Serbian English French German Italian Russian Spanish
   

Proizvođači metalne opreme za arhive  

   

Архиви у Србији, на основу Правилника о начину вођења евиденције регистратурског материјала који ужива претходну заштиту („Службени гласник Републике Србијеˮ 28/1996) воде: регистар активних регистратура, картотеку регистратура, досије регистратура и регистар регистратура престалих са радом. Дакле, више различитих евиденција, с тим да подаци у њима нису размењиви.

Реалост је да већина архива у Србији има евидентирано по више стотина различитих регистратура/стваралаца архивске грађе и регистратурског (документарног) материјала. Питање је колико је могуће да архиви који су надлежни за по неколико општина и градова, а често са једним запосленим у историјским архивима на пословима заштите ван архива, могу да испрате и евидентирају сваку промену у правном статусу за сваку од евидентираних регистратура, а да не говоримо о њеном односу према архивској грађи. Чињеница је и да се у већини архива у току једне године обави надзор у неколико десетина регистратура, да се, углавном због малог броја запослених и недостатка услова за одлазак на терен, комуникација са регистратурама/ствараоцима одвија по захтевима самих регистратура, дакле из нужде. Континуирани планирани теренски рад врло често изостаје. Разлога је више и они најчешће нису субјективни и не зависе само од запослених на пословима заштите ван архива. Поставља се затим и питање да ли су све од евидентираних активних регистратура довољно значајне, односно да ли стварају архивску грађу која је од значаја за културу, науку, државу, локалну заједницу, њене грађане или се њима бавимо по инерцији. О проценама колико свака од евидентираних регистратура ствара архивске грађе тешко се може говорити јер са неким ствараоцима реално изостаје комуникација кроз више година, а они не испуњавају своју законску обавезу слања Архивске књиге надлежном Архиву. Тако, долазимо у ситуацију да формално евидентирамо више стотина стваралаца, а заправо вршимо надзор у далеко мањем броју, своје обавезе у погледу заштите архивске грађе и архива испуњава још мањи број. Колики је заиста значај онога што настаје у тим регистратурама, то је тек нешто о чему треба размишљати.

 

Наш предлог у овом раду иде у два правца:

                        1. формирање јединствене евиденције у електронском облику стваралаца и ималаца архивске грађе у Републици Србији, а у оквиру Информационог система архива у Србији и у вези с тим,

                          2. категоризација стваралаца и ималаца архивске грађе, односно категоризација архивске грађе у настанку.

Те две ствари су значајне свака за себе, али и уско међусобно повезане. Од њих зависе и сви будући процеси у архивима са архивском грађом.

I) Крајем 2018. године представљен је „АРХИСˮ архивски информациони систем који ће бити имплементиран у свим архивима у Србији, са циљем обједињавања и систематизовања података о архивској грађи, али и ствараоцима архивске грађе. Недавно је Архив Србије објавио и јавну набавку за наставак израде софтвера за информациони систем Архива Србије. Као подсистеми у оквиру Архивског информационог система планирани су Стручни надзор над регистратурама и Преузимање и смештај архивске грађе, који се тичу рада са ствараоцима архивске грађе. Због тога дајемо неке предлоге о којима дуже времена размишљамо, обухватајући и проблеме у раду који су се последњих неколико година врло често могли чути на различитим окупљањима архивиста у земљи, али и у окружењу. Циљ нам је не само формално обједињавање података, вођење евиденција на једном месту, већ и суштинско „протресањеˮ наше струке у складу са захтевима дигиталног доба и пре свега потребама струке.

Прописи који регулишу евидентирање регистратура потичу с краја 20. века. Од тада је прошло много времена, примењују се и данас, али је потребно поново размишљати о њима, о њиховом ревидирању према променама у држави и друштву, али и о њиховом прилагођавању потребама савременог информатичког друштва. Наш предлог је следећи: као што постоји Централни регистар архивске грађе (заговорници смо назива Централни регистар/Регистри фондова и збирки) на нивоу Републике, потребно је да се установи и Централни регистар или база стваралаца и ималаца архивске грађе. Овакав централни регистар би евидентирао све ствараоце и имаоце архивске грађе, установе и појединце који поседују архивску грађу по другим основама – библиотеке, музеји, приватне библиотеке и други приватни власници, колекционари, будући „приватни архивиˮ, али и саме архиве (историјске, специјализоване и друге, јер и они који чувају, такође и производе архивску грађу). Тако би на једном месту, за територију целе Србије постојала обједињена евиденција стваралаца и ималаца архивске грађе, чиме би се обухватили и до сада занемаривани имаоци архивске грађе (нпр. библиотеке, музеји, па би и њихова архивска грађа, бар оквирно била евидентирана као део архивског фонда Републике Србије. Не смемо заборавити да су музеји и библиотеке ствараоци архивске грађе, али и имаоци). Овај Централни регистар би требало да буде структурни део – подсистем АРХИС-а, а сваки архив би имао приступ сопственом регистру (делу Централног) стваралаца и ималаца архивске грађе за које је надлежан. Овом регистру приступ би имали и сами ствараоци/имаоци. То значи у пракси да би свако правно лице могло проверити да ли је потенцијално стваралац архивске грађе, којој категорији припада, каква су му права, а какве обавезе у складу са тим. Дубински, подсистем би даље разрађивао све остале елементе који су неопходни за стручни надзор над регистратурама (ствараоцима) било према постојећем Правилнику, било према неком будућем.

Подаци који би се уносили у такав централни регистар стваралаца и ималаца архивске грађе ишли би од основних: званични назив ствараоца/имаоца у тренутку уписа, промене у називу, категорија значаја (1, 2, 3... о томе више у предлогу II), датум оснивања, број оснивачког акта (оснивачки акт у целини у електронској форми, скениран), промене у категорији (може се десити да стваралац изгуби током времена своју важност и значај). Кликом на категорију добијале би се информације о правима и обавезама ствараоца/имаоца; затим подаци о преузимању архивске грађе до тада и од ког архива (датум, опис, количина, граничне године), надзори (редован, ванредан датум, број записника), стање грађе и рег. материјала код ствараоца, очуваност (комплетност, услови чувања, доспеће за преузимање, активан/пасиван стваралац, надлежни архив (адреса, контакт итд.) Сви ови елементи, или неки додатни, не морају бити видљиви сваком ко приступа бази. На пример, за ствараоца, односно имаоца битни су подаци да ли је у централном регистру, којој категорији припада, права и обавезе у складу са категоријом и под чијом је надлежношћу, односно ког архива. Уколико је стваралац/ималац, он може добити шифру приступа којом ће опет добити додатне податке у смислу провере да ли је извршио све обавезе према архиву, шта је до сада предао или не, све то у онлајн режиму, а што би представљало бржу и јефтинију комуникацију са ствараоцима/имаоцима. Унос података о ствараоцима и имаоцима пратио би захтеве међународних стандарда који уређују ту област.

У смислу дигитализације и информационог повезивања целокупне управе на чему инсистира Влада Републике Србије, Централни регистар стваралаца и ималаца могао би бити повезан са базом Агенције за привредне регистре, чиме би о сваком оснивању новог правног лица или правним променама архиви били информисани и те податке могли унети у Централни регистар стваралаца и ималаца уколико то правно лице подлеже некој од категорија за које су архиви заинтересовани. Дилема коју имамо, а која је проистекла из разговора са колегама је, да ли у Регистар уносити сва правна лица, па онда вршити категоризацију (где је могуће одмах – државни органи, или након протока неког времена када се покаже значај ствараоца) или одмах у Регистар уносити само оне за које потенцијално претпостављамо да ће стварати архивску грађу од значаја. Код неких стваралаца то није могуће одмах знати. Могуће решење је унос свих правних лица, али кроз категорију „осталиˮ, па када се временом утврди њихов значај, тај стваралац може бити сврстан у одговарајућу категорију.

II) Пре уношења података у Централни регистар, односно уопште формирања таквог регистра стваралаца и ималаца архивске грађе, потребно је утврдити ко све ствара архивску грађу у Србији, ко је од тих стваралаца колико битан, односно колико је битна архивска грађа сваког од тих стваралаца. Да ли та грађа настаје још на неком нивоу власти, да ли се тамо чува и тиме мултиплицира истоврсна документација, односно исте информације? Решење није у пуњењу архива са документацијом која ће се касније показати као небитна или недовољно битна, већ у тријерисању те исте документације још у настанку. Највећи и најважнији посао је одабир и категорисање стваралаца и ималаца архивске грађе који ће имати статус стваралаца и ималаца архивске грађе од значаја за Републику Србију. Ту се морају окупити одлични познаваоци сопствених регистратура, али и познаваоци рада различитих државних органа који ће извршити одабир стваралаца архивске грађе који ће бити предмет заштите. У том смислу решење би било у формирању стручне Комисије од представника Министарства културе и информисања, стручњака заштите ван архива Архива Србије, али и локалних архива која би у сарадњи са запосленима на пословима заштите у архивима обавила следеће послове: евидентирање реалног стања у погледу активних стваралаца и ималаца на нивоу надлежности сваког архива, категоризација стваралаца по значају архивске грађе коју стварају или чувају (категорија 1, 2, 3 итд.), дефинисање мера заштите архивске грађе и документарног материјала сваке од тих категорија, како у мирнодопским, тако и у ванредним околностима, дефинисање обавеза архива, али и обавеза стваралаца у погледу надзора, заштите, начина чувања, спровођења мера и слично), а затим утврђивање коначног регистра стваралаца и ималаца архивске грађе на територији целе Србије.Унос у Централни регистар стваралаца и ималаца архивске грађе, као и осталих података које би будући Централни регистар захтевао, био би на терету сваког архива за ствараоце/имаоце за које је тај архив територијално надлежан. Сматрамо битним и да се за сваку категорију од стране исте Комисије дефинишу евентуалне казне у случају уништења или небриге о архивској грађи, а које треба инкорпорирати у законска решења. Постојећи законски прописи третирају исто уништење архиве неког трговинског предузећа и неке државне установе, суда, општинске управе и слично. Мишљења смо да то не може бити исто, јер ни штета која настаје није иста. Уништење нпр. матичних књига, земљишних књига, архиве министарстава или других важних државних органа треба да буде подведено под категорију тежег или тешког кривичног дела. Важећи Закон о културним добрима предвиђа новчане казне за неправилно поступање са архивском грађом и регистратурским материјалом. Слично је и у Нацрту закона о архивској грађи и архивској делатности (с краја 2018. године). Кривични закон Републике Србије предвиђа затворске казне за уништење културног добра, али у стварности за таква дела нико није одговарао, бар када је архивска грађа у питању.

Можда ће овај предлог некима звучати готово јеретички, али је чињеница да Архиви са овим капацитетима (кадровски, просторни) нису у могућности да прате све ствараоце архивске грађе у складу са прописима. Велики проценат битне архивске грађе пропадне због те немогућности. На пример, због законске обавезе преузимања правних лица која одлазе у стечај, архиви нису били у могућности да преузму документацију државних органа, па је у неким случајевима долазило до њеног пропадања или оштећења (поплаве и слично). То не значи да сматрамо да привредна предузећа треба оставити ван контроле. Не, важне привредне субјекте, са дужим периодом постојања, оне који су од значаја за локалну заједницу у било ком погледу, треба и даље пратити. Али, да ли треба пратити свако трговинско предузеће, свако удружење грађана, сваку занатску радњу са једним запосленим или мало породично предузеће? Можда као неки репрезентативни узорак, али обавезно не. Свако од тих предузећа предаје своје финансијске извештаје, пореске извештаје неком од надлежних државних органа где та документација остаје углавном за трајно чување. Зашто би све дуплирали? Све ово не изузима те ствараоце од поштовања прописа и чувања документације, али док год они измирују своје законске обавезе у том погледу, а држава те податке сублимира, архиви не треба да расипају своје ресурсе на овакве ствараоце. Можда они могу и треба да буду и у домену интересовања оних правних лица која обављају послове сређивања и складиштења архивске грађе, која тренутно немају име, статус и признање, а легално раде и нужно сарађују са архивима. Тиме би државни архиви били у могућности да више брину о ономе што је заиста важно и значајно за историју, културу и државу.

На крају, зашто је све ово важно? Важно је за архивску службу, да знамо кога пратимо, да дефинишемо шта нам је битно, а шта не, важно је да можемо да планирамо потребна улагања у простор, опрему, кадрове на нивоу целе државе и нивоу сваког појединачног архива у зависности од пројектованог прилива архивске грађе. Избегло би се и преплитање надлежности, јер би се у старту извршило разграничење надлежности архива. Важно је и за ствараоце да знају шта су им права и обавезе, да знају шта повлачи за собом уништење архивске грађе коју поседују, важно је за њих и да могу по основу припадности некој од категорија потраживати кадрове, простор и друге ресурсе за очување сопствене архивске грађе и документарног материјала који производе.

На крају, овај текст је размишљање и позив на стручни дијалог архивистима у служби заштите на терену, Архиву Србије и Министарству културе и информисања, никако једино и готово решење. Разменом мишљења и стручним дијалогом можемо увек доћи до квалитетнијих решења.

Текст је објављен у: Архивски гласник, Информативни билтен Архивистичког друштва Србије, бр. 13/2018, стр. 46-48. 

 

   
© 2019 Arhivistika. Sva prava zadržana.
Joomla! je slobodan softver objavljen pod GNU General Public License.
© ARHIVISTIKA