Sažetak:O arhivskoj knjizi se, naizgled, sve zna. Definicija je ista ili slična u svim udžbenicima iz kancelarijskog poslovanja ili arhivistike. Zakonskim ili podzakonskim aktima sve države bivše Jugoslavije su propisale njen izgled, obavezu stvaralaca i imalaca arhivske gradje i registraturskog materijala da isti unose u njen obrazac, a da se prepis redovno dostavlja na uvid nadležnim arhivima. Nedostatak stručnih članaka u arhivističkoj literaturi i na arhivističkim skupovima, kao da potvrđuje tezu da se na ovu temu nema šta dodati. No, da li je zaista tako? Tokom višegodišnjeg rada na zaštiti arhivske građe van arhiva, autori su utvrdili da se u praksi arhivska knjiga i dalje vodi raznoliko, da pojedinim kategorijama stvaralaca, poput privrede, postojeći oblik nije odgovarajući, da velikom delu sadašnjih registratura ne odgovaraju koncepti vodjenja arhivske knjige iz perioda od pre četrdesetak godina, da postoji nedoumica kako i gde zavoditi elektronsku dokumentaciju!  

Ključne reči: Arhivska knjiga, registraturski materijal, arhivsko poslovanje, osnovne evidencije, kancelarijsko poslovanje, arhivsko zakonodavstvo.

Zakonska regulativa - Od registara do osnovne evidencije arhivske građe

Mnogi autori su, do sada, davali definicije arhivske knjige. Uz mnoštvo finesa, svi oni se slažu da je arhivska knjiga opšta inventarna evidencija (pregled) celokupne dokumentacije. Ona predstavlja i informativno obaveštajno sredstvo, pošto daje informacije o celovitosti fonda, stepenu sređenosti, količini i sadržaju arhivske građe i registraturskog materijala koji se nalazi na čuvanju kod stvaraoca, o dokumentaciji koja je izlučena (uništena) ili koja je predata nadležnom arhivu. Istovremeno, dostavljanje njenog prepisa omogućava nadležnom arhivu osnovne informacije za obavljanje određenih postupaka, koji za krajnji cilj imaju preuzimanje arhivske građe po sticanju zakonom određenih uslova.

Na svom razvojnom putu, arhivska knjiga je značajno evoluirala. Od nastanka modernih država prisutna je tendencija što efikasnije organizacije administrativnog poslovanja. Još sredinom 18. veka, na prostoru Habsburške monorhije, organi državne uprave su se obavezivali

„ ... da se prema godišnjem sledu, stave u arhivu svi spisi i slučajevi, kao i milostive kraljevske naredbe i uredbe... Neka se uvede, kao sažeta i precizna knjiga, registar ili pregled sadržine istih spisa i slučajeva, po alfabetskom redu, da bi se lakše moglo bez truda imati pri ruci...“

Tek u godinama posle Drugog svetskog rata započeto je donošenje niza pravnih dokumenata koji su se odnosili na pitanje regulisanja kancelarijskog poslovanja i zaštite arhivske građe. Obrazac arhivske knjige normiran je na saveznom nivou Uputstvom za izvršenje Uredbe o kancelarijskom poslovanju.Ovim Uputstvom, po prvi put su organi državne uprave bili obavezni da vode arhivsku knjigu kao opšti inventarni pregled celokupnog registraturskog materijala. Tadašnji obrazac se sastojao od šest rubrika: Rednog broja arhivske knjige, Datuma upisa, Godine nastanka, Opisa arhivskog materijala, Ukupnog broja arhivskih jednica. Šesta rubrika se zvala Napomena. Normiranjem ovog obrasca stvorila se mogućnost za redovno i standardizovano upisivanje registraturskog materijala, ne samo za organe državne uprave, već su i ostali stvaraoci i imaoci arhivske gradje dobili preporuku za vodjenje svojih evidencija.

U daljem razvoju kancelarijskog poslovanja i arhivske delatnosti, zakonodavna delatnost je prešla sa federacije na republike. Socijalistička republika Srbija u periodu od šezdesetih do osamdesetih godina XX veka donosi niz propisa iz ovih oblasti. Obrazac arhivske knjige je prilagođavan potrebama funkcionalnijeg i efikasnijeg evidentiranja registraturskog materijala primenom Uputstva o načinu vodjenja i korišćenja arhivske knjige organa uprave, te kasnije primenom nešto izmenjenim Uputstvom o načinu vodjenja i korišćenja arhivske knjige.

Kako je Uputstvo o načinu vodjenja i korišćenja arhivske knjige iz 1981. godine, teoretski i dalje na snazi, zaslužuje detaljniju analizu. Uvodni članovi Uputstva, naglašavaju da ono reguliše način vođenja i korišćenja arhivske knjige, kao opšteg inventarnog pregleda registraturskog materijala, kod organa državne uprave, upravnih organizacija, stručnih službi, društveno-političkih zajednica i njihovih izvršnih organa, organa međuopštinskih regionalnih zajednica koje su vršile poverene upravne poslove i organizacija udruženog rada i drugih samoupravnih organizacija. Na osnovu Uputstava obrazac arhivske knjige je proširen sa rubrikom "Prostorije i police" – kao topografski pokazivač za registraturu, gde se upisivao podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten registraturski materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem.

Shodno članu 5. Uputstva, upisivanje u arhivsku knjigu se vrši na sledeći način:

1. U rubriku "Redni broj registraturskog materijala" - upisuju se od jedan pa nadalje brojevi istovrsnog registraturskog materijala nastalog tokom jedne godine, bez obzira na broj registraturskih jedinica.
   Redni brojevi se nastavljaju u knjizi kontinuirano iz godine u godinu.
   Registraturske jedinice obeležavaju se rednim brojem pod kojim se materijal određene vrste vodi u arhivskoj knjizi.

2. U rubriku "Datum upisa" - upisuje se dan, mesec i godina upisa registraturskog materijala.
   Registraturski materijal iz prethodne godine upisuje se u arhivsku knjigu najkasnije do kraja aprila naredne godine.

3. U rubriku "Godina nastanka" - upisuje se godina odnosno razdoblje u kojem je registraturski materijal nastao.
   Za registraturski materijal koji obuhvata podatke iz više godina, upisuje se početna i završna godina, odnosno raspon godina (na primer: matična knjiga za period od 1960/1964. godine).

4. U rubriku "Sadržaj - klasifikacioni znak" - upisuje se kratka sadržina registraturskog materijala i klasifikacioni znak.

5. U rubriku "Količina registraturskog materijala" - upisuje se ukupan broj registraturskih jedinica (fascikl, kutija, registrator) istovrsnog registraturskog materijala.

6. U rubriku "Prostorije i police" - upisuje se podatak u kojoj prostoriji, polici i ormaru je smešten registraturski materijal, kao i sve promene u vezi sa smeštajem.

7. U rubriku "Primedba" - upisuju se podaci u vezi sa izlučivanjem ili primopredajom arhivske građe nadležnom arhivu.”

Obrazac arhivske knjige, koji je danas u upotrebi kod najvećeg broja registratura, je propisan Uputstvom o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave. Član 119. nalaže da se „u arhivsku knjigu upisuje registraturski materijal iz prethodne godine najkasnije do 30. aprila tekuće godine. Upisuje se sav registraturski materijal bilo da je nastao u radu organa državne uprave za koje se vodi arhivska knjiga ili da se po bilo kom drugom osnovu nalazi na čuvanju u arhivi organa državne uprave.” Izgled arhivske knjige za organe državne uprave je definisan Obrascem br. 21. Ovaj obrazac arhivske knjige, u odnosu na prethodni, ima značajne dodatke – uvodi se kategorija klasifikacione oznake, te rubrika broj i datum zapisnika, koji se ispunjavao za kategorije (odnosno klasifikacione oznake) sa rokom čuvanja, sa brojem Zapisnika o izlučivanju kojim je nadležni arhiv dao saglasnost da se navedena kategorija može uništiti.

 

(Prilog 1.)

Obrazac br. 21 - Arhivska knjiga

 

Na kraju, da bi nedoumica bila potpuna, Zakon o kulturnim dobrima iz 1994. godine u svom članu 37. obavezuje stvaraoce, tj „državne organe i organizacije, organe jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica u toku čijeg rada nastaje registraturski materijal da označavaju i datiraju registraturski materijal i vode osnovnu evidenciju(!) o njemu.” Do današnjeg dana nije razrešena ova nejasnoća. Višeznačnost pojma osnovna evidencija, nedorečenost i nejasnoće pravne regulative, u kombinaciji sa mnoštvom nearhivskih problema devedesetih godina XX veka, ostavilo je dubok trag na postupak zaštite arhivske građe van arhiva u Republici Srbiji.

Da li je teorija objedinjena sa praksom?

Bez obzira na navedena uputstva o arhivskoj knjizi, na dugogodišnji rad arhivista zaposlenih na poslovima zaštite arhivske građe van arhiva, kao i same praktične potrebe imaoca arhivske građe za sređenim evidencijama sopstvene dokumentacije, situacija na terenu varira od „uređene“, preko „improvizovane“ i „neuređene“ (neurednog vođenja arhivske knjige) do „apsolutnog nepostojanja bilo kakve evidencije“. Razlozi su pre svega u zastarelosti arhivske normative, neprilagođenosti arhivskih ustanova novim tranziciono i informatičkim odnosima. Spomenimo da su još u to vreme, oko korišćenja tipa arhivske knjige, postojale nejasnoće proistekle iz postojanja dva različita Uputstva, jednog iz 1981. godine i drugog Uputstva koje je doneto 1993. godine. Oba Uputstva predviđaju, dakle dva različita obrasca.

U praksi Službe za zaštitu arhivske građe van arhiva Istorijskog arhiva Grada Novog Sada, na primer, prvobitni stav je bio da je obrazac arhivske knjige iz 1993. godine, potpuniji, precizniji i da treba da se primenjuje i na ostale stvaraoce arhivske građe iako je predviđen samo za organe uprave i da treba insistirati na njegovoj bezuslovnoj primeni. Ovakva odluka doneta u uslovima ratnih prilika na prostoru ex Jugoslavije, hiperinflacije i društveno ekonomske tranzicije, dala je samo negativne rezultate. Nalaganje mera revizije arhivske knjige i njenog ponovnog ustrojavanja nije naišlo na adekvatan odziv u registraturama, pre svega kod privrednih organizacija. Tek od početka dvehiljaditih, promenjen je stav i ponovo dozvoljeno da registrature arhivsku knjigu vode na obrascu iz 1981. godine. Sa druge strane, otvorilo se i pitanje da li, i u kojoj meri, treba dozvoliti improvizaciju prilikom procesa sređivanja i unosa u arhivsku knjigu ili se striktno držati obrazaca, ma koliko bili uvereni u nedostatke istog?

Navešćemo nekoliko primera najčešćih grešaka prilikom upisivanja registraturskog materijala u arhivsku knjigu:

Negativan primer prijema prepisa arhivske knjige svakako je primer jedne zdravstvene ustanove iz Beograda, koja dugi niz godina, u proteklom periodu, šalje nadležnom arhivu, dva prepisa arhivske knjige. Jedan koji se odnosi na medicinsku dokumentaciju i jedan koji se odnosi na evidentiranje dokumentacije nastale radom imaoca/stvaraoca nemedicinskog karaktera. Odluka arhiviste, koji se bavi zaštitom ove dokumentacije na terenu, bila je da ostane tako kako jeste u proteklih 30 godina, jer Ustanova trenutno u depoima poseduje 2.246 dužnih metara. Otežana je, u velikoj meri, mogućnost celokupnog sređivanja, zbog gore navedene količine koju su stvorili do sada. Isključivo ta činjenica, kao i nedostatak ljudstva da se pozabavi ovim problemom, uticala je na odluku da upis nastave na način na koji su navikli. Rezultat te odluke vidljiv je u prilogu II.

 

Prilog br. 1: Arhivska knjiga medicinske dokumentacije

 

Prilog br. 2: Arhivska knjiga nemedicinske dokumentacije

 

 

Uputstvima je predviđeno da pisarnice, odnosno zadužena lica u registraturama, vode arhivsku knjigu „kao opšti inventarni pregled celokupnog registraturskog materijala, a da se upis registraturskog materijala u arhivsku knjigu vrši se po godinama i klasifikacionim oznakama.“ Treba naglasiti da se upis „po godinama” obavlja logičnim sledom nastalih godina onih registraturskih jedinica koje su unutar registrature nastale njihovim radom i ukazana je potreba da se iste odlože ad akta. Praksa je međutim drugačija, najčešća greška prilikom upisivanja registraturskih jedinica nastaje upisom različitih godina. Na primer, evidentira se zbirno srodna dokumentacija iz 2003. – Ulazni računi; potom se navodi ista vrsta dokumentacije koja je nastala 2004, pa 2005. i tako do 2016. godine da bi se po istom principu potom, upisivale neke druge kategprije, na pr. – kalkulacije za 2003, 2004. i sve do 2016. godine. Slično se i kod organa državne uprave dešava da se akti neažurno arhivaraju, pa se iste klasifikacione oznake iz jedne godine prilikom naknadnog upisa, mogu pronaći ne samo razdvojene u arhivskoj knjizi, nego i fizički odvojene u arhivskom depou.

Treba naglasiti da se obaveza dostavljanja prepisa, ili u poslednjem periodu, izvoda iz računara kao prepis arhivske knjige, za proteklu kalendarsku godinu dostavlja nadležnom arhivu po jednom Uputstvu do kraja aprila, a po drugom najdalje do kraja naredne godine. Međutim, praksa pokazuje drugačije, naročito u velikim gradskim sredinama (Beograd, Novi Sad, Niš, Užice) gde je skoncentrisan veliki broj pravnih subjekata te iz tog razloga nije moguće iskontrolisati redovnost dostavljanja pa se često, prepis arhivske knjige, šalje jednom u nekoliko godina ili nakon obavljenog stručnog nadzora nad radom registrature pa opet ništa do idućeg zakazanog nadzora.

U vremenu razvoja informatičkih tehnologija pojavili su se novi problemi u vezi sa upisom u postojeće Obrasce arhivske knjige. Sve je češći slučaj da se evidencije registraturskog materijala vode elektronski. Prvi problem svakako je u činjenici da se elektronski Obrazac formira od registrature do registrature. Zadužena lica pojedinih pravnih subjekata smatraju da im nisu neophodne sve kolone predviđenog Obrasca pa samostalno formiraju postojeće nazive ili pak samostalno dodaju pojedine kolone. Kolona pod nazivom Bar kod naročito je popularna kod onih pravnih subjekata koje su poverile svoju dokumentacija na čuvanje društvima koja su za to specijalizovana (outsourcing). Problem je što je u pitanju rubrika koja nije nikome razumljiva, ni stvaraocu, ni nadležnom arhivu. Dosadašnja praksa je ipak pokazala da su registrature nakon sugestija i primedbi ispravljale ukazane nedostatke. Sa druge strane, postavlja se pitanje, kako u postojećem obrascu arhivske knjige navesti količine za dokumentaciju u elektronskom obliku? CD? Eksterni hard disk? Cloud?

Jedan pokušaj analize stanja

Svesni svih nejasnoća u vezi sa ovakvim obrascima arhivske knjige kao osnovne evidencije, autori su pokušali da putem ankete saznaju mišljenje ostalih kolega zaposlenih na poslovima zaštite arhivske građe van arhiva u Republici Srbiji. Anketa se sastojala iz 6 pitanja:

 

1. Da li se u vašem arhivu prihvata Prepis arhivske knjige i u vidu klasičnog obrasca O 21 i u elektronskoj formi sa rubrikama obrsca O 21 odnosno samoinicijativno poređanim/predviđenim rubrikama:

 

samo O 21                    (7 arhiva)

samo elektornski (klasičnih rubrika)        (3 arhiva)

samo elektronski (različitih rubrika)        (2 arhiva)

sve navedeno                    (7 arhiva)

 

2. Da li se u prepisima arhivskih knjiga razlikuju rubrike klasičnog obrasca O 21 i obrasca formiranog u registraturi u elektronskoj formi i u kojim rubrikama je najčešća razlika (koje rubrike su dodate odnosno koje nedostaju):

• Nedostaje rubrika o izlučivanju           (2 arhiva)

• Sve rubrike su odgovarajuće           (4 arhiva)

 

3. Da li prihvatate prepis arhivske knjige bez osnovnih obeležja- delovodnog broja, datuma, pečata, potpisa onoga ko je sačinio Prepis arhivske knjige, bez naznačene količine evidentiranog registraturskog materijala i arhivske građe.

prihvatam (3 arhiva)

ne prihvatam (9 arhiva)

delimično bez gore navedenog (4 arhiva)

 

4. Da li Dopisom odbijate prepis arhivske knjige uz obrazloženje zašto se ne prihvata

da                            (9 arhiva)

ne                            (8 arhiva)

traži se dopuna                    (1 arhiv)

izriče se primedba prilikom nadzora        (1 arhiv)

 

5. Da li mislite da je neophodno revidirati postojeći obrasac arhivske knjige

1. da                            (9 arhiva
2. ne                            (6 arhiva)
3. ne znam                  (1 arhiv)

 

6. Da li mislite da je neophodno unificiranje Dopisa kojim bi se odbijala akta upućena nadležnom arhivu poput neodgovarajućeg Prepisa arhivske knjige, Popisa za izlučivanje, Popisa za primopredaju i drugih radnji

1. da                            (18 arhiva)
2. ne                            (1 arhiv)

 

Već je sam odaziv (odgovorilo je 19 arhiva, nešto više od polovine anketiranih) sugerisao da u velikoj meri postoji zainteresovanost za ovaj tip arhivističke inicijative. Većina anketiranih se složila da postoji potreba za standardizacijom i unifikovanjem postupaka i procedure komunikacije sa registraturama, kao i da postoji potreba za revizijom postojećeg obrasca arhivske knjige. Raznovrsnost odgovora na pitanja iz oblasti prijema i obrade elektronskih prepisa arhivske knjige takođe nam ukazuje da su arhivisti svesni informatičke realnosti oko sebe, ali i da u nedostatku jasnih normativa, lutaju pokušavajući sami da odredi šta je ispravno, a šta ne.

 

 

Zaključak

 

Nepostojanje arhivske knjige je najčešće odraz nesređenosti arhivske građe i registraturskog materijala u registraturi. Samim tim, sve nejasnoće, nedoumice i greške prilikom upisa u obrazac arhivske knjige, kao opšte inventarne evidencije, reflektuju se na stanje dokumentacije, i u perspektivi, na stepen sačuvanosti i sređenosti arhivskog fonda nakon preuzimanja od strane arhivske ustanove. Sa razvojem kancelarijskog i arhivskog zakonodavstva na federalnom i republičkom nivou su donošeni razni zakonski i podzakonski akti koji su imali za cilj standardizaciju poslovanja u ovim oblastima. Činjenica je da su u poslednjih šezdeset godina, u Republici Srbiji doneta čak četiri Uputstva iz oblasti kancelarijskog poslovanja u kojima je definisan izgled i način vođenja arhivske knjige. Međutim, poslednje doneto Uputstvo je staro više od 25 godina i danas u velikoj meri ne zadovoljava potrebe ni stvaralaca registraturskog materijala ni arhivskih ustanova. Arhivska praksa je davno prevazišla postojeću arhivsku teoriju, kao i arhivsku pravnu regulativu što se negativno odražava naravno u samoj praksi. Postojeći obrazac arhivske knjige očigledno više ne odgovara potrebama savremenog poslovanja. Iz tog razloga bilo bi potrebno u novim normativnim aktima jasno razgraničiti i definisati šta je osnovna evidencija registraturskog materijala (dokumentarnog materijala - u predlogu novog Zakona), šta je prepis arhivske knjige a šta popis arhivske građe i ko je obavezan da iste dostavlja te na koji način.

Takođe je neophodno dati odgovor na činjenicu kako postupati u registraturama kada imaoci/stvaraoci registraturskog materijala i arhivske građe sami formiraju elektronski obrazac arhivske knjige ( najčešeće u exelu, sa kolonama/rubrikama koje misle da odgovaraju njihovom načinu poslovanja) Da li će struka pa i država sama, pokrenuti inicijativu za formiranjem elektronskog obrasca arhivske knjige, te dati odgovore koji se na terenu najčešće postavljaju, kako i na koji način će registrature biti primorane da iz analognog formata (arhivsku knjigu) „pretoče” u digitalni format i „vode” je jednoobrazno - elektronski. Za sada arhivisti koji rade na poslovima zaštite arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva nemaju adekvatan i jasan odgovor na ova pitanja.

 

Archival Book

Summary:Everything is apparently well-known when it comes to the term of Archival Book. Definition is similar in every text book on archival science or recordkeeping. The law in all ex Yugoslav states requires specific form of Archival Book and obliges creators and holders of archival material to register in the Book all archival and active records and to regularly deliver copy of a Book to the relevant Archive. Lack of professional articles in archival literature and seminars seems to be confirming the theory that there is nothing to be added on this topic. But, is this really the case? Working for years on the protection of archival material outside Archives, authors of this article have determined that Archival Book is kept differently in the offices, that certain companies do not find existing form to be suitable and that great number of registry offices is not satisfied with Archival Book’s structure defined forty years ago. It is also important to mention the issue of registering electronic documents.

Key words: Archival Book, active records, archival management, basic registers, recordkeeping, archival legislation

 

 

Rad je u celini objavljen u časopisu Arhiva Tuzlanskog kantona, Arhivska praksa, br. 21, str. 114-123.

 

 

 

 

• < Prethodna
• Sledeća >