Рад је  објављен у часопису "Архивска пракса", бр. 19, Тузла 2016.

ABSTRAKT : Društveni položaj arhiva kao ,,javnog servisa građana” i profesionalnih predstavnika arhivske struke, direktno je proporcionalan doprinosu,  koji oni svojom delatnošću daju građanima u ostvarenju njihovih prava, u postupcima pred drugim državnim organima. Uređen sistem kancelarijskog i arhivskog poslovanja, kao prioritetni zadatak arhivske službe van arhiva omogućuje stvaraocima izradu kvalitetnih informativnih sredstava o arhivskoj građi u nastajanju, čijom upotrebom se postiže bolja iskorišćenost podataka iz arhivske građe u službene, privatno-pravne i naučne svrhe.

 

KLJUČNE REČI:  registraturska sređenost, korisnici arhivske građe, funkcionalnost i operativnost registraturskih i arhivskih evidencija.

ABSTRACT: The social status of archives as public services of people and archivists is directly proportional to their contribution made by exercising civil rights before state bodies. A neatly arranged sistem of office and archives management is a priority of archival services outside archives. It provides the creators with high-quality informative means of emerging archival materials, which leads to better utilization of archival materials for professional, private, legal and scientific purposes.

KEYWORDS: Registrary arrangement, archival materials users, functionality and operability of       registrary and archival records.

 

UVOD

 

Koncept pravne zaštite arhivske građe u nastajanju bazira se na potpunoj uređenosti administrativnih spisa kod stvaralaca i postojanju kompletnih i preciznih evidencija o njihovoj poslovnoj aktivnosti. Registraturska sređenost dokumentacionih celina  pozitivno utiče  na  obavljanje poslova iz osnovne delatnosti stvaralaca, jer skraćuje postupak pronalaženja i korišćenja operativnih predmeta i akata. Zaštitu arhivske građe van arhiva bilo bi nemoguće realizovati u uslovima nepostojanja evidencija o registraturskom materijalu stvaralaca i normiranog poretka administrativnih akata, u skladu sa odredbama važećih propisa.

 

Registraturska sređenost arhivske građe u nastajanju je poredak  administrativnih spisa kod stvaralaca, koji je predviđen njihovim pravilnikom o kancelarijskom i arhivskom poslovanju. Smisao principa registraturske sređenosti predmeta i akata stvaraoca je da  pojedinačni dokumenti odn. serije dokumenata  prilikom sređivanja dobiju mesto prema poreklu i načinu njihovog nastanka.Koristeći institut kategorizacije  i valorizacije arhivske građe, arhivisti službe zaštite arhivske građe van arhiva značajno doprinose reprezentativnosti registraturskih sadržaja  pojedinih stvaralaca i intenziviraju naučnu i dokaznu vrednost registraturskih spisa.  

 

Stručne mere zaštite arhivske građe u nastajanju, potpomognute arhivističkom obradom i sređivanjem registraturskih spisa treba da omoguće veći stepen informisanosti građana, u cilju realizacije njihovih privatno-pravnih zahteva, u postupcima pred drugim državnim organima.

 

Dostupnost informacija od javnog značaja, kvalitetno informisanje pojedinaca i šire društvene zajednice podacima sadržanim u preuzetoj arhivskoj građi su okosnica rada  savremenih arhiva. U kojoj meri će državni arhivi u Srbiji, kao ,,javni servisi građana” biti u službi društvene zajednice zavisi prevashodno       od kvaliteta primarne zaštite javne arhivske građe.

 

Na osnovu višegodišnjeg iskustva u radu sa stvaraocima,  autor teksta smatra da propusti, učinjeni na poslovima zaštite arhivske građe u nastajanju mogu značajno da oslabe kvalitet pravne zaštite, ugroze celovitost arhivskog fonda i umanje informativnost njegovog sadržaja.To se pre svega odnosi na postojanje, propisno i precizno vođenje evidencija o registraturskom materijalu stvaraoca.

 

Uticaj registraturske sređenosti arhivske građe u vršenju stručnog nadzora  arhiva

 

Registraturska sređenost službenih spisa, stvaralaca različite provenijencije je primarni zadatak i preduslov pravnog režima zaštite arhivske građe van arhiva. Arhivski fond u nastajanju predstavlja organsku celinu dokumenata, povezanih jedinstvenim procesom rada određenog stvaraoca. Registraturski materijal, koji kao potencijalna arhivska građa nastaje u svim delovima procesa rada pravnih subjekata obično se sređuje po  principu provenijencije, što obezbeđuje organizovanost službenih predmeta i akata, u skladu sa unutrašnjom organizacionom strukturom stvaraoca.Kontrola registraturskih spisa može se u svakom momentu spovesti na osnovu  knjiga registrature, odn. osnovnih evidencija o tekućoj dokumentaciji, koje predstavljaju svojevrsnu hronološku klasifikaciju arhivskog fonda u nastajanju.Ove evidencije su nezamenljivo sredstvo za pronalaženje predmeta i akata, njihovo klasificiranje, sređivanje, popis, sadržajni opis dokumenata i arhiviranje.                                                                                                    

Ukoliko služba zaštite van arhiva, u postupku vršenja stručnog nadzora kod stvaralaca izdejstvuje registratursku sređenost predmeta i akata, u skladu sa važećim propisima o kancelarijskom i arhivskom poslovanju, na način da knjige registrature pokazuju tok i način kretanja službenih spisa, možemo oceniti rad službe uspešnim.Registraturska sređenost poslovne dokumentacije stvaralaca ima za cilj da:

 

 

Kako arhivska građa u nastajanju ima operativnu, kulturnu i naučnu vrednost u kontekstu njenog korišćenja, neophodno je da arhivisti sprovođenjem mera zaštite intenziviraju njenu informativnost, kako bi registraturski opisi dokumenata bili u službi zadovoljenja opštih interesa građana.

 

Savremena arhivska praksa, koja se zasniva na elektronskom kancelarijskom poslovanju stvaralaca, kao i praksa preuzimanja arhivske građe ukinutih stvaralaca, bez pravnog sledbenika ukazuje da se kvalitet zaštite arhivske građe van arhiva ne može meriti kvantitativno, brojem obilazaka stvaralaca. Pravna zaštita registratura za razliku od nekadašnjih pokazatelja kvaliteta zaštite mora da se zasniva na potpunim i preciznim evidencijama o registraturskom materijalu stvaralaca, koje će do primo-predaje arhivske građe biti u službi registratura, a u arhivu će se njihov sadržaj preoblikovati u naučno-informativna sredstva o arhivskoj građi, radi zadovoljenja opštih i privatno-pravnih interesa građana.

 

U uslovima nepostojanja ili lošeg kvaliteta registraturskih evidencija, za koje su prvenstveno odgovorne spoljne službe nadležnih arhiva, možemo konstatovati nefunkcionalnost stručnog nadzora arhiva.Pravna zaštita arhivske građe kod stvaralaca započinje izradom funkcionalnih registraturskih evidencija, na osnovu kojih ovlašćeni arhivisti mogu na terenu proveriti kvantitativno i kvalitativno stanje  arhivske građe u nastajanju i obavestiti se o ranije sprovedenim postupcima izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala i primo-predaje arhivske građe. Savremena arhivska praksa u radu sa stvaraocima daje primat kvalitetu zaštite, naspram kvantiteta, jer postojanje i korišćenje funkcionalnih evidencija je condicio sine qua non stručne metodologije rada u registraturama, odn.pravne zaštite arhivske građe van arhiva.

 

Iz prakse je poznato da i postojanje opštih akata  o kancelarijskom i arhivskom poslovanju nije dovoljno za obezbeđenje propisanog poretka predmeta i akata kod stvaralaca, jer administratori  ne shvataju praktični značaj evidencija, odn. ne poznaju tehniku upisa, sadržajnog opisa i naknadnog označavanja tehničkih jedinica arhivske građe. Zato se često dešava da ovlašćeni arhivist u postupku kontrole kancelarijskog i arhivskog poslovanja konstatuje nesklad između faktičkog stanja registraturskog materijala i stanja prikazanog u Arhivskoj knjizi, kao opštoj evidenciji. Ovakav nesklad dezinformiše pre svega stvaraoca, a zatim i arhiv, koji mora svoj nadzor da zasniva na preciznim podacima o stanju i količini arhivske građe u nastajanju i sprovedenim merama zaštite, u skladu sa principom javnosti rada organa državne uprave.

 

Sugerišući administratorima propisani oblik i sadržinu informativnih sredstava o registraturskom materijalu ovlašćeni arhivist utiče na informativnost arhivskog fonda u nastajanju, što opredeljuje kvalitet izrade naučno-informativnih sredstava o arhivskoj  građi u ustanovi zaštite. Prilikom vršenja stručnog nadzora, u uslovima postojanja osnovne evidencije  o registraturskom materijalu stvaralaca često se dešava da su kvantitativni podaci o stanju tehničkih jedinica pogrešni, da je opis dokumenata nekvalitetan,odn.uopšten, bez potrebne konkretizacije, koristi se više naziva za isti registraturski materijal u različitim organizacionim jedinicama stvaraoca, određeni dokumenti ili serije dokumenata uopšte nisu inventarisani, a nastaju u procesu rada stvaraoca  pa je takva evidencija nepotpuna i ne može se kvalitetno upotrebiti za kontrolu rada stvaralaca.

 

U postupku stručnog nadzora takođe su primetne statusne promene stvaralaca i promene naziva, koje su izazvale promene u sadržini i obimu registraturskog materijala stvaraoca, što nije adekvatno propraćeno opštim aktom o kancelarijskom i arhivskom poslovanju. Posledice takvog neregistrovanog, novo-nastalog stanja  registraturskih spisa, rezultiraju lošom komunikacijom registrature i arhiva, prilikom valorizacije arhivske građe kod stvaralaca, a nepotpuni popisi registraturskog materijala umanjuju kvalitet informacija, sadržanih u arhivskoj građi.

 

U postupku neposredne kontrole registraturskih spisa u organizacionim jedinicama stvaralaca odn.van pisarnice, konstatuje se često nefunkcionalnost Liste kategorija registraturskog materijala  iz razloga nepotpunosti, ili zbog  potrebe  usklađivanja rokova čuvanja operativne dokumentacije stvaralaca sa zakonskim rokovima čuvanja i potrebama prakse.

 

Zapisnik o primo-predaji arhivske građe  sa tabelarnim popisima arhivske građe , često ne pruža korisnicima sve podatke o sadržini tehničkih jedinica  preuzete arhivske građe, pa ga arhivist na poslovima sređivanja i obrade arhivskog fonda ne može valjano iskoristiti za izradu sumarnog inventara.

 

Iz navedenog se vidi,  da stručni nadzor arhiviste ne treba da se zasniva samo na kontroli predmeta i akata u pisarnici i arhivskom depou stvaralaca, već treba da obuhvati i službenu dokumentaciju organizacionih jedinica stvaralaca, jer vrlo često ne postoji zapisnik o primo-predaji,  između pisarnica i dislociranih organizacionih jedinica,  u cilju inventarisanja njihove arhivske građe.

 

Poznavanje unutrašnje organizacione strukture stvaralaca i posedovanje šematskih prikaza njihove organizacione strukture obezbeđuje bolju klasifikaciju predmeta i akata, potpuniju internu normativu registraturskih spisa i kvalitetniji prikaz opisa arhivske građe u nastajanju,  u cilju njenog korišćenja.

 

Na osnovu izloženog,  može se zaključiti da se funkcija stručnog nadzora ahiva ne iscpljuje u obezbeđenju fizičke zaštite i celovitosti arhivske građe u nastajanju,  nego je njegova uloga znatno šira, jer između ostalog poboljšava klasifikaciju, sređenost i arhiviranje registraturskih spisa,  na način da se obezbedi maksimalna preciznost i dostupnost arhivske građe u nastajanju, za njeno interno i eksterno korišćenje.

 

Stanje kvaliteta kancelarijskog i arhivskog poslovanja u registraturama u nadležnosti kragujevačkog arhiva, zadnjih desetak godina beleži vidan pomak, sudeći po velikom broju dostavljenih popisa registraturskog materijala arhivu, verifikovanih Lista kategorija i usvojenoj stručnoj metodologiji rada, koja funkcioniše u odnosima između registratura i  arhiva. Uredno vođenje evidencija o registraturskom materijalu im omogućava da analiziraju tokove kretanja dokumenata, uoče nedostatke i slabosti  tekuće organizacije kancelarijskih spisa i samoinicijativno predlažu izmenu i dopunu opštih akata o kancelarijskom i arhivskom poslovanju.

 

Najveći stepen registraturske sređenosti arhivske građe u nastajanju je u organima državne uprave, pravosudnim institucijama, sledi zdravstvo, zatim prosveta, socijala, privreda, a zanimljivo je da kulturne institucije imaju najveći broj neispunjenih naloga,  za urednu  klasifikaciju predmeta i akata. Kod nekih pak registratura, stepen registraturske sređenosti je takav da imaju odvojene depoe za arhivsku građu i registraturski materijal, što olakšava postupak izlučivanja bezvrednih dokumenata.

 

Zbog opštedruštvenog značaja arhivske građe u nastajanju, subjekti stručnog nadzora nad njenim stvaranjem i organizacijom nisu samo arhivi, već i organi  lokalne uprave, zaduženi za državnu upravu. Upravni inspektori između ostalog kontrolišu postojanje evidencija o arhivskoj građi u nastajanju, što predstavlja veliku pomoć arhivskoj službi, jer je objekat zaštite višestruko kontrolisan. Brigu o arhivskoj građi ukinutih stvaralaca, bez pravnog sledbenika vode organi stečajnog postupka, po teritorijalnom principu, odn. zakonom je utvrđena  nadležnost stečajnih sudova, prema sedištu pravnog lica u stečaju.   

 

Objekat zaštite je celokupan registraturski materijal stvaralaca, u klasičnoj i elektronskoj formi, sa propisanim evidencijama, odn. knjigama registrature. Iako su mogućnosti stručnog nadzora stvaralaca, koji imaju sistem elektronskog kancelarijskog poslovanja ograničene, zbog malog broja informatičkih stručnjaka u arhivima, registraturama se preporučuje model organizacije predmeta i akata, na funkcionalnim osnovama, u skladu sa principom dostupnosti  registraturskih spisa. U vezi sa tim, stvaraoci prilagođavaju elektronske baze podataka  sadržini i obliku klasičnih evidencija o arhivskoj građi, pa je mogućnost pretraživanja i pronalaženja predmeta i akata, za potrebe različitih korisnika znatno veća.

 

Intenzivni obilasci zdravstvenih institucija  sa ciljem izrade jedinstvene orijentacione liste kategorija registraturskog materijala za zdravstvene ustanove u RS,  rezultirali su poboljšanjem kvaliteta organizacije medicinske i nemedicinske dokumentacije u registraturama, zdravstvene provenijencije. U kontekstu ispunjenja naloženih mera zaštite arhivske građe u nastajanju, u Domu zdravlja ,,Miloje Hadžić – Šule”- Rača, odgovorno lice za poslove kancelarijskog i arhivskog poslovanjaformiralo je aplikaciju u excel-u, u obliku elektronske Arhivske knjige, koja ima funkciju automatskog  određivanja rokova čuvanja operativne dokumentacije i njenog odabiranja, u cilju izlučivanja i uništenja. Ova aplikacija dostavljena je i drugim zdravstvenim ustanovama, na području rada šumadijskog arhiva, čime je postupak popisa, sadržajnog opisa tehničkih jedinica arhivske građe u nastajanju, kao i postupak izlučivanja bezvrednog registraturskog materijala znatno skraćen i olakšan.

 

Registraturska sređenost arhivske građe u kontekstu arhivističke obrade predmeta i akata

 

Preuzimanjem uredno vođenih knjiga registrature, zajedno sa arhivskom građom stvaralaca arhivi znatno olakšavaju postupak obrade i sređivanja registraturskih spisa u arhivu.

 

Za postupak urgentnog izdavanja potvrda i uverenja o činjenicama sadržanim u preuzetoj arhivskoj građi, do njene arhivističke obrade i izrade naučno-informativnih sredstava o sadržini preuzetog arhivskog fonda, nezamenljivo sredstvo u pronalaženju predmeta i akata su knjige registrature.

 

Sumarni inventar, kao naučno-informativno sredstvo koje koncizno prikazuje sadržinu arhivskog fonda, kao organske celine službenih dokumenata sadrži popise i opise tehničkih jedinica arhivske građe, koji se potpuno ili delimično poklapaju sa sadržajnim stanjem arhivske građe u nastajanju. Za razliku od Arhivske knjige, sadržaj Sumarnog inventara je redukovan za količinu bezvredne dokumentacije, koja je izlučena kod stvaraoca.

 

Arhivska knjiga, kao opšti inventarni popis celokupnog registraturskog materijala stvaraoca je višestruko korisna u postupku obrade i sređivanja arhivskog fonda u arhivu, jer sadrži relevantne podatke: o graničnim godinama arhivske građe, organizacionom ustrojstvu tvorca arhivskog fonda sa svim njegovim statusnim promenama i promenama naziva, njegovoj osnovnoj delatnosti, načinu organizacije kancelarijskog i arhivskog poslovanja, fizičkom stanju arhivske građe. Ona takođe sadrži kvantitativno-kvalitativne sadržaje stanja registraturskog materijala stvaraoca, podatke o postojanju Liste kategorija registraturskog materijala, koja se može iskoristiti u postupku revalorizacije arhivske građe u arhivu, sprovedene mere izlučivanja i podatke o ranije preuzetim delovima arhivske građe u arhivu. Kako je registraturski materijal arhivska građa u nastajanju, vrlo je značajno ovlašćenje arhiva da u slučaju izlučivanja, nekim kategorijama registraturskog materijala sa operativnim rokovima čuvanja da status arhivske građe, kako bi se u procesu sređivanja i arhivske obrade sanirao nedostatak  vrednih skupina dokumenata kod stvaraoca.

 

Ceneći ove parametre, arhivisti u službi sređivanja i obrade arhivske građe u arhivu pristupaju izradi klasifikacionog plana i metodskog uputstva za sređivanje, opredeljuju princip sređivanja, vrše revalorizaciju registraturskih dokumenata stvaraoca, sačinjavaju obaveštajna sredstva o arhivskoj građi, sa istorijskom beleškom o tvorcu arhivskog fonda.Od celovitosti i sačuvanosti arhivske građe zavisi da li će se u sređivanju primeniti princip provenijencije ili princip slobodne provenijencije, ali sređivanje i arhivska obrada dokumenata svakako treba da budu  u funkciji maksimalne dostupnosti i korišćenja arhivske građe.

 

Veći stepen upotrebljivosti arhivske građe postiže se nakon arhivističke obrade, izradom informativnih sredstava o arhivskoj građi,čija je informativnost uslovljena informativnošću sačuvane arhivske građe i informativnošću knjiga registrature. Za postupak sređivanja u arhivu je naročito važno da se prati struktura tvorca fonda, prikazana u knjigama registrature i da se dokumenti odn. serije dokumenata grupišu prema načinu kancelarijskog i arhivskog poslovanja stvaraoca. Arhivist ne može u postupku sređivanja da stvara nove jedinice čuvanja arhivske građe, prema tematici, već samo prema strukturi preuzete arhivske građe, uz poštovanje principa celovitosti arhivskog fonda.

 

Ukoliko je prilikom vođenja Arhivske knjige poremećena hronologija upisa jedinica arhivske građe to će poremetiti kvalitet primo-predaje i uticati na izbor principa sređivanja dokumenata  unutar utvrđene organizacione strukture Registraturska sređenost arhivske građe u nastajanju omogućuje hronološku rekonstrukciju rada stvaralaca u fazi arhivističke obrade, jer se klasifikacija građe vrši po organizacionim jedinicama,  a u okviru njih po godinama i tehničkim jedinicama čuvanja arhivske građe. Naučno-informativna sredstva o arhivskoj građi određenih stvaralaca treba da sadrže niz relevantnih podataka  koji originalno svedoče o društvenom položaju i značaju tvorca arhivskog fonda.

 

Dostupnost i korišćenje arhivske građe za potrebe različitih korisnika

 

Krajnji cilj pravne zaštite arhivske građe u nastajanju je njena dostupnost za korišćenje, u cilju zaštite različitih interesa građana. Današnji arhivi mogu funkcionisati kao ,,javni  servisi građana”,  u skladu sa demokratskim načelom  transparentnosti rada državne uprave,  samo pod uslovom da su u svoje depoe primili registraturski sređenu arhivsku građu, brojnih stvaralaca. U suprotnom, oni se pretvaraju u skladišta starog papira, čiju sadržinu je nemoguće prezentovati široj javnosti, jer nije ustanovljen model organizacije registraturskih spisa, koji se može informativno iskoristiti, a korist od arhivske delatnosti za potrebe društvene zajednice je minimizirana. Ranije preuzeti arhivski fondovi, u uslovima registraturske nesređenosti njihovih organizacionih celina, predstavljaju balast neupotrebljivog papira , jer nema obaveštajnih sredstava o sadržini njihove arhivske građe.Ovakvi slučajevi potvrđuju pravilo da je arhivska građa vredna onoliko koliko je upotrebljiva.

 

Sređivanje službene dokumentacije kod stvaralaca rezultira izradom klasičnih i elektronskih evidencija o arhivskoj građi u nastajanju, koje treba da prikažu sve informacije iz poslovnog procesa stvaralaca. Njihovom izradom arhivi ne moraju da rade poslove registrature, nego da na bazi registraturskih evidencija o arhivskoj građi u nastajanju formiraju arhivističke evidencije, sa većim stepenom informacija o tvorcu arhivskog fonda.

 

U uslovima elektronskog kancelarijskog poslovanja, mogućnost dobijanja željene informacije iz tekućih spisa registrature,  za potrebe različitih korisnika je maksimalno povećana, jer su elektronske baze podataka organizovane,  na način da daju veliki broj podataka o arhivskoj građi. Mogućnost pretraživanja predmeta i akata je optimalna i  u svakom momentu se može dobiti informacija o rasporedu dokumenata u registraturi, broju rešenih i nerešenih predmeta, rasporedu predmeta po organizacionim jedinicama i kod pojedinih referenata.

 

Za razliku od uslova korišćenja arhivske građe u arhivu gde se u okviru evidencije o korišćenju arhivske građe korisnik izjašnjava o razlogu korišćenja, u registraturi je manipulacija tekućim spisima, u cilju  njihovog korišćenja oslobođena ove procedure. Korišćenje arhivske građe u nastajanju regulisano je zakonskim i podzakonskim aktima, pa se u članu 5. Zakona navodi da se dostupnost informacija od javnog značaja ostvaruje omogućavanjem uvida korisniku u sadržinu traženog dokumenta, kao izdavanjem kopije dokumenta, koji sadrži informaciju od javnog značaja. Registraturska sređenost arhivske građe u nastajanju, sa kvalitetnim obavestajnim sredstvima o njenoj sadržini, uz mogućnost standardizacije postupka njenog korišćenja,  afirmiše transparentnost  rada javnih službi.

 

Arhivi kao ustanove zaštite javne arhivske građe informišu javnost o broju arhivskih fondova  sa  kojima raspolažu, kvalitetu i kvantitetu njihove arhivske građe, broju korisnika koji su istraživali određenu arhivsku građu i razlozima njenog korišćenja. Nacrt Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj službi sadrži radikalna rešenja u pogledu korišćenja arhivske građe u arhivu. Zakonodavna rešenja propisuju da se za potrebe korisnika mogu izdavati podaci, prepisi overenih kopija dokumenata i uverenja, po pravilu samo iz sređene arhivske građe. Kako je arhivska građa registratura, prestalih sa radom nesređena i duže vreme ne može biti na programu arhivističke obrade, neophodno je u što kraćem roku udovoljiti zahtevima korisnika i izuzetno iskoristiti informacije iz registraturski sređene arhivske građe, za realizaciju ličnih prava njenih korisnika.

 

Veliki problem današnjih arhiva na poslovima zaštite arhivske građe  u nastajanju i njenog daljeg korišćenja je nedostatak smeštajnog prostora u arhivskim depoima. Zato se najveći broj  finansijskih zahteva arhiva prema resornom ministarstvu kulture,  ove godine odnosio na adaptaciju i izgradnju namenskih zgrada arhiva,nabavku polica za smeštaj arhivske građe i obezbeđenje finansijskih sredstava za bolju dostupnost preuzete arhivske građe. Zahteve za obezbeđenjem veće dostupnosti arhivske građe ispoljili su arhivi u: Pirotu, Kraljevu, Prokuplju, Pančevu, Jagodini, Zrenjaninu, Nišu, Leskovcu, zatim arhiv Srpske pravoslavne crkve, Matica srpska i Beogradska nadbiskupija.

 

Postojeće službene evidencije u arhivu daju čitav spektar informacija o sadržini preuzetih arhivskih fondova, a način i rokovi dostupnosti preuzete arhivske građe su normativno uređeni. Novi nacrt zakona predviđa da se javna arhivska građa može koristiti po proteku roka od 30 godina od dana nastanka arhivske građe. Korišćenju podataka iz te građe može se pristupiti i pre isteka odobrenog roka,ako to odobri stvaralac.Kada se koriste podaci, koji su od značaja za odbranu i bezbednost zemlje rok  korišćenja je 50 godina od nastanka, a ako se koriste podaci koji se odnose na ličnost, nakon isteka 70 godina od dana nastanka, odn. 100 godina od rođenja tog lica. Međutim ako to odobri lice na koje se podaci odnose ili njegov zakonski zastupnik, korišćenje je moguće i pre isteka utvrđenog roka.

 

ZAKLJUČAK

 

Sistematsko praćenje rada registratura, kategorizacija stvaralaca arhivske građe, valorizacija arhivske građe u nastajanju, samo su neke od stručnih mera zaštite, koje primenjuju arhivi da bi prikupili i sačuvali vredne dokumente, za čije korišćenje su zainteresovani brojni korisnici. Opštedruštveni karakter arhivske građe različite provenijencije, determinisan je stručnom, naučnom i dokaznom vrednošću registraturskih spisa, a u kojoj meri će građani dobiti blagovremenu, potpunu i funkcionalnu informaciju, sadržanu u arhivskoj građi zavisi od registraturske sređenosti arhivskih fondova u nastajanju.

 

Sređenost registraturskih spisa i postojanje kompletnih informativnih evidencija kod stvaralaca omogućava bolje snalaženje u radu sa dokumentima registrature i doprinosi bržem pronalaženju operativnih podataka. U arhivima, registraturska sređenost preuzetih arhivskih fondova je uslov izrade kvalitetnih naučno-informativnih sredstava o arhivskoj građi, radi njenog daljeg korišćenja.

 

CONCLUSION

 

Preventative measures such as systematic monitoring of the registraries, categorization of the creators of archival materials and valorization of emerging archival materials are applied by archives in order to collect and preserve valuable records.

 

The social character of archival materials of different provenance is determined by professional, evidential and scientific value of registrary documents.The timeliness, completion and functionality of the information contained in the archival materials depend on the arrangement of emerging archival fonds.

 

The arrangement of registrar documents and complete informative records of the creators provide better management in dealing with registrar documents. Moreover, they contribute to faster discovery of operational data. In archives, the registrary arrangement of archival fonds is a prerequisite for p;roducing high-quality scientific and informative means of archival materials, for their further use.

 

 

 

 

 

 

 

• < Prethodna
• Sledeća >