Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

„Бити спреман, то је све!“ (Хамлет, В. Шекспир)

Последњих година сведоци смо све већег броја природних катастрофа које угрожавају људске животе, материјална добра, али и архивску грађу и документарни материјал. Поред тога, архивска грађа и документарни материјал може да страда и као део намерне саботаже, непажњом појединаца, у несрећи изазваној кваром на инсталацијама и слично. Свака институција, установа, организација и друго правно лице требало би да има план заштите у ванредним ситуацијама који би, поред заштите људи и материјалних добара, морао да обухвати и заштиту архивске грађе и документарног материјала. Потпуно је јасно да план заштите не може и не треба на исти начин да третира целокупну документацију једне организације. Такав план би био преобиман, прескуп за реализацију, непрактичан и неефикасан. С тога је неопходно одредити приоритете током спасавања. Предност током спасавања план заштите би свакако требало да дâ архивској грађи, односно документацији која је предвиђена за трајно чување. Поред документације трајног карактера, која има историјски, културолошки и научни значај, постоји још једна категорија која има приоритет током спасавања. Реч је о такозваним виталним документима. ВИТАЛНИ ДОКУМЕНТИ су документи неопходни за наставак функционисања или реконструкцију организације током или након стања опасности, као и документи есенцијални за заштиту права и интереса организације и појединаца који непосредно зависе од њене активности.[1] Из саме дефиниције се може закључити да витални документи имају практични значај за наставак рада и опоравак организација за време и после ванредне ситуације. Термин је настао из потребе да се документи неопходни за одржање основних функција пословања организације дефинишу, издвоје и заштите. Витални документи не морају нужно да буду предвиђени за трајно чување, а чине их они документи који:

а) утемељују правни статус организације;

б) чувају права организације, власника, запослених и корисника услуга/производа;

в) документацију, с финансијског становишта, активну и пасиву организације;

г) документацију делатности организације, што омогућава извршење процеса производње и других задатака.

Када неку организацију задеси катастрофа, материјални губици се углавном надокнаде од исплаћеног осигурања. Међутим, то није довољно за опоравак и наставак рада организације. Према подацима америчке ватрогасне службе 40% организација је пропало годину дана после велике несреће, а 20% после две године, не због материјалних губитака, већ због немогућности опоравка услед губитка виталних докумената. Да би се избегао овакав след догађаја, неопходно је заштитити виталне документе. Заштита виталних докумената подразумева следеће:

1. Као прво, неопходно је да свака организација идентификује виталне документе, који не би требало да чине више од 2 до 4% целокупне документације. Треба разликовати важне од виталних докумената. Важни документи су битни за организацију, али њихов губитак организацију не чини неоперативном и не доводи у питање њен опстанак.

2. Виталне документе је потребно физички заштитити. Њихов третман би требало да буде идентичан третману докумената који се чувају трајно: требало би да буду смештени на ниже редове полица или ормана, што ближе излазу за случај евакуације, требало би да су видно обележени ознаком за приоритет током спасавања и друго.

3. Како би се смањила могућност губитка виталних докумената, требало би израдити њихове копије, које би се чувале у згради организације (у засебној просторији, каси, специјалним орманима) или ван ње. Копије се израђује приликом стварања докумената или као репродукције већ постојећих докумената, у папирној форми, као дигитална копија или микрофилм.

4. Потребно је да организација одреди особе задужене за виталне документе које би радиле на њиховом одабиру, заштити, копирању, али и на ажурирању, како би они увек одражавали тренутно стање те организације.

5. Неопходно је у склопу плана заштите у ванредним ситуацијама уврстити део који се односи на заштиту виталних докумената, односно на њихову идентификацију, физичку заштиту, израду и чување копија, акцију спасавања у току несреће, употребу копија за време и непосредно после несреће у циљу опоравка и наставка рада организације.

У Америци, Европи, па и у земљама у окружењу појам виталних докумената је одавно у употреби, а програму њихове заштите посвећује се велика пажња. Програм заштите виталних органа изискује одређена финансијска средства и додатни ангажман запослених, те се с тога организације тешко одлучују на његову израду. С обзиром да је 2009. године ступио на снагу Закон о ванредним ситуацијама, који обавезује све институције, установе, организације и друга правна лица на израду Плана заштите у ванредним ситуацијама, право је време да витални документи нађу своје место у нашој архивској струци и правним актима, како би могли адекватно да се заштите. Поред тога, увођење нових стручних израза и њихово усвајање од стране стручне заједнице указује на раст и развој сваке струке, па и архивске. И на крају, рад бих желела да завршим цитатом: „Програм заштите виталних докумената није луксуз већ нужност. Витални документи су документи чија је информативна вредност тако велика, а последице губитка тако тешке, да је посебна заштита оправдана у сврху смањења ризика од њиховог губитка. Најбитнији циљ програма заштите виталних докумената је опстанак организације, а што се брже организација опорави након несреће, мањи су губици новца, времена и угледа.“[2]

 

РАД ЈЕ ОБЈАВЉЕН У: Архивски гласник, информативни билтен Архивистичког друштва Србије, број 10, Београд, 2015, 21.

 


[1] Светлана Аџић, Архиви и архивска грађа – термини, описи, дефиниције (енглеско-српски терминолошки речник), Београд 2012, 160.

[2] Živana Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arhivski vjesnik, br. 43, Zagreb 2000, 47-54.

   

YouTube  

   

Facebook  

   

SlideShare  

   
© 2018 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA