Поштоване колеге,
Одазивајући се позиву сајта „Архивистика“ да доставимо своје коментаре у вези примене новог Закона о архивској грађи и архивској делатности, достављам Вам огледне примерке решења које доносе архиви у вези уништавања документарног материјала. Пожељно је да остале колеге својим предлозима допуне или измене примерке ових решења, како би смо у пракси уједначили њихову форму и садржину.
Бошко Ракић, архивски саветник ИА Краљево
УНИШТАВАЊЕ ДОКУМЕНТАРНОГ МАТЕРИЈАЛА ПРЕМА НОВОМ ЗАКОНУ О АРХИВСКОЈ ГРАЂИ И АРХИВСКОЈ ДЕЛАТНОСТИ
1. Закон о архивској грађи и архивској делатности је прописао да се уништавање документарног материјала врши по прибављеном одобрењу у писаној форми од надлежног јавног архива. Када се решава по захтеву странке Закон о општем управном поступку прописао је писану форму решења. Решење о уништавању документарног материјала архиви доносе на основу чл. 136 Закона о општем управном поступку (Службени гласник РС, бр.18/2016) и чланова 16 и 22 тачка 3 Закона о архивској грађи и архивској делатности(Службени гласник РС, бр. 6/2020). Код решавања о уништавању документарног материјала има се у виду целина Закона о архивској грађи, с тим што се посебно имају у виду чланови 6, 9 тачка 9, 14, 15 и 16 овог закона.
2. Приликом доношења решења о уништавању документарног материјала по новом Закону архиви се не могу позивати на прописе о уништавању документарног материјала који су донети пре овог закона као што су Упутство о поступку одабирања архивске грађе и излучивању безвредног регистратурског материјала о начину примопредаје грађе између органа управе и надлежних архива (Службени гласник СРС, бр. 9/70) које је донело Архивско веће при Архиву Србије 1970.године, као и Упутство о одабирању и излучивању које је донео Републички секретаријат за правосуђе и општу управу 1981.године, јер су стављени ван снаге 1981.године, односно 1992.године.
3. Поред решења којим се одобрава уништавање документарног материјала, архиви ће доносити решења којим се захтеви стваралаца документарног материјала одбацују зато што су непрецизни и непотпуни, као и решења којим се одбијају захтеви за уништавање документарног материјала зато што нису испуњени сви законски услови (нпр. документарни материјал није евидентиран у архивску књигу, односно стваралац не води архивску књигу, нису истекли рокови чувања предложеног документарног материјала за уништавање и сл.).
4. Архиви о уништавању документарног материјала решавају искључиво по захтеву странке (стараоца документарног материјала). Уз захтев за уништавање документарног материјала ствараоци документарног материјала архиву достављају списак документарног материјала издвојеног за уништавање у два примерка (потписан од чланова комисије и заведен у деловони протокол) и препис архивске књиге у коју је документарни материјал предложен за уништавање евидентиран (уколико препис архивске књиге није претходно достављен архиву у законом прописаном року - до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години). Списак документарног материјала издвојеног за уништавње садржи редни број, врсту документарног материјала, годину настанка, количину у документарним јединицама и дужним метрима, редни број из листе, редни број и архивске књиге и рок чувања из Листе. Уколико језахтев ствараоца документарног материјала непрецизан или непотпун, надлежни архив ће у складу са чл. 59 Закона о општем управном поступку странци наложити да поднесак уреди у року који неможе бити краћи од 8 дана од дана обавештавања. Уколико странка у остављеном року не уреди поднесак-захтев, надлежни архив ће решењем одбацити захтев као непотпун. Уколико је захтев потпун и уколико су испуњени сви законски услови за уништавање, архив ће донети позитивно решење и одобрити уништавање документарног материјала. Нови закон о архивској грађи и архивској делатности не предвиђа право жалбе на решење архива у вези уништавања документарног материјала.
А. Пример решења када је архив позитивно одлучи по захтеву странке за уништавање документарног материјала: Преузми
Република Србија
Историјски архив ________
Бр. ________
Датум:_______
Место
На основу чл. 136 Закона о општем управном поступку (Службени гласник РС, бр.18/2016) а у вези чл. 16 и 22 тачка 3 Закона о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник РС, бр. 6/2020), а поводом захтева Општинске управе општине ___________, бр. 138 од 12.02.2020. године, доносим
Р Е Ш Е Њ Е
1. Одобрава се Општинској управи општине ________, уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања означеног у списку документарног материјала издвојеног ради уништавања бр. 137 од 09.02.2021.године, а који чини саставни део овог решења.
2. Приликом уништавања документарног материјала предузети мере заштите података како се не би повредила права и правни интерес лица на који се документарни материјал односи и уништавање извршити до границе немогућности репродуковања садржине докумената, чиме се обезбеђује заштита података личности у складу са Законом о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник РС, бр. 6/2020) и Законом о заштити података личности (Службени гласник РС, бр.87/2018). Папир који се уништава предати локалним центрима у којима се врши рециклажа или организацији која се бави откупом старог папира, сагласно обавези прописаној законом који уређује управљање отпадом.
3. Обавезује се Општинска управа општине ___________ да достави Архиву Записник о датуму и начину на који је уништен материјал.
О б р а з л о ж е њ е
Општинска управа општине _________ својим дописом бр.138 од 12 02.2021.године затражила је од Историјског архива одобрење за уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања назначеног у приложеном списку. Из приложене документације произилази да су чланови Комисије Општинске управе, састављајући списак документарног материјала предложеног за уништавање бр. 137 од 02.02.2021.године, издвојили и предложили за уништавање документарни материјал којем је истекао рок чувања на основу Листе категорија документарног материјала са роковима чувања за Општинску управу општине _________, на коју је сагласност дао надлежни Архив (бр. 497 од 09.04.2008. године). Такође, утврђено је да је документарни материјал који је издвојен и предложен за уништавање евидентиран у архивској књизи чији препис је достављен архиву уз поднети захтев.Редни бројеви уписа, врсте (категорије) документарног материјала, године настанка и количине из списка за уништавање у сагласности су са подацима из архивске књиге и роковима чувања утврђеним Листом, а што је утврђено увидом у списак предложеног издвојеног документарног материјала за уништавање и непосредном провером на лицу места од стране овлашћеног лица Историјског архива.
Имајући у виду све наведене чињенице које указују да је предлагање документарног материјала за уништавање извршено у складу са чл. 16 Закона о архивској грађи и архивској делатности и да се ради о документарном материјалу којем су истекли рокови чувања, решено је као у диспозитиву овог решења.
Доставити: Историјски архив __________
- начелнику општинске Д и р е к т о р
управе __________
- у досије регистратуре
Б. Пример решења којим се захтев одбасцује из разлога што је поднесак-захтев непрецизан и непотпун: Преузми
Република Србија
Историјски архив ________
Бр. ________
Датум:_______
Место
На основу чл. 136 Закона о општем управном поступку (Службени гласник РС, бр.18/2016) а у вези чл. 16 и 22 тачка 3 Закона о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник РС, бр. 6/2020), а поводом захтева Општинске управе општине __________, бр. 138 од 12.02.2020.године, доносим
Р Е Ш Е Њ Е
1. Одбацује се као непотпун и непрецизан захтев бр. 138 од 12.02.2020.године органа управе општине _________, за уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања означеног у списку документарног материјала издвојеног ради уништавања бр. 137 од 09.02.2021.године који се налази у прилогу овог захтева и чини саставни део овог решења.
О б р а з л о ж е њ е
Општинска управа општине _________ својим дописом бр.138 од 12 02.2021.године затражила је од Историјског архива _________ одобрење за уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања наведеног у приложеном списку бр. 137 од 12 02.2021.године.
Овлашћено лице Историјског архива утврдило је да је захтев непотпун и непрецизан јер не садржи прецизне податке о врсти, садржају, времену настанка, роковима чувања, редне бројеве под којим је документарни материјал уписан у архивску књигу, односно да подносилац захтева није доставио препис архивске књиге. С обзиром да се ради о непрецизном и непотпуном захтеву Историјски архив је у складу са чл. 59 Закона о општем управном поступку Службени гласник РС, бр.18/2016) наложио подносиоцу захтева да у року од 8 дана од дана пријема обавештења уреди, прецизира и доппуни захтев са упозорењем да уколико то не учини захтев ће бити одбачен. У остављеном року странка није допунила захтев и на основу непотпуног захтева Историјски архив није могао мериторно да одлучи.
Имајући у виду све наведене чињенице које указују да је захтев за уништавање документарног материјала непрецизан и непотпун и да исти није допуњен у законом прописаном року, решено је као у диспозитиву овог решења.
Доставити: Историјски архив _________
- начелнику општинске Д и р е к т о р
управе _________
- у досије регистратуре
В. Пример решења којим се одбија захтев за уништавање документарног материјала: Преузми
Република Србија
Историјски архив ________
Бр. ________
Датум:_______
Место
На основу чл. 136 Закона о општем управном поступку (Службени гласник РС, бр.18/2016) а у вези чл. 16 и 22 тачка 3 Закона о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник РС, бр. 6/2020), а поводом захтева Општинске управе општине ____________, бр. 138 од 12.02.2020.године, доносим
Р Е Ш Е Њ Е
1. Одбија се захтев бр. 138 од 12.02.2020.године органа управе општине ___________, за уништавање документарног материјала означеног у списку документарног материјала издвојеног ради уништавања бр. 137 од 09.02.2021. године који се налази у прилогу овог захтева и чини саставни део овог решења, јер овом документарном материјалу није истекао рок чувања.
О б р а з л о ж е њ е
Општинска управа општине __________ својим дописом бр.138 од 12 02.2021.године затражила је од Историјског архива ___________ одобрење за уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања наведеног у приложеном списку бр. 137 од 12 02.2021. године.
Представник Архива је дана 21.02.2021.године, заједно са члановима Комисије органа управе Општине ________, утврдио да је издвојен и предложен за уништавање документарни материјал којем није истекао рок чувања према Листи категорија документарног материјала са роковима чувања за Општинску управу општине ___________, на коју је сагласност дао надлежни Архив (бр.497 од 09.04.2008.године). Такође, утврђено је да је Комисија издвојила и предложила за уништавање архивску грађу, односно документарни материјал који је настао у писаном облику а који је микрофилмован и дигитализован.
Имајући у виду све наведене чињенице које указују да је предложен за уништавање документарни материјал којем није истекао рок чувања, односно документарни материјал који има статус архивске грађе за који постоји обавеза његовог трајног чувања у изворном облику без обзира што је микрофилмован и дигитализован како је прописано чл. 6 и 16 Закона о архивској грађи и архивској делатности (Службени гласник РС, бр. 6/2020), решено је као у диспозитиву овог решења.
Доставити: Историјски архив _________
- начелнику општинске Д и р е к т о р
управе _________
- у досије регистратуре
5. Новим законом није предвиђен подзаконски акт који регулише поступак уништавања документарног материјала чији рокови чувања су истекли. Међутим, у делу закона који се односи на управљање документима (чланови 15 и 16) прописано је да ствараоци документарног материјала доносе опште акте о управљању документима (у аналогном и електронском облику) који поред евидентирања и архивирања садрже и одредбе о одабирању и издвајању ради уништавања документарног материјала, као и листе категорија документарног материјала са роковима чувања (уредба о канцеларијском пословању органа управе, судски пословник за судове, правилници о канцеларијском пословању које доносе ствараоци и имаоци документарног материјала и сл. Законом је предвиђено да Влада уређује управљање документима и доноси Листе категорија документарног материјала са роковима чувања за ствараоце и имаоце који врше јавна овлашћеа, односно да одређена министарства уређују управљање документима за област коју покривају).
6. По новом закону одобрење за уништавање документарног материјала у обавези су да прибаве државни органи и организације, органи територијалне аутоновије и јединице локалне самоуправе, установе, јавна предузећа и имаоци јавних овлашћења, а остали ствараоци немају ту обавезу. Архиви треба да утврде и идентификују који су то све ствараоци који врше јавна овлашћења (нису у питању само државни органи и организације, установе и јавна предузећа, већ постоје и удружења грађана која врше одређена јавна овлашћења).
7. Сви ствараоци архивске грађе и документарног материјала имају обавезу да прибаве сагласност јавног архива на Листе категорија документарног материјала и сви имају обавезу да воде архивску књигу. Уништавање се одобрава само за документарни материјал којем је истекао рок чувања према утврђеној Листи категорија на коју је сагласност дао надлежни јавни архив и документарни материјал који је евидентиран у архивкој књизи. Уколико не постоји архивска књига, односно документарни материјал није евидентиран (уписан) у архивску књигу, архив не може одобрити уништавање документарног материјала, што је разлика у односу на досадашње прописе по којима се уништавање документарног материјала одобравало по правилу за документарни материјал који је евидентиран у архивској књизи, а у пракси изузетак је претворен у правило и давана су одобрења у сличајевима када нема архивске књиге. По новом Закону сви ствараоци имају обавезу да одабирају архивску грађу и издвајају ради уништења документарни материјал којем је истекао рок чувања, годину дана од истека утврђеног рока, што значи да ту обавезу имају и они ствараоци који не врше јавна овлашћена, али нису у обавези да прибаве сагласност јавног архива.
Бошко Ракић, архивски саветник
ИА Краљево
- Detalji
- Pogodaka: 596
