочлана комисија коју образује Комора, коју чине два јавна бележника и једно лице запослено у стручној служби. О роковима и предаји архиве њене одлучује својим решењем председник основног суда на чијем је подручју седиште јавног бележника.

 

            Жалба против овог решења не одлаже извршење. У поступку по жалби сходно се примењују правила ванпарничког поступка.

 

7. Предаја архиве у случају смрти јавног бележника[9]

 

            У случају смрти јавног бележника предаја архиве обавља се на начин предвиђен у члану 113 Закона. Обавезу предаје архиве из става 1. овог члана имају законски наследници јавног бележника. Ако међу лицима из става 2. овог члана нема сагласности које ће лице из реда његових наследника предати архиву умрлог јавног бележника, или ако лице које је дужно да то учини одбије предају архиве, надлежни оставински суд доноси решење о заштити архиве, начину њене предаје и роковима предаје. Жалба против овог решења не одлаже извршење.

 

8. Поступање са архивом до попуњавања јавнобележничког места[10]

 

            Комора одлучује који се списи, књиге и предмети из архиве јавног бележника поверавају јавном бележнику који је именован на место јавног бележника. Она исто тако одлучује које се исправе, списи, књиге и друга документација из архиве јавног бележника који је престао да обавља бележничку делатност одлажу у архиву Коморе.

 

            Комора може да одреди да се архива јавног бележника привремено повери другом јавном бележнику, у целости или делимично, до попуњавања места јавног беленика из става1 овог члана.

 

            На предају архиве јавног бележника ис ст. 1 и 2 овог члана, сходно се примењује одредба члана 113, став 2 овог закона.

 

 

9. Обнова и измена несталих списа

 

            Ако се у поступку предаје архиве прописаном чл. 113 до 115 овог закона утврди да неки спис недостаје, председник Коморе позваће бившег јавног бележника, заступника његове заоставштине, односно јавног бележника из члана 115 став 2 овог закона да донесе спис у одређеном року.[11]

 

            Ако спис из става 1 овог члана не буде враћен у одређеном року, о томе ће се обавестити странке да би могле предузети потребне мере ради заштите својих права.

            Ако се код странака, државног органа или неког другог јавног бележника налази изворник или оверени препис несталног изворника, јавни бележник из члана 115, став 1 овог закона, или јавни бележник из члана 115 став 2 овог закона, сачиниће препис те исправе који ће чувати уместо несталог изворника, а исправу ће вратити.

            Ако се утврди да књиге нису уредно вођене, јавни бележник из члана 115, став 1 овог закона, ако је то могуће, допунит ће исте и о томе сачинити записник. Трошкове обнове и замене списа и попуне пословних књига сноси јавни бележник који је био дужан да преда списе, односно његови наследници.

 

10. Издавање изворника или отправка исправка одложених у архиви Коморе

 

            Када се издају изворник или оверени препис исправе која је одложена у архиву Коморе, примењују се одговарајуће одредбе овог закона, с тим што ту јавнобележничку радњу обавља председник Коморе или од њега опуномоћени јавни беленик који је члан Извршног одбора Коморе.[12]

 

 

11. Улога архивских институција

 

            Као већина закона који се доносе из разних области, и овај Закон тек једним својим чланом (110) упућује на други закон, то јест на закон којим се утврђује крајњи рок зрелости архивске грађе за предају надлежном архиву, у складу са прописима о архивској грађи. Чланови закона који се баве питањима архиве, која настаје радом јавних бележника, ни на који начин не упућују на неопходност сарадње са надлежном архивском службом, већ само са надлежном Комором.

 

            Колика је важност укључивања архивске службе у сам почетак креирања архиве, од настанка регистратурског материјала, документације из које се поступком вредновања докумената према утврђеним критеријумима одабире трајна архивска грађа за предају надлежном архиву, за потребе будућих генерације, правне и историјске науке, не треба посебно објашњавати. Да није сачуване архивске грађе историја би била производ непрецизних и невалидних прича и записа. Зато је од кључне важности да архиви одмах реагују и у директном контакту са Комором јавних бележника донесу и употпуне пратећу, недостајућу регулативу, која ће бити обавезујућа и за јавне бележнике и за Комору у вези са управљањем архивском грађом и регистратурским материјалом, с циљем да се она од самог почетка њеног животног циклуса правилно евидентира, чува, сређује, да буде под регуларним надзором архивских служби, задужених за заштиту архивске грађе у настајању. Најхитнији задатак у том смислу је израда и доношење Листе категорија регустратурског материјала са роковима чувања која би била обавезујућа за све посленике ове нове јавне делатности у Србији. Она би омогућила и надлежним архивским институцијама да прате стварање регистратурског материјала, дакле документације која настаје, како би могли правилно да упућују и саветују њене ствараоце у погледу заштите, како правне, тако и физичке, што је у складу како са важећом законском регулативом, тако и још више у нацрту Закона о архивској грађи и архивској служби Републике Србије, који чека на усвајање.

 

            У интересу је Државе Србије, државних органа, грађана, историчара опште историје, историчара развоја правосуђа, генеалога (истраживача родословља), и низа других професионалних и научних кругова, као и појединаца, да ова нова делатност у Србији буде заштићена од самог почетка у складу са правилима струке.

 

            У договору између надлежне архивске службе у Србији и Коморе мораће да се размотри и питање образовања, односно допуне образовања јавних бележника у смислу канцеларијског и архивског пословања. Истовремено, и архивски стручњаци који се школују и образују за ову делатност мораће детаљније и пажљивије да се посвете питањима везаним за нотарске архиве, да би убудуће боље упознали врсте докумената који настају у току рада јавних бележника. Зато би било потребно да се организују заједничка саветовања, односно летњи течајеви у Архиву Србије и другим надлежним архивским институцијама. Не би требало искључити ни индивидуалну обуку код самих јавноправних бележничких канцеларија, објављивање референтних информација, упутстава, препорука и слично, све у циљу што правилнијег поступања са овом врстом архивске грађе. Будући да интернет са сајтовима појединих архивских установа има све важније несто у обавештавању архивских радника и презентацији архивске документације, било би значајно да се овај вид савремене комуникације од почетка рада јавнобележничких установа искористи за повећавање свести о значају документације која настаје радом јавних бележника, као установе која на српском простору нема дугу традицију. Све би то значајно подигло свест самих јавних бележника и њихове Коморе, али и архивских радника, који ће се у будућности сусрести са проблемом преузимања ове врсте архивске документације.

 

            Још једно важно питање морало би да буде тема разговора између надлежних архивских институција и Коморе, а то је питање безбедности, не само канцеларија, зграда у којима су оне регистроване, изнајмљене, лоциране, већ безбедност информација, безбедност комуникационих линија, питање електронски генерисане архиве и формата њеног безбедног чувања, питање безбедности приступа, како од стране запослених, тако и оних који нису овлашћени да јој на било који начин приђу. Употреба портабл система за складиштење података, употреба мобилних телефона, фотоапарата, и сличних уређаја, који би могли на било који начин да угрозе безбедност документације, сигурност база података односно регистара који се пројектују у оквиру информационих система, у које се смештају информације предвиђене законом, све су то теме које треба да буду предмет озбиљног разматрања од стране посленика јавног бележништва, а и самих архива. Архиви се вероватно по први пут сусрећу са професијом чије се канцеларије углавном налазе у приватним становима, кућама и сличним објектима које нису предмет организоване техничке заштите. Временом ће се показати да архива може да буде изузетно обимна и да ће превазићи смештајне могућности Канцеларије. Вреди размислити какве би инструкције у том смислу требало упутити вршиоцима ове јавне делатности. Постоје стандарди ИСО који се баве питањима безбедности информација и документације, који су јако добро познати архивској делатности, па би и јавни бележници могли да буду упознати са захтевима који се пред њих постављају у вези са безбедносним питањима.

 

            ARMA INTERNATIONAL је објавила Упутство за евалуацију и преговоре са комерцијалним компанијама за смештај и чување архиве[13] У развијеном свету се веома користе услуге професионалних компанија које се баве складиштењем професионалне документације, тако да би и наши ствараоци, било јавног било приватног сектора, требали добро да се упознају са захтевима које је неопходно да поставе како би њихова документација била безбедна.

 

            Архива која настаје у канцеларијама јавних бележника препозната је као веома важна и вредна бављења њом и од стране Међународног архивског савета, будући да је овај међународни форум који се бави питањима архива и документације, формирао Секцију о нотарској архиви[14] са циљем да развија мрежу контаката између архивиста који су одговорни за нотарске архиве, како би заједничким напором дошли до најбоље праксе и препорука у вези са овом врстом архивске грађе.

 

            Овај Рад тек иницира расправе које би требало да се поведу у вези са заштитом ове врсте архивске грађе. Није наодмет рећи да је законодавац увео у српско право обавезу осигурања јавног бележника од професионалне одговорности, с намером да се заштити оштећено лице, као и да се обезбеди заштита имовине осигураника. С тим у вези треба предвидети и заштиту архиве у поседу јавних бележника.

 

ЛИТЕРАТУРА:

 

1. Латинско - српски речник, Београд 2004., Јован Ђорђевић,

2. Јавнобележничка делатност, др.Дејан Ђорђевић, Београд, 2014.

3. Признати нотарски записи, Анали Правног факултета у  

Београду, бр.1/2012. Дејан Ђуровић

4. Закон о јавнобележничкој делатности ((“Сл.гласник СР”, бр.1/2011, 85/2012,      

19/2013, 55/2014).

5. Јавнобележнички пословник (“Сл гласник РС” бр.88/2014.

6. Правилник о јавнобележничкој канцеларији радном времену (”Сл.гласник РС”, бр.31/2012 и 87/2014.

7.Заштита регистратурне грађе у нотарским уредима у федерацији Босне и Херцеговине,Архивска пракса.Тузла 2010, Нијаз Брбутовић,

           

           

 

 

• < Prethodna
• Sledeća >