Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

Proizvođači metalne opreme za arhive  

   

Марија Милошевић, виши архивист

Државни архив Србије

 

Осврт на поједине одредбе Закона о архивској грађи и архивској делатности

    

Увод

            За доношење Закона о архивској грађи и архивској делатности („Службени гласник РС”, бр. 6/2020) било je потребно више од деценије. Министарство културе и информисања Републике Србије, три пута је образовало радне групе[1] за израду Нацрта закона, одржане су јавне расправе 2010, 2014. и 2019, али је расписивање парламентарних избора два пута враћало цео поступак на почетак. Најзад, Народна скупштина Републике Србије усвојила је 24. јануара 2020. године Закон о архивској грађи и архивској делатности (у даљем тексту: Закон), који је почео да се примењује 2. фебруара 2021. године. Почетком његове примене престале су да важе одредбе Закона о културним добрима[2] из 1994. године („Службени гласник РС”, бр. 71/94, 52/2011, 99/2011, 6/2020 и 35/2021) које се односе на архивску грађу и рад архива, као и Закон о архивској грађи Савезне Републике Југославије („Службени лист СРЈ”, бр. 12/98 и 13/98). Како је наведено у првом члану, Законом се уређује систем заштите архивске грађе и документарног материјала, услови и начин коришћења архивске грађе, организација, надлежност и делатност архива у Републици Србији.

            Законом су уређене све области од значаја за рад архива, прописане су обавезе стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала (у даљем тексту: ствараоци), као и поступак за обављање стручног надзора, услови за коришћење архивске грађе и др. Великим бројем чланова је заправо само озваничена стварност, односно архивска пракса, али се у Закону могу наћи и решења која никада раније нису постојала у прописима из ове области (Тело за координацију рада архива Републике Србије, обавезе стваралаца архивске грађе у електронском облику, итд).

        Када се на доношење одређеног закона дуго чека, онда наизглед све његове норме изгледају као новине, али ћемо разматрати само поједине одредбе, које су изазвале највише интересовања и недоумица, уз посебан осврт на подзаконске прописе чије је доношење предвиђено Законом, као и нове прописе из области канцеларијског пословања.

 

Закон и архиви

           Најзначајније промене које је Закон требало да донесе и на које је стручна јавност можда највише и чекала су: прелазак јавних архива под окриље Републике Србије и заштита архивске грађе у електронском облику.

   „Највећи број архива због проблема у вези са недовољним финансирањем од стране локалних самоуправа није у могућности да на одговарајући начин обавља своју редовну делатност, а при том је и број запослених у архивима, упркос повећању обима послова услед доношења бројних нових закона (Закон о рехабилитацији, Закон о враћању одузете имовине и обештећењу…), константно смањиван, па су поједини архиви доведени на ивицу издрживости”.[3] Чланом 67. став 4. Закона, предвиђено је да ће Република Србија преузети оснивачка права над јавним архивима чији је оснивач аутономна покрајина и јединица локалне самоуправе, осим над Архивом Војводине и Историјским архивом Београда. Међутим, будући да је наведено преузимање условљено обезбеђивањем средства у буџету Републике Србије (а не неким јасно дефинисаним роком, прим. аут.), неизвесно је када ће наведена одредба бити реализована.

       Заштита архивске грађе у електронском облику се овим законом уређује први пут.[4] Међутим, Закон није прописао оригинална решења, већ упућује[5] на прописе којима се уређује поуздано електронско чување. То није најбоље решење, јер наведени прописи[6] не одговарају у потпуности захтевима и потребама архива. Примера ради, чланом 61. Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Службени гласник РС”, бр. 94/2017 и 52/2021), између осталог, прописано је да припрема документа за поуздано електронско чување мора да обезбеди да сви битни елементи садржаја изворног документа буду верно пренети у документ припремљен за електронско чување, узимајући у обзир природу и сврху документа, тј. очуван је интегритет садржаја документа” или да мора да обезбеди да су укључени сви елементи садржаја изворног документа који су од значаја за аутентичност”. Са становишта архивске делатности нема битних и небитних елемената садржаја документа (сви су битни), нити елемената који нису од значаја за аутентичност. Упућивање на наведене прописе практично значи и да ће недоумице у вези са питањима која се односе на практичну примену заштите архивске грађе у електронском облику, разрешавати надлежно Министарство трговине, туризма и телекомуникација, а не Министарство културе и информисања.

          Успостављање електронског архива[7] (члан 12. Закона) у Државном центру за чување и управљање подацима (Државни дата центар) ће бити једна од револуционарних промена у начину пословања јавних архива, будући да ће они преузимањем архивске грађе у електронском облику морати у великој мери (пре свега кадровски) да се трансформишу, јер више неће чувати само докумената која су настајала на папиру, већ и у електронском облику. Многа питања ће добити одговоре тек када заиста заживи електронски архив, иако би се већ сада на основу одредаба члана 12. Закона, могло закључити да ће сви јавни архиви бити умрежени, да ће сви имати приступ електронском архиву (који ће заправо бити један централни репозиториј – електронски депо) у који ће се сливати архивска грађа у електронском облику од стваралаца за које су они надлежни. Дакле, неће сваки архив имати свој посебан „електронски депо” у који ће преузимати архивску грађу у електронском облику насталу радом стваралаца за које је надлежан, већ ће сви јавни архиви користити заједнички, смештен у Државном дата центру.

          Закон приватне архиве помиње у само неколико чланова, па је недовољна разрада одредаба којима је предвиђено њихово постојање и обављање делатности, вероватно основни разлог за велики број опречних тумачења и недоумица у вези са овим питањем. Чланом 46. став 4. Закона, предвиђено је да приватни архив могу оснoвати правно и физичко лице.[8] Међутим, то не значи да се приватним архивима могу сматрати привредна друштва регистрована за пружање услуга архивирања, односно складиштења документације стваралаца. Пре свега, треба имати у виду да се и на приватне архиве односе одредбе члана 48. Закона, те приватни архив може почети са радом тек уколико је Министарство културе и информисања решењем утврдило испуњеност услова за почетак рада и обављање делатности, а Министарство од почетка примене Закона, до 1. марта 2022. године није донело ни једно такво решење. Осим тога, архиви чувају архивску грађу,[9] а не комплетну и текућу документацију различитих стваралаца.

         Дакле, различити пружаоци услуга архивирања, односно складиштења документације нису приватни архиви у смислу Закона. Међутим, имајући у виду чињеницу да се код њих налази велика количина докумената, они морају испуњавати услове прописане Правилником о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала (Службени гласник РС”, бр. 111/2021).[10]  

        Закон је увео и поједине нове термине: документарни материјал уместо регистратурског, издвајање ради уништења уместо излучивања... Требало би указати и на чињеницу да су поједине одредбе у Закону заправо наметнута решења, као последица примедаба министарстава која су давала мишљења о Нацрту закона, амандмана у Народној скупштини и др., на које Радна група која је сачинила Нацрт закона није могла да утиче, па у Закону има и делимично нелогичних или контродикторних одредаба.[11]

 

Закон и ствараоци

         Прве реакције стваралаца архивске грађе, претежно привредних субјеката, али и привредних и других удружења на Закон, биле су углавном негативне, уз аргументе да су њиме (привредним субјектима) успостављене бројне нове обавезе које раније нису имали, нарочито оне које се односе на доношење општих аката. Ипак, примера ради, довољно је упоредити члан 38. Закона о културним добрима (који су, између осталих, примењивала и предузећа и друга правна лица) са чланом 14. Закона и закључити да су заправо високе новчане казне прописане чланом 65. Закона заслужне” за нагло интересовање стваралаца у погледу извршавања обавеза утврђених Законом (које су узгред, имали и раније), а што има за исход велики број питања стваралаца упућених јавним архивима. Ствараоци су готово панично покушавали да дођу до информација да ли и које обавезе имају по Закону и да ли ће их надлежни јавни архив казнити високим новчаним казнама уколико су пропустили да донесу одређене опште акте до 31. децембра 2021. године. То је делимично последица ширења страха” међу ствараоцима (претежно привредним друштвима), који су изазвали различити субјекти који нуде услуге израде општих аката чија је обавеза доношења предвиђена Законом, а делимично и зато што сами ствараоци нису пажљиво прочитали Закон.

         Најпре, треба истаћи неколико чињеница у вези са обавезама стваралаца. Закон је донет 2020, а почео је да се примењује 2021. године. Почетак примене Закона (2. фебруар 2021) је време када за ствараоце настају све обавезе које он прописује, од којих већина уопште нису нове. У односу на Закон о културним добрима, није проширен ни круг обвезника.[12] Поједини јавни архиви су због организационих проблема и вишеструког увећања обима послова, продужили (а не одредили) рок за израду и достављање листе категорија из члана 14. Закона, на сагласност.

         Поједина тумачења, према којима не постоји обавеза израде општих аката из члана 14. Закона, јер Закон није утврдио рок за њихову израду, нису исправна. Према тој логици, ни наручилац не мора да доноси правилник којим се ближе уређују јавне набавке, јер чланом 49. став 2. Закона о јавним набавкама (Службени гласник РС”, бр. 91/2019), није предвиђен рок за његово доношење, или правилник којим се уређује организација рачуноводства чије је доношење прописано чланом 8. Закона о рачуноводству (Службени гласник РС”, бр. 73/2019 и 44/2021-др. закон), којим такође није одређен рок.

         Страх од кажњавања који је, нажалост, најчешће главни покретач извршавања законских обавеза, у овом случају је претеран. Ствараоци који су пажљиво читали Закон могли су да дођу до следећих закључака: да јавни архиви не кажњавају аутоматски, већ да су казне из члана 65. Закона, предвиђене за прекршаје; да одредбе члана 23. Закона, указују на то да јавни архив приликом вршења стручног надзора најпре, на основу утврђеног стања, ствараоцу и имаоцу записнички налаже одређене мере и рок за њихово спровођење; да по истеку остављеног рока, контролише да ли су мере извршене, да потом, ако утврди да стваралац и ималац није извршио записником наложене мере, доноси решење о мерама за отклањање неправилности, а онда контролише извршење решења. Наглашавамо да је чланом 22. Закона, између осталог, прописано да јавни архив пружа стручну помоћ ствараоцу и имаоцу документарног материјала и архивске грађе у изради општих аката о управљању архивском грађом и документарним материјалом, те да ствараоци имају право да се обрате надлежном јавном архиву за стручну помоћ.

       Ствараоци су углавном упознати са обавезама из члана 9. и 14. Закона, али Закон утврђује различите обавезе и другим члановима, и то: чл. 6 (да архивску грађу чува трајно у облику у којем је настала); чл. 10 (да архивску грађу чува као целину – архивски фонд); чл. 11 (обавезе у вези са архивском грађом у електронском облику); чл. 16 (прибављање одобрења за уништење документарног материјала којем је истекао рок чувања) и др.

         Недоумице у погледу обавеза стваралаца настале су услед непрецизности или недоречености појединих одредба, нарочито у члану 9. Закона, у вези са којим су јавни архиви примили велики број питања. Овде наводимо само нека од питања и одговоре, уз напомену да понуђена решења, не представљају званичне ставове, односно став Државног архива Србије.

  •            Да ли предузетници морају да воде архивску књигу?

         Чланом 83. Закона о привредним друштвима („Службени гласник РС”, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014, 5/2015, 44/2018, 95/2018, 91/2019 и 109/2021), предвиђено је да је предузетник пословно способно физичко лице које обавља делатност у циљу остваривања прихода и које је као такво регистровано у складу са законом о регистрацији, те он нема обавезе утврђене чланом 9. став 2. Закона, а самим тим ни обавезу вођења архивске књиге. Међутим, предузетници који врше јавна овлашћења (нотари, јавни извршитељи) морају водити архивску књигу, јер је чланом 16. став 2. Закона прописано да се документарни материјал настао радом и деловањем државних органа и организација, органа територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установа, јавних предузећа и ималаца јавних овлашћења, чији је рок чувања истекао, уништава по прибављеном одобрењу у писменој форми надлежног јавног архива. Ставом 3. истог члана, прописано је да надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи. Дакле, јавни архив не може да дâ одобрење за уништавање документарног материјала који није евидентиран у архивској књизи ствараоца.

  •       Да ли се архивском књигом евидентира само документарни материјал настао претходне године или целокупан документарни материјал настао од оснивања тј. почетка рада ствараоца?

         Чланом 2. став 1. тачка 19) Закона, архивска књига је дефинисана као основна евиденција о целокупној архивској грађи и документарном материјалу насталом у раду ствараоца. Дакле, она обухвата комплетан, а не само документарни материјал настао претходне године. Осим тога, чланом 16. став 3. Закона, прописано је да надлежни јавни архив даје одобрење само за уништење документарног материјала који је евидентиран у архивској књизи, па у том смислу сви који су у обавези да за уништење безвредног документарног материјала траже одобрење јавног архива (набројани су у ставу 2. истог члана) морају архивском књигом да обухвате целокупну архивску грађу и документарни материјал (од оснивања).

  •        На који начин се обавља стручно оспособљавање и усавршавање, као и провера стручне оспособљености запослених који управљају документима?

О томе одлучује стваралац. Закон не прописује обавезу да запослени код ствараоца, који управљају документима, похађају одређене обуке, а Законом би требало прецизно да буде формулисано шта подразумева наведена обавеза.

  •       Да ли одговорно стручно лице из члана 9. став 2. тачка 2) Закона мора бити из реда запослених?

Не мора. Закон није предвидео такво ограничење иако би то требало да буде правило у јавном сектору, будући да у оквиру привреде послује велики број субјеката који уопште немају запослене.[13]

       Привредна друштва су осим дилема у вези са применом појединих одредаба Закона, исказала и незадовољство услед додатних трошкова пословања које им је Закон изазвао због ангажовања адвоката и других пружалаца услуга израде општих аката. Међутим, Закон утврђује обавезу јавним архивима да пруже стручну помоћ ствараоцима у изради општих аката (члан 22. Закона). Осим тога, поједини ствараоци су на својим интернет страницама објавили листе категорија документарног материјала са роковима чувања (урађене на основу члана 38. Закона о културним добрима и на које су добили сагласност надлежног архива),[14]а које би могле да послуже и другим ствараоцима, као примери на основу којих би могли да ураде сопствене листе у складу са својим потребама у пословању.

        Примедбе да је Закон оптеретио ствараоце да чувају „све и свашта” не стоје, будући да рокове чувања докумената не утврђује овај закон, већ су рокови чувања одређених врста докумената утврђени другим законима.[15] У том контексту, Закон треба посматрати као одређену „врсту процесног закона” који уређује начин поступања са документом, од његовог настанка до предаје надлежном архиву или уништења (у зависности од рока чувања). Колико се одређена врста докумената чува одређују други закони, или стваралац у складу са својим потребама, уколико рок чувања документа није одређен прописом.

          Поједина законска решења нису наишла на добар одзив ни у деловима државног сектора, али треба имати у виду да је у оквиру процедуре доношења, Нацрт закона био достављен на мишљење министарствима[16] која су тада имала могућност да доставе своје примедбе, односно примедбе организација за које су она надлежна.

           

Подзаконски прописи 

           До 1. марта 2022. године донети су следећи подзаконски акти предвиђени Законом:

1.    Правилник о обрасцу и начину коришћења службене легитимације овлашћеног лица за вршење стручног надзора у заштити архивске грађе и документарног материјала ван архива („Службени гласник РС”, бр. 24/2021-94)

2.    Правилник о условима и начину ревизије архивских фондова и збирки у архивима („Службени гласник РС”, бр. 29/2021-3)

3.    Правилник о ближим мерама заштите архивске грађе („Службени гласник РС”, бр. 29/2021-5)

4.   Правилник о ближим условима и начину стицања виших стручних звања у архивској делатности („Службени гласник РС”, бр. 97/2021-235)

5.    Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику („Службени гласник РС”, бр. 107/2021-3) и

6.   Правилник о ближим условима за обезбеђење одговарајућег простора и опреме за смештај и заштиту архивске грађе и документарног материјала код ствараоца и имаоца архивске грађе и документарног материјала („Службени гласник РС”, бр. 111/2021-14).

         Чланом 73. Закона, прописано је да ће подзаконски прописи за спровођење Закона бити донети у року од годину дана од дана његовог ступања на снагу. Међутим, после више од две године од ступања на снагу Закона, већина подзаконских прописа још увек није донета.

       Имајући у виду обавезу достављања преписа архивске књиге најкасније до 30. априла текуће године, за документарни материјал настао у претходној години (чл. 9. став 2. тачка 7) Закона), очигледно је да је, међу подзаконским прописима који још увек нису донети, правилник којим се прописује образац архивске књиге[17] (чл. 9. став 5. Закона), тренутно најпотребнији. Јавни архиви свакодневно добијају од великог броја стваралаца питања у вези са начином израде архивске књиге будући да још увек није прописан њен (нови) образац, а више не важи образац архивске књиге (бр. 21), утврђен Упутством о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 - исправка и 3/2017), јер се оно од 14. фебруара 2022. године више не примењује. Дискутабилно је, и да ли је још увек на снази Упутство о начину вођења и коришћења архивске књиге („Службени гласник СРС”, бр. 47/81) које одређени комерцијални пакети прописа означавају као важеће, што је готово невероватно, будући да је донето на основу Уредбе о канцеларијском пословању органа управе из 1981. године („Службени гласник СРС”, број 18/81 и 24/81), која је замењена Уредбом из 1992. године. Ствараоци свакако треба да се обрате надлежном јавном архиву за консултације и инструкције у вези са обрасцем на којем ће водити архивску књигу док не буде донет нов.

       Уредба о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику („Службени гласник РС”, бр. 107/2021-3) није утврдила конкретна техничка и технолошка решења, већ упућује на сходну примену прописа којима се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и формате документа који су погодни за дуготрајно чување (члан 2. Уредбе) који, као што је већ речено, не одговарају у потпуности захтевима архивске делатности и којима нису уређена ни сва важна питања, као што је на пример чување база података. Штавише, Уредба регулише поједина питања на другачији начин у односу на Закон,[18] као и на поступак који је делимично нејасан.

         Осим правилника, којим ће бити прописан образац архивске књиге, требало би, што је пре могуће, да буде донет и правилник који ће уредити ближе услове и начин коришћења архивске грађе, у циљу уједначавања праксе архива. Без доношења свих подзаконских прописа предвиђених Законом, његове одредбе не могу бити у целости примењиване.

 

Прописи о канцеларијском пословању 

         Више не постоји „папирно” канцеларијско пословање.[19] Нема више уписивања у скраћени деловодник, нема ни пописа аката, интерне доставне књиге... Нова Уредба о канцеларијском пословању органа државне управе, која је донета 2020. године, предвиђа искључиво електронско вођење канцеларијског пословања преко софтверског решења – Писарнице[20] (члан 4. Уредбе). Дакле, органи државне управе више немају избор, а они који га имају (јер нису у обавези да примењују Уредбу), више неће моћи, као раније, по аналогији, да канцеларијско пословање воде на исти начин као органи државне управе, будући да не могу да користе наведено софтверско решење, а више не важе ни обрасци, који су били утврђени раније важећим Упутством о канцеларијском пословању.[21]

            Неопходно је да архивисти што пре пажљиво проуче нову регулативу из ове области: Уредбу о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 21/2020 и 32/2021)[22] и Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 20/2022)[23] – у даљем тексту: Уредба и Упутство, да би заузели ставове о решењима у наведеним прописима, јер Закон предвиђа обавезу за ствараоце да воде канцеларијско пословање,[24] а они ће очекивати од јавних архива одговоре на бројна питања.

            Често се од искусних архивиста може чути да је канцеларијско пословање темељ архивске делатности. Међутим, нови прописи којима се дефинише изградња тог темеља могу изазвати бројне недоумице код стваралаца, али и запослених у архивима. Најпре је неопходно утврдити да ли се Уредбом и Упутством омогућује евидентирање комплетног документарног материјала који настаје радом ствараоца. На закључак да нови прописи то не предвиђају, наводи одредба члана 9. став 2. која гласи: „У Писарници се не води евиденција о документарном материјалу који се односи на обављање канцеларијског пословања унутар органа.” Из овога се може закључити да ће у софтверском решењу – Писарници, бити евидентирани само захтеви које стваралац прима, односно документарни материјал који настаје у оквиру одређених поступака које стваралац води. Тај закључак додатно поткрепљује и Упутство, којим је, у оквиру тачке 3. став 4, наведено да документарни се материјал који чини предмет разврстава у једну од врста докумената која се означава двоцифрено, и то: 01 – Поднесак (захтев, предлог, образац, пријава, молба, представка, саопштење, понуда и др.), 02 – Прилог, 03 – Обавештење органа, 04 – Акт органа (решење и др.), 05 – Жалба, 06 – Одлука органа итд. На основу врста докумената наведених у тачки 3. став 4. Упутства, могло би се закључити да се ради само о документима која настају у оквиру различитих поступака које орган води, а тај закључак додатно поткрепљује и садржина тачке 4. Упутства, нарочито: 1) назив поступка; 3) тип поступка (изворни, поверен); 8) начин покретања поступка (захтевом, по службеној дужности) и др.

           Сви који ове прописе треба да примене, морају да знају како ће евидентирати и све друге документе који настају радом органа (а који не настају у поступцима), нпр. путни налог или записник са седнице Управног одбора. Упутством је предвиђена двоцифрена ознака 00 – Друга врста документа, па се намеће питање да ли ће све друге врсте докумената (које нису таксативно наведене од 01 до 42) евидентирати као 00.

           Запослени у писарницама морају да буду сигурни и како ће у оквиру исте врсте документа (нпр. записника) разликовати евидентирање његових „подврста” (нпр. записник са седнице Управног одбора, записник са седнице Стручног савета, записник о примопредаји архивске грађе, записник о извршеном стручном надзору итд.), нарочито уколико електронски систем буде подешен тако да аутоматски брише, односно уништава документа којима је истекао рок чувања, јер примера ради, орган може у свом раду да ствара осам врста различитих уговора и да сви имају различите рокове чувања, па сви морају бити евидентирани таквим ознакама да се међусобно разликују.

          Канцеларијско пословање треба да омогући да се на организован и јасан начин успостави систем који ће омогућити да се евидентирају документа која настају радом (или које прима) одређени субјект и да се у сваком тренутку, на основу тог система, може утврдити где се тај документ налази. Примера ради, у скраћеном деловоднику и пописима аката као његовим саставним деловима, евидентирана су документа која настају радом свих организационих јединица у органу. И електронско канцеларијско, односно софтверско решење Писаница би морало да обухвати све, јер оно што није заведено, као и да не постоји. Уколико пак, софтверско решење – Писарница не би обухватала евиденцију целокупног, него само одређеног документарног материјала, морало би да се води паралелно канцеларијско пословање (за тај други документарни материјал који не би био евидентиран у софтверском решењу Писарница). Будући да евиденција мора бити целовита, намеће се и питање да ли би онда у тој паралелној евиденцији морали да буду евидентирани и документи који су већ евидентирани у наведеном софтверском решењу. Архиви ће убрзо морати да имају спремне одговоре на многа питања из ове области и зато, пре свега, морају добро да разумеју Уредбу и Упутство. Ови прописи директно утичу и на садржину акта из члана 14. став 1. тачка 1) Закона.

       Осим наведених дилема, намеће се и питање: Како ће канцеларијско пословање водити ствараоци који не примењују Уредбу?, на пример привредни субјекти. На које прописе може да их упути јавни архив, кад Уредба и Упутство за њих више нису примењиви као претходни, а више нема ни прописаних образаца (скраћеног деловодника, пописа аката итд).

          Логично је очекивати да ће тек када софтверско решење – Писарница буде успостављено, практично вођење канцеларијског пословања, тек тада бити јасно, а до тада ће органи наставити да воде канцеларијско по „старом”.

 

Проблеми и могућа решења

         Тешко је, пре почетка примене одређеног прописа, претпоставити непрецизност одредаба, или недовољну уређеност одређених питања, али је утврђене недостатке Закона могуће отклонити путем његових измена и допуна. Државни архив Србије је анализирао најчешће истицане проблеме на које су указивали јавни архиви и ствараоци у вези са применом Закона, прибавио предлоге за његове измене и допуне од јавних архива и Архивистичког друштва Србије и образовао Радну групу (од представника осам различитих јавних архива), за разматрање наведених предлога. На основу извештаја Радне групе, Државни архив Србије је, крајем децембра 2021. године, упутио Иницијативу за измене и допуне Закона Министарству културе и информисања, јер је утврђено да одређене одредбе Закона треба да буду прецизније формулисане, али и да поједина решења у Закону треба да буду уређена на другачији начин од постојећих.

       Јавни архиви су неспремно дочекали почетак примене Закона који им је донео драстично повећање обима посла,[25] нарочито службама за заштиту архивске грађе ван архива. Очигледно је, да јавни архиви са постојећим кадровским капацитетима не могу да контролишу све ствараоце у својој надлежности, нити могу да преузму њихову архивску грађу, нарочито имајући у виду да је водећи проблем јавних архива, деценијама уназад, недостатак простора за пријем и смештај архивске грађе, али и недостатак стручног кадра.

      Чланом 47. Закона, прецизно су утврђене дужности оснивача архива, међу којима је и обезбеђивање средстава за извршавање обавеза утврђених Законом и другим прописима. Осим тога, чланом 5. став 3. Закона, прописано је да јединице локалне самоуправе на чијим територијама јавни архив обавља послове заштите архивске грађе,[26] заједнички обезбеђују простор за рад, односно обављање делатности архива и смештајни простор за архивску грађу. Наведеним одредбама Закона, предвиђен је основ за решавање проблема недостатка простора. Остаје још да оснивачи своје дужности и практично реализују. Међутим, проблем недовољног броја запослених на стручним пословима биће подједнако тешко решив, нарочито када је у питању кадар који треба да обавља послове у вези са заштитом архивске грађе у електронском облику. Јавни архиви не могу да очекују да ће лако успети да ангажују стручњаке из области ИТ, јер су они међу најбоље плаћеним и најтраженијим занимањима и код нас и у свету. Успостављање електронског архива, подразумева и бројне обуке за запослене у јавним архивима, које ће држава организовати, али независно од тога, јавни архиви би што пре морали у складу са својим могућностима да на одговарајући начин стручно оспособе и архивисте за те послове, односно да одређеном броју запослених омогуће специјалистичке обуке и стицање нових знања из области ИТ-а.

 Неуједначени рад архива је такође велики проблем. Недопустиво је да се на територији Републике Србије у јавним архивима различито поступа у вези са стручним питањима, нарочито када су у питању права и обавезе стваралаца. Министарство културе и информисања и Државни архив Србије добијају информације у вези са овим проблемом, који ће делимично бити решен доношењем свих подзаконских аката. Ипак, уједначавању архивске праксе и решавању највећег броја недоумица у вези са радом архива, требало би највише да допринесу стручна упутства која доноси Државни архив Србије. Закон је јавне архиве обавезао да ствараоцима пруже стручну помоћ у изради општих аката и они своју улогу треба да разумеју на начин да су они сервис за информације и стручну помоћ ствараоцима, а не на било који други начин.

 

Уместо закључка

Упркос одређеним мањкавостима и недовољно прецизним формулацијама, Закон представља добар основ за унапређење рада архива, јачање свести стваралаца о значају докумената и начелно обезбеђивање бољих услова заштите архивске грађе. Измене и допуне Закона које очекујемо током 2022. године, доношење свих подзаконских прописа, као и одговарајућих стручних упутстава, створиће претпоставке за заокруживање регулативе у овој области. Ипак, решавање стручних и професионалних проблема, не зависи само од обезбеђених зграда, финансијских средстава, опреме и др., већ и од запослених и њихове мотивисаности да се боре са изазовима и проналазе најбоља могућа решења. Јачање сарадње међу архивима и архивистима, свакако треба неговати и подстицати, јер је то прави пут за проналажење најбољих решења за архивску делатност. У том смислу, међуархивска сарадња, повезивање организационих јединица јавних архива, размена искустава архивске теорије и праксе у архивској мрежи Републике Србије, као и тематски, специјалистички састанци, умногоме би допринели унапређењу рада архива и архивске делатности. Али најважније, за рад архива потребна је снажна и стална брига и подршка државе.



[1]Министарство је први пут именовало Радну групу за израду Нацрта закона о архивској грађи и архивској служби 2007, а потом и 2014. и 2018. године.

[2]Често се у архивским круговима могла чути констатација да је Закон о културним добрима („Службени гласник РС”, бр. 71/94, 52/2011-др. закон, 99/2011-др. закон, 6/2020-др. закон и 35/2021-др. закон), застарео и превазиђен. Чињеница је, да Закон који је донет пре скоро 30 година не може да одговори на захтеве садашњег (дигиталног) времена. По природи ствари није могао ни детаљније да уреди сва питања која су од значаја за рад архива, јер је својим одредбама морао да обухвати заштиту свих (врста) културних добара, али је начелно ипак био добар правни основ за очување архивске грађе у транзиционим годинама, нарочито зато што је предвиђао претходну заштиту. Претходна заштита је предвиђена и Законом о културном наслеђу („Службени гласник РС”, бр. 129/2021) који ће почети да се примењује у јануару 2023. године.

[3]Анализа ефеката закона (коју је Министарство културе и информисања урадило за Нацрт закона о архивској грађи и архивској делатности), објављена на интернет страници Републичког секретаријата за јавне политике 1580473244963_analiza_efekata_zakona_ZAGAD_310719.pdf (rsjp.gov.rs).

[4]Закон о културним добрима је у члану 38. став 1. тачка 3) предвиђао обавезу за државне органе и организације, органе јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица да утврде начин заштите и коришћења података и докумената насталих у процесу аутоматске обраде података.

[5]У члану 11. став 2. Закона, којим су утврђене одређене обавезе стваралаца и ималаца архивске грађе и документарног материјала у електронском облику и у члану 22. став 1. тачка 9) Закона, који уређује надлежност јавних архива.

[6]Закон о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању (Службени гласник РС”, бр. 94/2017 и 52/2021), Уредба о ближим условима за поуздану припрему докумената за електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување („Службени гласник РС” бр. 86/2018) и Правилник о ближим условима за поступке и технолошка решења за поуздано електронско чување докумената („Службени гласник РС” бр. 94/2018 и 87/2020).

[7]Државни архив Србије ће водити електронски архив, али до обезбеђивања услова и капацитета Државног архива Србије за обављање ових послова, то ће радити Канцеларија за ИТ и електронску управу. Канцеларија за информационе технологије и електронску управу основана јеУредбом о Канцеларији за информационе технологије и електронску управу(„Службени гласник РС”, бр. 73/2017, 8/2019).

[8]Исто је у складу са чланом 23. став 1. Закона о култури (Службени гласник РС”, бр. 72/2009 , 13/2016 , 30/2016 - исправка, 6/2020, 47/2021 и 78/2021).

[9]Чланом 48. став 1. тачка 1) Закона, између осталог, предвиђено је да за оснивање архива морају бити обезбеђени услови за смештај архивске грађе, па се и наведеном одредбом указује на то да се у архивима чува архивска грађа.

[10] Само они који у току календарске године стварају или имају мање од 20 метара архивске грађе и документарног материјала (а нису у питању државни органи и организације, органи територијалне аутономије и јединица локалне самоуправе, установе, јавна предузећа, имаоци јавних овлашћења и верске заједнице), нису у обавези да обезбеде одговарајући простор из члана 2. Правилника, односно могу архивску грађу и документарни материјал да чувају у свом пословном и канцеларијском простору уколико тај простор има одређене карактеристике (члан 21. Правилника).

[11]Примери: Део одредбе из члана 6. Закона гласи: „документарни материјал који се трајно чува, из којег није извршено одабирање архивске грађе” иако је то потпуни парадокс будући да је архивска грађа дефинисана као документарни материјал који се трајно чува (чл. 2. Закона). Чланом 53. став 4. Закона предвиђено је да се начин вођења и садржај АРХИСА уређује посебним законом, што није најбоље решење будући да су информациони системи „живе ствари” које се мењају у складу са технолошким напретком и потребама.

[12] Чланом 37. и 38. Закона о културним добрима, утврђене су одређене обавезе за државне органе и организације, органе јединица територијалне аутономије и локалне самоуправе, установе, предузећа и друга правна лица у току чијег рада настаје регистратурски материјал, а и Закон о архивској грађи и архивској делатности утврђује обавезе за правна лица, односно чланом 9. став 2 и чланом 14. предвиђа да физичка лица немају утврђене обавезе.

[13] Према статистичким подацима Агенције за привредне регистре, око 30% привредних друштава од укупног броја привредних друштава немају запослене. https://www.apr.gov.rs/вести.6.html?newsId=3391

[14]Примери: Листа категорија Агенције за привредне регистре Lista_kategorija_dokumentarnog_materijala_7102019.pdf (apr.gov.rs) и Листа категорија Републичког јавног тужилаштва Листа-категорија-регистратурског-материјала.pdf (jt.rs).

[15] На интернету се може наћи преглед закона којима су прописани рокови чувања докумената: www.paragraf.rs/edokumenti/poreski/lista-rokovi-cuvanja-dokumentarnog-materijala.html

[16] Године 2019.

[17] Предлог правилника о обрасцу архивске књиге који припрема Министарство културе и информисања садржи 11рубрика (редни број, датум уписа, година настанка, садржај, класиф. ознака, рок чувања из Листе категорија, број сагласности на Листу категорија, количина документарног материјала, просторије и полице/уређаји за складиштење са локацијом, број и датум записника, примедба).

[18]На пример, чланом 4. Уредбе, прописано је да стваралац и ималац доноси листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доставља је у електронском облику надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа, а Закон не предвиђа ова ограничења, односно Закон оставља могућност да се листа категорија достави надлежном јавном архиву на било који начин. Осим тога, члан 8. Уредбе предвиђа да надлежни јавни архив на основу захтева ствараоца доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро, а то такође није предвиђено Законом, нити је у складу са архивском праксом.

[19] Осим код докумената са ознаком тајности, будући да је Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 - исправка, 67/2016 и 3/2017), престало да важи 14. фебруара 2022. године, изузев одредаба којима се уређује евидентирање предмета са ознаком врсте и степена тајности.

[20] Софтверско решење – Писарницу, као и Систем за управљање документима успоставља и технички одржава Канцеларија за информационе технологије и електронску управу.

[21] Упутство о канцеларијском пословању органа државне управе из 1993. године („Службени гласник РС”, бр. 10/93, 14/93 - исправка, 67/2016 и 3/2017), прописивало је 30 образаца међу којима и обрасце скраћеног деловодника, пописа аката, омота списа, књиге експедоване поште, архивске књиге итд.

[22] У примени од 1. фебруара 2022.

[23] У примени од 14. фебруара 2022.

[24]Чланом 9. став 2. тачка 3) Закона, прописана је обавеза за ствараоца да евидентира, означава, класификује, датира и архивира архивску грађу и документарни материјал.

[25] До којег је превасходно дошло, јер су чланом 65. Закона, прописане високе новчане казне за прекршаје.

[26] У складу са решењем из члана 52. став 2. Закона (министар решењем утврђује који јавни архиви и за коју територију обављају послове заштите архивске грађе).

 

 

 

   

ISSN (Online) 2683-3565  

   
© 2022 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA